Внедрение Dynamics 365 Business Central для Protectimus

Protectimus, поставщик решений для двухфакторной аутентификации, работающий в Ирландии, Испании, Гибралтаре, Великобритании и США, поручил Awara IT заменить разрозненные процессы учета единой, поддающейся аудиту финансовой платформой. Цель была прагматичной: автоматизировать учет по продажам и дебиторской задолженности, покупкам и кредиторской задолженности, банковским операциям и денежным средствам, запасам и основным средствам, обеспечив при этом консолидированную аналитику для финансовых и исполнительных команд.

Awara IT внедрила Microsoft Dynamics 365 Business Central с точечными интеграциями для банковских операций, систем идентификации и продаж. Проект привел к заметному сокращению ручных сверок, ускорению закрытия месяца и практически реальному времени получения информации о движении денежных средств, создав основу, которая поддерживает дальнейшее географическое расширение без пропорционального увеличения финансового персонала.

Клиент / Индустрия / Страна

Protectimus — специализированный IT/телеком-поставщик, предлагающий продукты и услуги двухфакторной аутентификации. Компания работает в Западной Европе и США, а ее коммерческие и финансовые процессы охватывают Ирландию, Испанию, Гибралтар, Великобританию и США. Заказчик является организацией среднего бизнеса с трансграничными продажами, инвентаризацией оборудования и растущим бизнесом по подписке.

Бизнес-задача

До проекта Protectimus управляла финансовыми и операционными процессами с помощью нескольких систем и электронных таблиц. Заказы на продажу, движения запасов аппаратных токенов и счета поставщиков требовали ручной проводки и сверки. Финансовая команда тратила значительное время на ручные бухгалтерские проводки, внутригрупповые операции и сверки с банками, что задерживало отчетность и затрудняло понимание денежной позиции.

Расширение в дополнительные юрисдикции и смешанная модель выручки (продажа оборудования, повторяющиеся подписки и профессиональные услуги) увеличивали сложность. Protectimus требовался единый подход к НДС и налогообложению в ЕС/Великобритании/США, автоматизированная обработка основных средств (закупка и амортизация токенов) и надежная аналитика для ценообразования и маржи. Причиной изменений стала необходимость сократить циклы закрытия, снизить количество ошибок и обеспечить CFO и коммерческих руководителей своевременными, консолидированными данными.

Почему выбрали Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central был выбран, потому что он объединяет основные финансовые возможности и возможности цепочки поставок в решении, подходящем для поставщиков программного и аппаратного обеспечения среднего бизнеса. Business Central соответствует существующему стеку Microsoft (Azure и Microsoft 365) Protectimus, что упростило управление идентификацией, безопасностью и пользователями через Azure AD и снизило риск интеграции.

Критерии выбора сосредоточены на: встроенной мультивалютности и обязательной отчетности, модульной финансовой функциональности для покрытия дебиторской/кредиторской задолженности/ГК/банка, запасов и основных средств, а также расширяемости через Power Platform для отчетности и автоматизации процессов. Awara IT была привлечена в качестве партнера по внедрению благодаря своему опыту в Dynamics 365 и способности обеспечить трансграничную локализацию и интеграцию.

Внедрённые модули

• Главная книга и консолидация
• Продажи и дебиторская задолженность (от заказа до оплаты)
• Закупки и кредиторская задолженность (от закупки до оплаты)
• Управление банком и денежными средствами с автоматизацией банковских операций
• Управление запасами (отслеживание запасов аппаратных токенов)
• Основные средства (капитальные затраты и графики амортизации)
• Мультивалютные и внутригрупповые проводки
• Отчетность и аналитика (интеграция с Power BI)

Интеграции

• Azure Active Directory для SSO и идентификации
• Банковские операции через безопасный API (Open Banking / банковские коннекторы)
• Интеграция с платежным провайдером (сверка платежей)
• API электронной коммерции / заказов на продажу (прием заказов)
• Power BI для консолидированной аналитики и дашбордов

Локализация и соответствие

Внедрение включало налоги на местном уровне и законодательные настройки для НДС и форматов счетов в Ирландии, Испании, Гибралтаре и Великобритании, а также конфигурацию для обработки налогообложения США для внутренних продаж. Группы проводок НДС, обработка обратного поступления для внутриевропейских транзакций и нумерация счетов по странам были настроены в соответствии с местными требованиями. Вопросы обработки и хранения данных были решены с помощью облачных средств управления Microsoft и обработки, соответствующей GDPR, для регионов ЕС.

Бизнес-ценность

Protectimus получил поддающийся аудиту единый источник истины для финансов и запасов, что позволило финансовой команде переключить внимание с сверки данных на анализ отклонений и партнерство с бизнесом. Более быстрые циклы закрытия улучшили принятие решений по ценообразованию, управлению маржой и планированию оборотного капитала, а автоматизированные сверки банковских и платежных операций снизили операционные риски и ручной труд.

Стандартизировав процессы в Dynamics 365 Business Central и интегрировав ключевые системы продаж и банковского обслуживания, Protectimus может масштабироваться в новые юрисдикции с повторяемой моделью развертывания и сниженным трением в соблюдении требований. Платформа также послужила основой для будущей автоматизации через Power Platform и дополнительных интеграций электронной коммерции.