Адаптация сотрудников Power Platform (Onboardly) — партнер Dynamics 365 Awara IT

Казахстанское розничное подразделение Johnson & Johnson столкнулось с полностью ручным и непрозрачным процессом найма и увольнения персонала. Бумажные формы, переписка по электронной почте и подписи при личной встрече создавали задержки, пробелы в аудите и непоследовательный опыт для новых сотрудников в разных точках продаж. Отделу кадров требовалось единое решение с возможностью удаленной работы, которое обрабатывало бы загрузку документов, электронные подписи и доступ к ресурсам, специфичным для каждой роли.

Awara IT внедрила решение Power Platform — под брендом Onboardly — которое объединяет Power Apps, Power Automate и интеграцию с Teams для централизации документов, обеспечения электронных цифровых подписей (ЭЦП), соответствующих законодательству Казахстана, и представления обучающих ресурсов в одном месте. Результат: более быстрая, поддающаяся аудиту адаптация с измеримым сокращением административных усилий и более четкими результатами первого дня для новых сотрудников.

Клиент / Индустрия / Страна

Johnson & Johnson — местные операции по розничной торговле/дистрибуции товаров для здравоохранения в Казахстане (региональные операции в регионе Ближнего Востока/Центральной Азии). Внедрение было направлено на HR-процессы для персонала магазинов и выездного персонала по всему Казахстану.

Бизнес-задача

Процессы адаптации и увольнения сотрудников были полностью ручными. Новые сотрудники отправляли бумажные формы или сканированные документы по электронной почте, HR обрабатывал файлы вручную, а подписи собирались лично. Процессу не хватало прозрачности: менеджеры по найму не могли надежно отслеживать статус, а HR не мог предоставить поддающийся аудиту след для проверок соответствия требованиям.

Удаленный найм и ограничения эпохи пандемии выявили дополнительные пробелы. Отдел кадров тратил значительное время на поиск документов и координацию подписей; это увеличивало время выхода на продуктивность для нового персонала и создавало риски для инспекций по соблюдению трудового законодательства. Johnson & Johnson требовалось решение, которое обеспечивало бы безопасное удаленное управление документами, поддерживало национальные стандарты ЭЦП и консолидировало ресурсы, специфичные для каждой роли, чтобы уменьшить путаницу в первый день.

Почему выбрали Dynamics 365

Awara IT рекомендовала подход на основе Microsoft Power Platform, поскольку он напрямую интегрируется с существующей средой Microsoft 365 компании (Teams, Azure AD, SharePoint) и поддерживает быструю разработку с низким уровнем кода. Для регионального внедрения HR в Казахстане это снизило риски реализации, сократило время внедрения и использовало существующие лицензии Microsoft.

Хотя это и не традиционное развертывание Dynamics 365 Finance или Supply Chain, проект соответствовал возможностям партнера Dynamics 365: безопасная идентификация/аутентификация, корпоративное управление и расширяемость для будущих интеграций HR и расчета заработной платы. Power Apps предоставили внешний портал адаптации, Power Automate обрабатывал маршрутизацию подписей и уведомления, а Power BI — HR-дашборды для руководства.

Внедрённые модули

• Power Apps — портал адаптации Onboardly (интерфейсы для кандидатов и HR)
• Power Automate — рабочие процессы документов, маршрутизация ЭЦП и уведомления
• SharePoint для безопасного хранения документов с версионированием и политиками хранения
• Azure Active Directory — предоставление доступа пользователям и ролевой доступ
• Интеграция с Teams — ссылки в приложении, уведомления и утверждения менеджеров
• Power BI — HR-дашборды для KPI адаптации и аудиторской отчетности

Интеграции

• Шлюз электронной цифровой подписи (ЭЦП), соответствующий законодательству Казахстана, через API
• Microsoft Teams для утверждений и коммуникаций
• Azure Active Directory для идентификации и предоставления доступа
• SharePoint/OneDrive для безопасного хранения документов
• Поставщики SMTP/SMS для уведомлений кандидатов и одноразовых паролей

Локализация и соответствие

Решение было настроено для поддержки требований Казахстана к электронной подписи и размещения интерфейсов на русском и казахском языках, где это необходимо. Onboardly записывает поддающийся аудиту след подписи и хранит метаданные, необходимые для проверок соблюдения трудового законодательства. Политики доступа к данным и метки хранения были применены для соответствия местным юридическим и корпоративным стандартам управления.

Awara IT работала с юридическим и HR-отделами клиента, чтобы убедиться, что пакет документов для адаптации соответствует требованиям трудовой документации Казахстана и что доказательства электронной подписи соответствуют национальным практикам проверки ЭЦП.

Бизнес-ценность

За счет консолидации процесса адаптации в едином приложении Power Platform, Johnson & Johnson Казахстан сократила административные накладные расходы и повысила прозрачность соответствия требованиям. Отдел кадров восстановил свои мощности, ранее затрачиваемые на работу с документами, что позволило команде сосредоточиться на стратегических вопросах управления талантами. Руководители получали более четкие обновления статуса, а новые сотрудники немедленно получали доступ к ресурсам, специфичным для их роли, что повышало их продуктивность на ранних этапах.

Подход с низким уровнем кода также обеспечил предсказуемые затраты и сроки, а также создал основу для будущей автоматизации HR (передача данных для расчета заработной платы, адаптация по производительности). Централизованный аудиторский след и интеграция с ЭЦП снизили комплаенс-риски и упростили ответы на регуляторные запросы.