Поддержка и развитие Dynamics 365 Business Central в COST

COST | European Cooperation in Science and Technology управляет финансовыми сетями по всей Европе. По мере расширения их общеевропейской деятельности сложность финансовой и закупочной среды увеличивалась: множественные режимы НДС, отношения с банками в нескольких странах и децентрализованные закупки для финансируемых проектов. У COST уже была существующая среда Dynamics NAV/Business Central, но требовалась целевая операционная поддержка, автоматизация налогов и более тесное взаимодействие с банками для масштабирования без увеличения штата сотрудников.

Компания Awara IT была привлечена в качестве партнера по внедрению и поддержке для стабилизации среды Business Central, внедрения управления европейскими налоговыми ставками и оптимизации процессов закупок, запасов и банковских операций. В ходе сотрудничества была оказана постоянная поддержка и целевые функциональные расширения, которые сократили ручные корректировки налогов, улучшили сверку банковских операций в конце месяца и стандартизировали рабочие процессы закупок для операций по финансированию COST в странах-членах ЕС.

Клиент / Индустрия / Страна

COST | European Cooperation in Science and Technology — это бельгийская организация по финансированию, которая координирует научно-исследовательские и инновационные сети по всей Европе. Организация действует как предприятие профессиональных услуг, поддерживая десятки транснациональных проектов и требуя централизованного финансового контроля с соблюдением требований множественных юрисдикций.

Бизнес-задача

COST использовала экземпляр Business Central, унаследованный от предыдущих развертываний NAV, но ей не хватало устойчивой модели поддержки и функциональных расширений, необходимых для общеевропейских операций. Ключевыми проблемами были частые ручные корректировки НДС по трансграничным операциям, разрозненные процессы банковского обслуживания в разных юрисдикциях и длительные циклы от закупки до оплаты, обусловленные ручными заказами на покупку и исключениями при сопоставлении трех документов.

Финансовая команда тратила значительное время на исправление налоговых кодов, сверку банковских выписок из нескольких стран и устранение разногласий в запасах для проектных поставок. Эти проблемы увеличивали время закрытия месяца, создавали риски аудита для отчетности по НДС и снижали способность финансовой команды сосредоточиться на решениях по финансированию программ. COST привлекла Awara IT для обеспечения как краткосрочной стабилизации, так и среднесрочной автоматизации процессов, одновременно обеспечивая соблюдение европейских требований к электронному выставлению счетов и защите данных.

Почему выбрали Dynamics 365

COST выбрала Dynamics 365 Business Central в качестве целевой платформы, поскольку организация уже использовала Dynamics NAV/BC и нуждалась в решении, поддерживающем мультивалютные, многозадачные и многоюрисдикционные финансовые операции. Business Central предлагает встроенные возможности для основных финансовых операций, гибкую конфигурацию налогов и расширяемость для интеграции с европейскими стандартами электронного выставления счетов, такими как Peppol, которые были важными требованиями для операций COST в странах-членах ЕС.

Другим решающим фактором было соответствие экосистеме Microsoft COST — Microsoft 365 для управления документами и Azure Active Directory для идентификации — что позволило использовать единую модель безопасности и совместной работы. Awara IT была выбрана в качестве партнера за ее опыт миграции сред NAV/BC, внедрения автоматизации НДС по всей Европе и предоставления услуг поддержки, сочетающих функциональную экспертизу с безопасными методами интеграции.

Внедрённые модули

• Главная книга и основные финансовые операции
• Кредиторская и дебиторская задолженность
• Управление НДС / налоговыми ставками (многоюрисдикционный ЕС)
• Управление банковскими счетами и сверка
• От закупки до оплаты (закупки и утверждения)
• Управление запасами и складом
• Проектный учет для исследовательских грантов
• Конфигурация соответствия и безопасности (доступ на основе ролей, журналы аудита)

Интеграции

• Шлюз электронного выставления счетов Peppol для электронного выставления счетов в ЕС
• Банковские интерфейсы для нескольких стран (безопасный обмен файлами и коннекторы API)
• Microsoft 365 (SharePoint/Teams) для хранения документов и утверждений
• Azure Active Directory для аутентификации и единого входа
• Power BI для консолидированной финансовой и проектной отчетности
• Мониторинг и система заявок Awara IT для управляемой поддержки

Локализация и соответствие

В объем работ вошла настройка правил НДС ЕС и централизованная налоговая таблица для обработки переменных ставок НДС и сценариев обратного начисления в странах-членах. Awara IT внедрила интеграцию электронного выставления счетов Peppol для выполнения требований по представлению трансграничных счетов и сокращения ручной обработки счетов.

Защита данных и соблюдение местных требований были обеспечены путем применения доступа на основе ролей, журналов аудита и безопасной аутентификации Azure AD, что привело операции Business Central в соответствие с обязательствами GDPR. Были настроены отчетные пакеты для поддержки бельгийских налоговых органов и для формирования готовых к аудиту отчетов по НДС для многоюрисдикционных представлений.

Бизнес-ценность

Участие Awara IT стабилизировало среду Business Central COST и предоставило целенаправленную автоматизацию, которая сократила ручные корректировки налогов и сократила циклы сверки и закупок. Централизуя ставки налогов и интегрируя электронное выставление счетов Peppol, COST снизила подверженность ошибкам НДС и улучшила своевременность обработки счетов — преимущества, которые напрямую поддерживают точный учет грантов и готовность к аудиту.

Централизованная обработка банковских операций и автоматизированный импорт сократили время закрытия месяца и освободили финансовые ресурсы для анализа программного финансирования. Стандартизированные закупки и улучшенная точность запасов сократили задержки проектов и исключения в закупках. Совокупные улучшения снизили операционные риски, улучшили соответствие требованиям во всех юрисдикциях ЕС и предоставили устойчивую модель поддержки для масштабирования операций по финансированию COST без пропорционального увеличения штата.