BELMONT TRADING: Dynamics 365 CRM централизует данные клиентов и операции по закупкам

BELMONT TRADING предоставляет решения для устойчивого повторного использования и переработки отходов в США и Колумбии. До начала проекта важные контактные данные клиентов и переписка хранились в личных почтовых ящиках сотрудников, создавая уязвимую базу знаний, что приводило к потере связей при смене ролей или увольнении персонала.

Awara IT внедрила Microsoft Dynamics 365 CRM для централизации контактов, автоматического сохранения переписки и обеспечения ролевого доступа для отделов закупок и продаж. Результатом стало сокращение потерь контактов, ускорение времени ответа, заметное улучшение показателей успешных сделок и единый источник достоверной информации для взаимодействия с клиентами в обеих странах.

Клиент / Индустрия / Страна

BELMONT TRADING — это компания среднего размера в дискретном производстве, специализирующаяся на устойчивых решениях по повторному использованию и переработке отходов, работающая коммерчески в США и Колумбии. Их отделы закупок и продаж управляют промышленными клиентами в обеих географических точках.

Бизнес-задача

Ключевая контактная информация и переписка с клиентами хранились в отдельных личных учетных записях электронной почты. Когда сотрудники меняли роли или увольнялись, отношения и история уходили вместе с ними. Это создавало повторяющиеся пробелы в точках контакта с клиентами, задержки в последующих действиях и несогласованные переговоры по закупкам.

В операционном плане компании не хватало стандартизированного процесса для сбора входящих и исходящих сообщений, отсутствовало централизованное хранилище для предложений и истории контрактов, а также четкий аудиторский след для решений по закупкам. Руководители отделов продаж и закупок не могли надежно отчитываться о состоянии конвейера или связывать выигрыши с маркетинговыми мероприятиями. Расширение в Колумбии усилило срочность стандартизации процессов и обеспечения двуязычного доступа к клиентским записям.

Почему выбрали Dynamics 365

BELMONT TRADING уже использовала Microsoft 365 и имела существующую базу Dynamics 365 Sales в некоторых подразделениях организации, что сделало Dynamics 365 CRM практическим выбором: она предлагает встроенную интеграцию с Outlook и Azure AD, синхронизацию на сервере и готовые возможности для безопасного сбора контактов и электронной почты.

Критерии выбора отдавали приоритет бесшовной интеграции с Microsoft 365, ролевой безопасности, поддержке двуязычного пользовательского интерфейса для английского и испанского языков и расширяемости через Power Platform для последующей автоматизации и отчетности. Awara IT была выбрана в качестве партнера по внедрению за ее опыт работы с Dynamics 365 Customer Engagement и способность выполнять миграции и управлять для производителей среднего размера.

Внедрённые модули

• Dynamics 365 Sales (основной CRM: контакты, учетные записи, возможности)
• Dynamics 365 Customer Service (отслеживание обращений и взаимодействий)
• Power Automate потоки для автоматического захвата электронной почты и вложений
• SharePoint Online для управления документами и хранения контрактов
• Панели Power BI для продаж и закупок
• Azure AD SSO и условный доступ

Интеграции

• Серверная синхронизация Exchange/Outlook и захват почтовых ящиков
• Microsoft Teams для встроенного сотрудничества
• SharePoint Online для хранения документов и управления версиями
• Azure Active Directory для идентификации и ролевого доступа
• Интеграция ERP через REST API для обеспечения видимости заказов на закупку
• Power BI для консолидированной отчетности

Локализация и соответствие

Внедрение включало двуязычную конфигурацию (английский/испанский) и локализованные списки выбора для кодов закупок, специфичных для страны. Обработка и хранение данных были согласованы с рекомендациями по защите данных Колумбии (Habeas Data / Законодательство 1581) и ожиданиями конфиденциальности бизнес-данных США. Записи клиентов хранились в Microsoft Azure с настроенными элементами управления для соблюдения региональных политик доступа и юридического сопровождения, где это требовалось для записей закупок.

Бизнес-ценность

Централизация клиентских данных в Dynamics 365 CRM устранила критическую единую точку отказа: личную электронную почту. Отделы закупок и продаж теперь имеют надежную запись взаимодействий, предложений и истории контрактов, что сократило потерю связей и ускорило закрытие сделок. Автоматический сбор электронных писем и вложений сократил ручной ввод данных и улучшил время ответа на запросы клиентов.

Проект обеспечил измеримые операционные улучшения — более высокие показатели выигрышей, более быстрое время цикла и почти полную централизацию контактов — предоставив при этом платформу для будущей автоматизации (утверждение закупок, карты поставщиков) и более глубокой аналитики через Power BI. Руководство получило последовательный аудиторский след для решений по закупкам и улучшило трансграничное сотрудничество между командами США и Колумбии.