Dynamics 365 Business Central для White Rock: Финансы и закупки

White Rock, консалтинговая фирма из ОАЭ, работающая с более чем 10 юридическими лицами, перешла от процессов финансового учета и закупок на базе электронных таблиц к Microsoft Dynamics 365 Business Central при содействии Awara IT в качестве партнера по внедрению. Программа была направлена на учет кредиторской задолженности, контроль процесса от закупки до оплаты и рабочие процессы утверждения платежей, чтобы сократить ручной труд, улучшить аудируемость и консолидировать отчетность по нескольким компаниям.

Awara IT осуществила поэтапное внедрение Business Central, которое включало миграцию исторических данных Excel, стандартизацию процессов между компаниями и внедрение автоматизированных потоков утверждения и банковских интеграций. Результатом стало более быстрое закрытие месяца, более четкая видимость денежных средств и регулируемая система контроля, подходящая для дальнейшей цифровой трансформации всей группы.

Клиент / Индустрия / Страна

White Rock — это фирма, оказывающая профессиональные услуги, специализирующиеся на бизнес-консалтинге, со штаб-квартирой в ОАЭ и работающая на Ближнем Востоке с более чем 10 юридическими лицами в рамках единой групповой структуры. Компания поддерживает региональных клиентов и нуждалась в консолидированном финансовом контроле для масштабирования операций.

Бизнес-задача

Финансовый учет и закупки в White Rock основывались на нескольких рабочих книгах Excel, управляемых различными юридическими лицами. Межфирменные транзакции, утверждения закупок и платежные операции управлялись с помощью неформальных цепочек электронных писем и электронных таблиц, что приводило к пробелам в сверке, дублированию записей и длительным циклам утверждения. Была ограничена централизованная видимость денежных позиций по всем компаниям и отсутствовал единообразный аудиторский след для счетов поставщиков.

Рост и необходимость последовательного управления послужили причиной отказа от электронных таблиц. Основными проблемами были медленная консолидация в конце месяца, ручное сопоставление счетов с заказами на покупку, непоследовательная обработка НДС в разных компаниях и ограниченная возможность для финансового директора и руководителей IT обеспечивать разделение обязанностей и контроль утверждений.

Почему выбрали Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central был выбран, потому что он предоставляет облачную, модульную ERP-систему, подходящую для фирм среднего рынка, оказывающих профессиональные услуги, с мощными возможностями финансового учета, закупок и работы с несколькими компаниями "из коробки". Business Central интегрируется "родным" способом с Microsoft 365 и Power Platform, что согласуется с существующей экосистемой Microsoft White Rock и снижает риски интеграции.

Awara IT была выбрана в качестве партнера по внедрению благодаря своему практическому опыту миграции финансовых операций на основе Excel в Business Central и знанию региональных нормативных требований ОАЭ. Сочетание этих факторов обеспечило более низкую общую стоимость владения, чем альтернативы локального размещения, и позволило White Rock внедрять систему поэтапно, сосредоточившись в первую очередь на основных сценариях использования в финансах и закупках.

Внедрённые модули

• Главная книга и консолидация по нескольким компаниям
• Кредиторская задолженность (AP) и процесс от закупки до оплаты
• Закупки и управление поставщиками
• Сверка банковских выписок и управление денежными средствами
• Рабочие процессы утверждения (Power Automate + утверждения BC)
• Базовый учет проектов (основы учета времени и расходов)
• Отчетность и аналитика (Power BI)

Интеграции

• Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint) для управления документами и повышения производительности пользователей
• Power Platform (Power Automate для утверждений, Power BI для дашбордов)
• Банковские операции/интеграции платежных шлюзов для банков ОАЭ
• Миграция данных из устаревших рабочих книг Excel с помощью пакетов конфигурации RapidStart
• Захват AP-документов в SharePoint / OneDrive

Локализация и соответствие

Внедрение включало локализацию финансовых операций для ОАЭ: расчет НДС и отчетность, настроенные в соответствии с налоговыми правилами ОАЭ (стандартная ставка 5% на момент проекта), графики отчетности по НДС и форматированные аудиторские следы для подачи налоговых деклараций. Awara IT настроила группы разноски в главной книге, параметры разноски НДС и шаблоны счетов поставщиков, чтобы каждое юридическое лицо соответствовало законодательным требованиям. Хранение документов и форматы счетов были приведены в соответствие с требованиями электронного выставления счетов и отчетности ОАЭ, где это применимо, а метки на арабском языке были включены для пользовательских форм по требованию.

Бизнес-ценность

Внедрение Business Central стандартизировало финансовые и закупочные процессы во всех юридических лицах White Rock, сократив ручной труд и усилив внутренний контроль. Автоматизация утверждения закупок и обработки кредиторской задолженности сократила операционные задержки и риски поставщиков, а также повысила точность платежей. Централизованная главная книга и консолидация по нескольким компаниям значительно сократили время закрытия месяца и улучшили способность финансового директора своевременно составлять управленческие отчеты.

Благодаря внедрению Business Central с Awara IT, White Rock теперь имеет управляемую финансовую основу, которая поддерживает масштабируемый рост, упрощает нормативную отчетность в ОАЭ и является платформой для поэтапных дополнений, таких как расширенный учет проектов или интеграции HR/расчета заработной платы на будущих этапах.