Approvy: Утверждение документов Power Apps — Пример внедрения Dynamics 365

LUCENT PETROLEUM требовался безопасный, поддающийся аудиту процесс утверждения документов для контрактов, счетов и платежей, который использовал бы уже приобретенные лицензии Microsoft 365 Power Apps. Awara IT внедрила Approvy на Power Platform для замены ручной маршрутизации, сокращения времени цикла согласования и добавления автоматического распознавания документов с помощью AI.

Решение интегрируется с финансовой системой 1С клиента и Microsoft Teams, предоставляя единый опыт согласования на основе ролей для юридических, финансовых и операционных команд по всему Казахстану. Проект обеспечил измеримое сокращение времени циклов, уменьшение количества ручных ошибок и улучшение прозрачности для финансовых и юридических заинтересованных сторон, оставаясь при этом в экосистеме Microsoft, управляемой Awara IT в качестве партнера по внедрению.

Клиент / Индустрия / Страна

LUCENT PETROLEUM — нефтегазовая компания, работающая в Казахстане, с множеством региональных офисов и полевых подразделений. Проект был сосредоточен на управлении корпоративными документами и согласованиями коммерческих, финансовых и юридических документов по всей организации.

Бизнес-задача

До проекта согласования контрактов, счетов и платежей в LUCENT PETROLEUM были в значительной степени ручными: сканы PDF и цепочки писем циркулировали между отделами, создавая длительные сроки выполнения, непоследовательный сбор метаданных и ограниченную возможность аудита. Полевым инженерам и региональным утверждающим сторонам не хватало последовательного, удобного для мобильных устройств способа для просмотра и подписания документов, что задерживало закупки и платежи поставщикам.

Существующие системы включали 1С для финансовых операций и Microsoft 365 для совместной работы, но не было стандартного процесса для связи финансовых записей, юридической проверки и аудиторских следов утверждения. У клиента были доступны лицензии Microsoft Power Apps, но не хватало внутренней команды с опытом автоматизации Power Platform и распознавания документов на основе AI. Требование предусматривало внедрение low-code с использованием приобретенных лицензий Microsoft 365, безопасного доступа на основе ролей, интеграции с 1С и AI-чат-бота для помощи с интеллектуальными запросами документов.

Почему выбрали Dynamics 365

LUCENT PETROLEUM выбрала подход, основанный на Microsoft, поскольку организация уже использовала Microsoft 365 и хотела получить тесно интегрированное решение, которое использовало бы существующую идентификацию, совместную работу в Teams и лицензирование. Power Platform обеспечивает скорость low-code и готовые коннекторы, что сокращает риски внедрения, сохраняя при этом корпоративную безопасность и управление в соответствии с практиками партнера Dynamics 365.

Внедрённые модули

• Power Apps (Canvas) – Пользовательский интерфейс согласований (Approvy)
• Power Automate – потоки согласований, уведомления и эскалации
• Dataverse – метаданные документов и журналы аудита
• AI Builder / Azure Cognitive Services – OCR и классификация документов
• Power Virtual Agents – AI-чат-бот для интеллектуальных документов
• Интеграция с Teams – контекстные согласования и уведомления
• Безопасность на основе ролей и интеграция с Microsoft Entra

Интеграции

• 1C (финансы) через API/промежуточное ПО для сверки счетов и платежей
• Microsoft Teams для упрощения работы утверждающих сторон и уведомлений
• Microsoft 365 / Exchange для электронной почты и календаря
• Azure Blob Storage для хранения документов (защищенное)
• Azure Cognitive Services для расширенного OCR и извлечения сущностей

Локализация и соответствие

Внедрение включало поддержку русского и английского языков пользовательского интерфейса для соответствия предпочтениям пользователей по всему Казахстану. Awara IT гарантировала, что аудиторские следы, метаданные хранения и этапы электронной подписи соответствуют корпоративным практикам ведения учета и внутренним требованиям по соблюдению нормативных требований Казахстана. При необходимости решение было разработано для взаимодействия с местными процессами цифровой подписи клиента и для экспорта аудированных записей, подходящих для обязательного обзора и целей внутреннего контроля.

Бизнес-ценность

Внедряя Approvy на Power Platform, LUCENT PETROLEUM сократила время цикла согласования и снизила операционные риски, вызванные ручной маршрутизацией и непоследовательными метаданными. Компания улучшила предсказуемость денежных потоков за счет сокращения времени от выставления счета до готовности к оплате и уменьшила юридические/финансовые трения благодаря аудируемым следам согласования, доступным из Teams и Dataverse.