Prysmian Group: Dynamics 365 CRM для централизованных закупок в Италии

Prysmian Group привлекла Awara IT для стандартизации и автоматизации процессов запросов на закупку в 17 юридических лицах в Италии. Целью было связать инициаторов запросов на производственных площадках с централизованными закупщиками, обеспечить контроль бюджета на этапе запроса и предоставить видимость поставок и запасов в реальном времени для снижения производственных рисков.

Awara IT внедрила Microsoft Dynamics 365 CRM в качестве уровня для запросов и утверждений закупок, интегрировав ее с локальной ERP-системой Prysmian и Microsoft 365. Решение сократило циклы утверждения, уменьшило количество экстренных закупок и предоставило заинтересованным сторонам CIO/CFO консолидированные панели мониторинга для контроля бюджета и эффективности поставщиков.

Клиент / Индустрия / Страна

Prysmian Group — мировой производитель, специализирующийся на производстве электрических кабелей. Это взаимодействие охватывало операции Prysmian в Италии в 17 юридических лицах (регион Западной Европы), сосредоточившись на рабочих процессах продаж/CRM и закупок, которые поддерживают несколько производственных площадок.

Бизнес-задача

Закупки на уровне объекта были фрагментированы: менеджеры по производству подавали заявки на закупку через неформальные каналы, закупщики обрабатывали запросы в разных форматах, а утверждения были ручными. Это приводило к длительным срокам поставки материалов, частым экстренным заказам и измеримому риску сбоев в производстве из-за отсутствия необходимых позиций.

Контроль бюджета также был непоследовательным. Когда запрос на закупку превышал выделенный бюджет, не было автоматического шлюза, требующего дополнительного пути утверждения, поэтому финансовым и закупочным командам приходилось тратить время на согласование перерасходов. В условиях 17 юридических лиц была ограничена консолидированная видимость запросов на закупку, открытых заказов на покупку и эффективности поставщиков.

Почему выбрали Dynamics 365

Prysmian требовалось решение, которое можно было бы быстро развернуть, тесно интегрировать с Microsoft 365 и существующей локальной ERP, а также обеспечить надежный рабочий процесс и контроль безопасности. Dynamics 365 CRM отвечала этим требованиям: она поддерживает настраиваемые рабочие процессы утверждения, работает на стеке Microsoft для бесшовной единой регистрации и интеграции с Outlook, а также предоставляет сущности и ролевую безопасность, подходящие для организаций с несколькими юридическими лицами.

Awara IT рекомендовала Dynamics 365 CRM, дополненную автоматизацией Power Platform и интеграцией Azure, поскольку это позволяло обрабатывать запросы на закупку в едином, аудиторском приложении, делегируя финансовые проводки, обработку НДС и соблюдение счетов-фактур установленной локальной ERP. Такой подход минимизировал изменения в основных процессах бухгалтерского учета, централизуя управление закупками.

Внедрённые модули

• Dynamics 365 Sales/CRM — настроена для создания запросов на закупку, маршрутизации утверждений и рабочих списков покупателей
• Power Automate — многоэтапные потоки утверждения, проверки бюджета и уведомления по электронной почте/мобильному телефону
• Power BI — консолидированные дашборды для CFO/CIO, показывающие расходы, открытые заказы на покупку, утверждения и SLA поставщиков
• Azure Logic Apps / Integration layer — синхронизация в реальном времени утвержденных заказов на покупку, статуса запасов и обновлений поставок с локальной ERP
• Azure Active Directory / Microsoft 365 integration — SSO, утверждения через Outlook и журнал аудита

Интеграции

• Локальная ERP (17 юридических лиц) — создание заказов на покупку, проверка бюджета, сопоставление счетов-фактур и передача НДС/электронных счетов-фактур
• Системы инвентаризации/склада — уровни запасов и статус резервирования для предотвращения дефицита
• Каналы связи с поставщиками — уведомления по электронной почте и ссылки на портал поставщиков для подтверждений
• Azure AD / Microsoft 365 — единый вход и интерактивные сообщения Outlook для утверждающих
• Коннекторы Power Platform / Azure Logic Apps — промежуточное ПО для надежного обмена сообщениями и повторных попыток

Локализация и соответствие

Внедрение учитывало итальянские операционные и регуляторные требования, сохраняя ответственность за фискальные проводки, расчет НДС и электронное выставление счетов (FatturaPA) внутри локальной ERP. Dynamics 365 CRM управляла управлением закупками, утверждениями и метаданными, в то время как уровень интеграции обеспечивал форматирование и маршрутизацию утвержденных заказов на покупку и документов поставщиков в ERP для соответствующей фискальной обработки. Все пользовательские интерфейсы и сообщения были предоставлены на итальянском языке, где это требовалось, а дизайн решения учитывал требования к резидентности данных и контролю GDPR, применимые к Италии и ЕС.

Бизнес-ценность

Централизация запросов на закупку в Dynamics 365 CRM устранила ручные пересылки и установила автоматические бюджетные шлюзы, так что покупатели получали только проверенные запросы. Это сократило количество экстренных закупок и сократило время выполнения стандартных запросов. Интеграция с локальной ERP сохранила фискальное соответствие, обеспечивая единый источник достоверных данных о статусе запросов и выполнении заказов на покупку.

Для заинтересованных сторон CIO и CFO проект принес немедленную операционную ценность: измеримое снижение риска простоя, улучшенный контроль соблюдения бюджета в 17 юридических лицах и управленческие дашборды, поддерживающие ежемесячные обзоры управления и управление эффективностью поставщиков.