Согласование документов в Power Apps — Dynamics 365 и Power Platform

MMBI, дистрибьютор FMCG из Казахстана, нуждался в недорогом и безопасном способе автоматизации согласования документов для всех пользователей Microsoft Office без приобретения дополнительных лицензий. Awara IT внедрила Approvy — решение Power Apps на базе Power Platform, размещенное в Teams, — для обеспечения отправки в один клик, настраиваемых маршрутов согласования, мобильной подписи eGov и уведомлений в режиме реального времени.

Проект централизовал согласования, добавил четкое отслеживание статуса подписи и интегрировался с системой учета 1С MMBI и Microsoft Teams. Результат: более быстрые циклы принятия решений, цифровой аудиторский след для соблюдения законодательства и решение, использующее существующие лицензии и IT-инвестиции Microsoft.

Клиент / Индустрия / Страна

MMBI — казахстанский дистрибьютор, работающий в секторе товаров повседневного спроса (FMCG) в различных регионах страны. Компания обслуживает розничные сети и оптовых продавцов, а также управляет продажами, логистикой и процессами соблюдения требований для широкого портфеля продуктов.

Бизнес-задача

MMBI полагалась на ручное согласование по электронной почте и случайную маршрутизацию документов. Согласования были медленными или терялись в папках входящих, маршруты были непоследовательными, когда менеджеры отсутствовали, и не было надежного, централизованного отслеживания статуса. Юридические и коммерческие отделы тратили часы на получение подписей и составление записей для аудита.

Клиенту требовалось решение, которое работало бы для всех пользователей Microsoft Office без покупки дополнительных лицензий на платформу. Им также необходимо было поддерживать процесс мобильной подписи eGov в Казахстане, интегрироваться с 1С (их основной учетной системой) и выводить уведомления о согласовании в Teams и по электронной почте, сохраняя при этом возможность аудита и требования к хранению данных.

Почему выбрали Dynamics 365

Вместо внедрения отдельной системы ECM, MMBI и Awara IT выбрали Power Platform в рамках экосистемы Microsoft, поскольку она напрямую интегрируется с Microsoft 365, Teams и Entra ID и поддерживает быструю разработку с низким уровнем кода. Использование Power Apps и Power Automate означало, что MMBI могла развернуть индивидуальное приложение для согласования без значительных новых лицензий или длительных циклов разработки.

Awara IT рекомендовала подход Power Apps, размещенного в Teams (Dataverse for Teams), чтобы избежать дополнительных лицензий на платформу, обеспечить безопасную аутентификацию через Entra ID и гарантировать беспрепятственные уведомления в Outlook и Teams. Решение также соответствует корпоративным дорожным картам Dynamics 365 для организаций, которые могут расширить автоматизацию в области финансов и операций позже.

Внедрённые модули

• Power Apps (приложение Canvas 'Approvy', размещенное в Microsoft Teams)
• Рабочие процессы Power Automate для маршрутизации согласований, напоминаний и уведомлений
• Dataverse for Teams в качестве хранилища данных приложения
• Power BI (панели мониторинга согласований и отчеты SLA)
• Пользовательский коннектор для мобильной подписи eGov
• Уровень интеграции для 1С (API/промежуточное ПО)

Интеграции

• 1С (учет и синхронизация метаданных документов через промежуточное ПО)
• Microsoft Teams (размещение приложений и уведомления)
• Outlook / Exchange (уведомления по электронной почте и напоминания)
• Мобильная подпись eGov (национальная служба электронной подписи)
• Entra ID / Azure AD (аутентификация и управление доступом на основе ролей)

Локализация и соответствие

Awara IT внедрила мобильную подпись eGov для соответствия законодательству Казахстана об электронных подписях и обеспечила включение в все подписанные документы отметок времени для аудиторских проверок, требуемых для юридических и налоговых целей. Приложение поддерживает элементы пользовательского интерфейса на русском и казахском языках и сохраняет метаданные документов и подписи в хранилище Dataverse for Teams, расположенном в центрах обработки данных Microsoft, соответствующих региональным политикам резидентности данных. Возможности хранения и экспорта были настроены для удовлетворения требований аудита и юридических запросов.

Бизнес-ценность

Approvy обеспечила измеримые операционные улучшения при минимизации дополнительных расходов. Используя Power Apps и Power Automate, размещенные в Teams, MMBI получила последовательную маршрутизацию согласований, автоматические напоминания и централизованный цифровой аудиторский след, поддерживающий юридические и налоговые проверки. Интеграция с 1С обеспечила синхронизацию метаданных документов с учетными записями, уменьшив работу по сверке и исключения.

Внедрение также сохранило существующие инвестиции MMBI в Microsoft 365, избежало крупных покупок лицензий на платформу и обеспечило масштабируемую основу для более широкой автоматизации процессов в сфере закупок и финансов. Более быстрые согласования и меньшее количество ручных вмешательств улучшили скорость реагирования на заказы и их выполнение для бизнеса.