Внедрение Dynamics 365 Finance & SCM для расширения Sokos Hotels в СНГ

Sokos Hotels обратились к Awara IT для модернизации финансовых и операционных процессов, поскольку группа выходила на рынок СНГ. Проект требовал миграции и обновления с Microsoft Dynamics NAV до Dynamics 365 Finance & SCM, интеграции с гостиничными системами front-office, а также обеспечения российского обязательного учета и налогового соответствия — с сохранением стандартов корпоративной отчетности Sokos и возможностью консолидации по МСФО для финской материнской компании.

Awara IT внедрила решение, которое соединило Opera (PMS) и Micros Material Control с Dynamics 365, автоматизировало казначейские рабочие процессы и утверждение платежей, а также предоставило уровень трансформации для преобразования российских обязательных отчетов в МСФО. Результатом стало более быстрое закрытие месяца, снижение усилий по ручной сверке расчетов с гостями и запасов, а также единая, поддающаяся аудиту учетная книга, поддерживающая как местное соответствие, так и групповую отчетность.

Клиент / Индустрия / Страна

Sokos Hotels — группа доступных отелей со штаб-квартирой в Финляндии, расширяющая свою деятельность в регионе СНГ. Проект был сосредоточен на финансовых и операционных системах, охватывающих несколько юридических лиц и гостиничных объектов, работающих под брендом Sokos.

Бизнес-задача

Бизнес-задача состояла из трех частей: во-первых, Sokos требовались сквозные процессы продаж, финансов и обслуживания, соответствующие российскому законодательству, бухгалтерским и налоговым требованиям; во-вторых, ключевые гостиничные системы (Opera PMS и Micros Material Control) должны были быть тесно интегрированы для обеспечения точного учета расчетов с гостями, запасов и доходов; в-третьих, материнская компания требовала консолидированной финансовой отчетности по МСФО, в то время как местные юридические лица составляли обязательную российскую отчетность.

В операционном плане устаревшая платформа Dynamics NAV ограничивала консолидацию между несколькими юридическими лицами, имела ручную передачу данных между PMS/POS и ERP, а также не имела автоматизированных казначейских средств контроля для утверждения платежей и прогнозирования денежных потоков. Сверка расчетов с гостями и использования складских запасов была ручной и подверженной ошибкам, увеличивая время цикла закрытия месяца и риск несоблюдения местных налоговых требований.

Почему выбрали Dynamics 365

Dynamics 365 Finance & SCM была выбрана потому, что она предоставляет современный, поддерживаемый путь обновления с Dynamics NAV/BC, надежные возможности для работы с несколькими учетными книгами и валютами, а также нативные модули для финансов, запасов и закупок, которые отвечают потребностям корпоративной консолидации. Ее расширяемость и интеграционная платформа позволили Awara IT создать надежные коннекторы к Opera и Micros, сохраняя при этом основные финансовые процессы в единой системе учета.

Дополнительные критерии выбора включали встроенные возможности глобальной регуляторной отчетности, возможность внедрения рабочих процессов казначейства и утверждения платежей, а также экосистему Microsoft (Azure, Power Platform) для безопасных интеграций и автоматизированных утверждений. Работа с Awara IT обеспечила прагматичную реализацию, которая сбалансировала местное юридическое соответствие для России с требованиями отчетности Sokos по МСФО.

Внедрённые модули

• Общая книга и соотнесение Плана счетов (местный + МСФО)
• Расчеты с поставщиками и покупателями
• Управление денежными средствами и банками, Казначейство (рабочие процессы утверждения)
• Управление запасами и складские процессы
• Закупки и процесс «от закупки до оплаты»
• Основные средства и амортизация
• Консолидация нескольких компаний и отчетность юридических лиц
• Регуляторная отчетность и обязательная российская отчетность
• Внутригрупповые операции и логика исключения
• Отчетность / финансовые панели Power BI

Интеграции

• Opera Property Management System (PMS) — учетные записи гостей и бронирования
• Micros Material Control — перемещения запасов и склада
• Связь с банком/платежным шлюзом для выполнения и утверждения платежей
• Фид консолидации материнской компании (модуль трансформации МСФО)
• Промежуточное ПО на основе Azure (Logic Apps) для надежной маршрутизации сообщений
• Локальные интерфейсы подачи налоговой отчетности/экспорта для обязательной отчетности

Локализация и соответствие

Awara IT обеспечила локализацию для соответствия российским требованиям бухгалтерского учета и налогообложения, включая вариант местного плана счетов, правила учета НДС и налогов, а также форматы обязательной отчетности, требуемые местными органами власти. Реализация включала метки на русском языке, где это было необходимо, и настраиваемые шаблоны отчетов, чтобы обязательные отчеты могли быть напрямую сформированы из Dynamics 365.

Для согласования местной практики с групповой отчетностью Awara IT создала уровень трансформации, который сопоставляет российские обязательные результаты с планом счетов МСФО и структурой отчетности финской материнской компании. Решение сохранило аудиторские следы как для обязательной, так и для консолидированной отчетности и поддержало периодичность подачи отчетов, требуемую российскими налоговыми и бухгалтерскими органами.

Бизнес-ценность

Внедрение позволило Sokos Hotels работать в России с соответствующей требованиям, поддающейся аудиту финансовой и инвентарной основой, сохраняя при этом стандарты отчетности на уровне группы. Автоматизированные интеграции с Opera и Micros устранили большинство ручных проводок и сверок, существенно сократив количество исключений и ускорив цикл закрытия месяца. Рабочие процессы казначейства дали финансовой службе контроль над утверждением платежей и улучшили видимость денежных потоков по всем юридическим лицам.

Операционные выгоды включали снижение операционных затрат в командах гостиничного учета, более строгий контроль запасов в операциях по питанию и напиткам, а также надежную, повторяемую консолидацию по МСФО для материнской компании. Решение предоставило масштабируемую платформу для дальнейшего расширения в СНГ без переработки основных финансовых процессов.