Автоматизация утверждения документов с помощью Power Apps в Aquaphor

Aquaphor, производитель фильтров для воды из Казахстана, нуждался в быстром и безопасном способе для пользователей Office 365 маршрутизировать, подписывать и отслеживать официальные документы. Компании необходимо было использовать существующие лицензии M365 и обеспечить государственную электронную подпись (eGov Mobile), одновременно сокращая ручные операции и пропущенные утверждения.

Awara IT внедрила low-code решение, используя Power Apps и Power Automate, которое отправляет документы на утверждение в несколько кликов, доставляет почтовые и мобильные напоминания, поддерживает гибкие маршруты утверждения и фиксирует события подписи для аудита. Решение сократило циклы утверждения, улучшило отслеживаемость и создало платформу, готовую к интеграции для будущих рабочих процессов Dynamics 365.

Клиент / Индустрия / Страна

Aquaphor — это дискретное производственное предприятие, специализирующееся на фильтрах для воды, со штаб-квартирой в Казахстане, обслуживающее внутренние и региональные рынки Центральной Азии. Проект был ориентирован на работников умственного труда и утверждающих лиц, использующих Office 365 в операциях Aquaphor в Казахстане.

Бизнес-задача

До проекта Aquaphor полагался на специальные маршрутизации по электронной почте и ручное отслеживание для утверждения документов. Документы, циркулирующие по электронной почте или через общие диски, приводили к пропущенным подписям, неясности ответственности за этапы утверждения и долгим циклам. Отсутствие постоянных напоминаний и центрального аудиторского следа увеличивало операционные риски для юридических и закупочных утверждений.

Aquaphor также нуждался в безопасной электронной подписи, соответствующей государственному потоку электронной подписи Казахстана (eGov Mobile). Команда IT хотела решение, которое использовало бы существующие лицензии M365, требовало бы минимального управления изменениями для конечных пользователей и могло быть позднее расширено для интеграции с системами ERP или CRM без перестройки уровня утверждения.

Почему выбрали Dynamics 365

Aquaphor выбрал Microsoft Power Platform, потому что она использует существующие инвестиции компании в Office 365, поддерживает быструю low-code разработку и обеспечивает безопасность корпоративного уровня через Azure AD. Power Apps и Power Automate позволили Awara IT создать индивидуальный опыт утверждения без внедрения отдельной сторонней системы.

Хотя этот проект был сосредоточен на Power Platform, архитектура была разработана так, чтобы быть совместимой с Dynamics 365 для будущих сценариев (например, маршрутизация утверждений из записей Finance или Customer Engagement). Выбор технологий Microsoft снизил риск интеграции и открыл путь для расширений Dynamics 365 при расширении бизнес-процессов.

Внедрённые модули

• Power Apps (Canvas app) для отправителей и утверждающих
• Power Automate потоки утверждений и уведомлений
• Библиотеки документов SharePoint Online для хранения контента
• Dataverse для метаданных утверждений, аудиторского следа и правил маршрутизации
• Пользовательский коннектор к API eGov Mobile signing
• Ролевой доступ и группы безопасности Azure AD
• Уведомления по электронной почте и Teams/Push для напоминаний и задач

Интеграции

• SharePoint Online (основное хранилище документов)
• Azure Active Directory (аутентификация и RBAC)
• API eGov Mobile signing (государственная электронная подпись)
• Outlook и Teams (уведомления и интерактивные сообщения)
• Dataverse (метаданные, аудиторские журналы) и готовые к интеграции коннекторы для Dynamics 365

Локализация и соответствие

Решение интегрирует eGov Mobile signing Казахстана для соответствия местным требованиям к электронной подписи и записывает события подписи в аудиторском следе. Документы остаются в SharePoint Online в тенанте Aquaphor для соответствия требованиям к резидентности данных и политике хранения. Приложение поддерживает элементы пользовательского интерфейса на русском и казахском языках, где это необходимо, и обеспечивает ролевой доступ к конфиденциальным юридическим и закупочным записям.

Бизнес-ценность

Aquaphor добился более быстрых и надежных утверждений, стандартизировав процесс маршрутизации документов и внедрив электронную подпись, соответствующую государственным требованиям. Компания сократила количество ручных доработок и переделок, что снизило операционные затруднения для юридических и закупочных команд и высвободило время для более ценных задач. Внедрение также обеспечило искомый, аудируемый след утверждений, который поддерживает соответствие и внутренний контроль.

Поскольку решение работает на Power Platform и использует Dataverse для метаданных, Aquaphor теперь имеет модульный уровень утверждений, который может быть расширен в Dynamics 365 Finance или Customer Engagement, когда бизнес-процессы потребуют более тесной автоматизации ERP/CRM.