PRISMA стандартизирует розничные финансы и операции магазинов с помощью Dynamics 365 Business Central

PRISMA, финская сеть супермаркетов, готовящаяся к открытию своего первого магазина Prisma в регионе СНГ, привлекла Awara IT для замены фрагментированного ландшафта Dynamics NAV на Microsoft Dynamics 365 Business Central. Целью было предоставить каждому магазину доступ в режиме реального времени к единой базе данных финансов и запасов, автоматизировать отчетность по МСФО и обеспечить более быстрый и надежный анализ и прогнозирование для принятия решений о расширении.

Awara IT внедрила прагматичное решение Business Central, интегрированное с существующими POS-системами и сетями поставщиков, а также аналитикой и автоматизацией Power Platform. Результат: унифицированные основные данные по всем магазинам, более быстрое закрытие финансового периода, автоматизированные выходные данные по МСФО и масштабируемая платформа для поддержки развертывания в СНГ при соблюдении финских требований к отчетности и электронному выставлению счетов.

Клиент / Индустрия / Страна

PRISMA — это сеть супермаркетов со штаб-квартирой в Финляндии (Западная Европа). Компания управляет множеством магазинов, централизованными функциями закупок и финансов и готовит международную экспансию в регион СНГ.

Бизнес-задача

Существующие экземпляры Microsoft Dynamics NAV PRISMA были фрагментированы по регионам и магазинам, с несколькими базами данных и непоследовательными основными данными. Менеджеры магазинов и финансовые команды не имели надежных данных о запасах и продажах в режиме реального времени, что задерживало принятие решений и ухудшало гибкость ценообразования и пополнения запасов в пиковые розничные сезоны. Фрагментация также усложняла консолидированную отчетность по МСФО и аудиторские следы, требуя значительной ручной сверки каждый месяц.

Бизнесу требовался путь обновления корпоративного уровня, который сохранил бы интеграции с POS и EDI поставщиков, автоматизировал финансы и выходные данные по МСФО, а также предоставил возможности прогнозирования для оценки эффективности новых магазинов в СНГ. Любое решение должно было минимизировать сбои в работе магазинов и обеспечить безопасный доступ на основе ролей для местных команд магазинов и центральных финансовых пользователей.

Почему выбрали Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central была выбрана потому, что она предоставляет поддерживаемый путь обновления с Dynamics NAV, единую облачную основу для финансов и цепочки поставок, а также встроенные возможности для операций с несколькими компаниями и несколькими валютами, необходимые для расширения из Финляндии в СНГ. Встроенные финансовые модули Business Central соответствуют требованиям МСФО и уменьшают необходимость в сложных сторонних инструментах консолидации.

Стек Microsoft также позволил интегрироваться с Power BI и Power Platform для отчетности и прогнозирования, а также с Azure Active Directory для централизованной идентификации и безопасного удаленного доступа для команд магазинов. Эта комбинация соответствовала критериям PRISMA по масштабируемости, поддержке поставщика и минимальному объему пользовательского кода для снижения долгосрочного риска обслуживания.

Внедрённые модули

• Финансовый менеджмент (Главная книга, Кредиторская задолженность, Дебиторская задолженность)
• Бюджетирование и прогнозирование (Схемы счетов, Модули бюджета, интеграция с Power BI)
• Управление запасами и складом (складской учет, пополнение, отслеживание товаров)
• Управление продажами и закупками (заказы, возвраты, EDI поставщика)
• Внутригрупповая и многосубъектная консолидация для отчетности по МСФО
• Расширения для основных данных розничной торговли и ценообразования; уровень интеграции POS
• Компоненты Power Platform: дашборды Power BI и рабочие процессы Power Automate

Интеграции

• Миграция и консолидация данных из нескольких экземпляров Dynamics NAV
• Сторонние POS-системы и платежные шлюзы через промежуточное ПО
• Соединения EDI поставщиков для заказов на покупку и выставления счетов
• Финские сети электронного выставления счетов и банковские интеграции
• Microsoft 365 и Azure AD для аутентификации и управления документами
• Наборы данных Power BI и Power Automate для рабочих процессов утверждения

Локализация и соответствие

Внедрение включало финскую локализацию для обработки НДС, используемых в Финляндии форматов электронного выставления счетов, шаблонов обязательной отчетности и аудиторских следов, требуемых налоговой службой Финляндии. Business Central был настроен для финских языковых предпочтений (финский/шведский/английский по мере необходимости) и настроек финансового календаря в соответствии с местными правилами бухгалтерского учета.

Для расширения в СНГ решение было реализовано как арендатор для нескольких компаний с настраиваемыми локальными книгами и обработкой валют для учета трансграничных правил НДС и различий в отчетности. Если местные нормативные требования отличались, Awara IT подготовила контрольный список соответствия и путь изменения конфигурации с низким уровнем воздействия, чтобы минимизировать сбои при включении отчетности для конкретной страны.

Бизнес-ценность

Консолидация нескольких экземпляров NAV в единый арендатор Dynamics 365 Business Central позволила PRISMA добиться согласованности основных данных, сократить объем сверки и сократить цикл закрытия финансового периода. Автоматизированные выходные данные по МСФО сократили время подготовки отчетности на порядок, освободив финансовый персонал для сосредоточения на анализе, а не на агрегации данных.

С операционной точки зрения, прозрачность запасов и продаж в режиме реального времени по всем магазинам повысила точность пополнения и сократила количество дефицитов, что поддержало контролируемый подход к открытию первого магазина Prisma в СНГ. Подход с минимальной кастомизацией решения в сочетании с аналитикой Power Platform обеспечивает масштабируемую, поддерживаемую основу для будущих развертываний магазинов и постоянного совершенствования.