HAYS переходит на Dynamics 365 NAV с Awara IT

HAYS, глобальная рекрутинговая фирма, работающая в 33 странах и насчитывающая более 9000 сотрудников, использовала Microsoft Dynamics NAV 2009 в части своих подразделений, в то время как регуляторные и налоговые изменения ускорялись в ее подразделениях в США. Устаревшая платформа NAV 2009 не поддерживалась и становилась все более дорогостоящей в обслуживании; HAYS привлекла Awara IT для консолидации, обновления и расширения своих финансовых, торговых и кадровых информационных потоков в Microsoft Dynamics 365 NAV.

Awara IT разработала целенаправленную стратегию миграции, кастомизированные разработки для налоговых и отчетных требований, а также интеграцию с CRM и системами расчета заработной платы HAYS. Проект снизил риски соответствия требованиям, сократил циклы закрытия месяца и улучшил консолидированную отчетность, предоставив HAYS US поддерживаемую, расширяемую платформу Dynamics 365 в качестве основы для будущей автоматизации на Power Platform и глобальной стандартизации.

Клиент / Индустрия / Страна

HAYS — это глобальная рекрутинговая компания (профессиональные услуги) с более чем 9000 сотрудниками, работающими в 252 офисах в 33 странах. В данном случае рассматриваются операции в Соединенных Штатах, где HAYS требовалась поддерживаемая, соответствующая требованиям финансовая и CRM-платформа для замены устаревших экземпляров Dynamics NAV 2009.

Бизнес-задача

Основной причиной стало то, что Microsoft Dynamics NAV 2009 больше не поддерживается Microsoft, что подвергало HAYS рискам безопасности, соответствия требованиям и обслуживания. Одновременно многочисленные изменения в налоговом учете на уровне штатов и новые требования к отчетности увеличили объем ручных корректировок, специальных проводок и индивидуальных отчетов, необходимых финансовым командам.

HAYS столкнулась с фрагментированными финансовыми данными между подразделениями, медленной консолидацией в конце месяца и растущим объемом индивидуальных отчетов и модификаций. Команде ИТ не хватало стандартизированного пути обновления, который сохранял бы исторические данные, одновременно позволяя применять новую налоговую логику, отчетность 1099/удержание налогов и интеграцию с современными платформами Microsoft. Техническое задание требовало партнера, который мог бы мигрировать, повторно реализовать бизнес-логику и предоставить поддерживаемые расширения и отчетность, не нарушая рекрутинговых операций.

Почему выбрали Dynamics 365

HAYS выбрала Dynamics 365 NAV, поскольку он обеспечивает самый простой путь обновления с NAV 2009 в экосистеме Microsoft, предоставляя при этом современные финансовые, коммерческие и расширяемые возможности. Dynamics 365 NAV (линейка Business Central) поддерживает необходимые рабочие процессы GL/AP/AR, консолидацию нескольких юридических лиц и локализованные налоговые конфигурации, необходимые для операций в США, и изначально интегрируется с Microsoft 365 и Power Platform.

Awara IT была привлечена в качестве партнера-интегратора благодаря своему опыту миграции клиентов NAV на решения Dynamics 365 и обеспечения контролируемых, низкорискованных обновлений. Критерии выбора отдавали приоритет непрерывности бизнес-процессов, поддерживаемым настройкам с использованием фреймворков расширений, надежной отчетности (Power BI) и безопасной интеграции с расчетом заработной платы, ATS и банковскими выписками.

Внедрённые модули

• Главная книга, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность
• Управление денежными средствами и сверка банковских операций
• Основные средства и амортизация
• Внутрифирменная и многокомпонентная консолидация
• Модуль продаж с интеграцией CRM для рекрутинговых операций
• Интерфейс HR и точки интеграции с расчетом заработной платы
• Отчетность и аналитика (наборы данных Power BI и операционные отчеты)
• Локализация и налоговые расширения (удержание налогов штата, поддержка 1099)
• Рабочие процессы утверждения и автоматизированные шаблоны журналов

Интеграции

• Миграция и ETL из устаревшей Dynamics NAV 2009
• Интеграция с поставщиком расчета заработной платы (безопасный обмен файлами/API)
• Интеграция с системой отслеживания кандидатов (ATS) для отслеживания доходов/каналов
• Microsoft 365 (Outlook, Teams) и Azure AD SSO
• Power BI и Power Automate для отчетности и автоматизации процессов
• Банковские выписки и интеграция с платежным шлюзом
• Сторонняя налоговая система для расчета удержаний налогами штата

Локализация и соответствие

Awara IT реализовала специфическую для США локализацию в рамках развертывания Dynamics 365 NAV: логику удержания налогов штата и многоштатного налогообложения, структуры отчетности 1099 и профили проводок, соответствующие GAAP. Решение включало шаблоны обязательной отчетности, аудиторские следы для налоговых корректировок и настраиваемую логику проводок для учета изменений налогообложения, вызванных штатами.

В рамках миграции Awara IT предоставила финансовые консультации по гармонизации плана счетов и внутрифирменных правил, обеспечив соответствие консолидированной отчетности требованиям законодательства США и внутреннего управления. Все результаты работ включали документацию для поддержки внешних аудиторов и налоговых консультантов в стране.

Бизнес-ценность

Обновление до Dynamics 365 NAV снизило риски соответствия требованиям и операционные риски, переведя HAYS US с неподдерживаемой платформы и внедрив специфическую для штатов налоговую логику в поддерживаемые расширения. Более быстрое закрытие месяца и консолидированная отчетность практически в реальном времени улучшили циклы принятия финансовых решений и уменьшили трения на уровне агентств и отделов при признании выручки, связанной с поиском персонала.

Помимо немедленных преимуществ в эффективности, проект заложил стандартизированную, поддерживаемую основу Dynamics 365 для будущих развертываний в других регионах HAYS, обеспечил аналитику Power BI для руководства и создал точки интеграции на основе API для расчета заработной платы, ATS и банковских партнеров, что снизило общую стоимость владения и обеспечило поэтапную цифровую трансформацию.