Optimizando la Tesorería con Dynamics 365 Finance & Operations

Una plataforma tecnológica global y un negocio de comercio electrónico para moda de lujo (bajo NDA) se enfrentaron a errores de tesorería recurrentes, conciliaciones lentas y visibilidad limitada del efectivo durante los períodos de alto volumen de transacciones en el Reino Unido. El cliente utilizaba Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, pero dependía de procesos manuales y transferencias de archivos para gestionar pagos y estados de cuenta bancarios, lo que generaba riesgo operativo y obligaba a los equipos financieros a dedicar días cada mes a conciliar la actividad.

Awara IT diseñó e implementó una integración directa de Citibank en Dynamics 365 Finance & Operations para automatizar el envío de pagos y la importación de estados de cuenta bancarios. El resultado: equilibrio automatizado del flujo de caja, conciliaciones más rápidas y una reducción medible de los errores de tesorería, lo que proporciona visibilidad diaria del efectivo y un proceso de tesorería escalable y auditable para un negocio minorista que opera en Europa Occidental.

Cliente / Industria / País

Bajo NDA es una plataforma tecnológica global con sede en Reino Unido y proveedor de comercio electrónico para moda de lujo, que opera en Europa Occidental con altos volúmenes de transacciones y equipos financieros centralizados que respaldan ventas en múltiples monedas y pagos a proveedores.

Desafío de negocio

Los equipos de finanzas y tesorería del cliente gestionaban pagos de alto valor y recibos entrantes con transferencias manuales: los archivos de exportación de Dynamics 365 Finance & Operations se formateaban manualmente, se cargaban en los portales bancarios y los estados de cuenta bancarios se importaban mediante procesamiento de archivos ad hoc. Este proceso creaba lagunas en la pista de auditoría, errores frecuentes de contabilización y ciclos de conciliación lentos que erosionaban la visibilidad del capital de trabajo.

Dado que el negocio escala rápidamente durante los picos estacionales, el enfoque existente era una limitación operativa. Los factores clave para el cambio incluyeron la necesidad de reducir las tasas de error de tesorería, acelerar la conciliación bancaria de fin de mes y proporcionar informes de posición de efectivo casi en tiempo real para respaldar la elaboración de presupuestos y las decisiones de liquidez a corto plazo.

Por qué se eligió Dynamics 365

Dynamics 365 Finance & Operations ya constituía la columna vertebral ERP del cliente, gestionando el libro mayor, las cuentas por pagar y la gestión de efectivo. Elegir extender Dynamics F&O para alojar la automatización de la tesorería y la integración bancaria directa minimizó la duplicación de datos, preservó los datos maestros existentes y redujo la superficie de integración.

Los criterios de selección se centraron en la capacidad nativa de gestión bancaria, el soporte para los formatos bancarios ISO 20022/camt, los Informes Electrónicos para plantillas de archivos configurables y la conectividad segura basada en Azure. Como socio de Microsoft, Awara IT recomendó aprovechar Dynamics F&O más los servicios de integración de Azure para ofrecer una solución segura y fácil de mantener, alineada con la pila de Microsoft del cliente.

Módulos implementados

• Gestión de Caja y Bancos (Dynamics 365 Finance & Operations)
• Cuentas por Pagar y Pagos Electrónicos
• Gestión de Tesorería (pagos y conciliación de estados de cuenta)
• Contabilidad General y Contabilización Intercompañía
• Informes Electrónicos (ER) y Marco de Gestión de Datos
• Módulos de Presupuestos y Previsión de Caja
• Power Platform (Power Automate) para flujos de trabajo de aprobación

Integraciones

• Integración directa host-to-host de Citibank (ISO 20022 / camt.053 / pain.001)
• Azure Logic Apps para intercambio de archivos seguro y orquestación
• Azure Active Directory para SSO y acceso basado en roles
• Sistema de pedidos de comercio electrónico (importación de referencias de pago para conciliación)
• Notificaciones de Microsoft 365 para aprobaciones de pago y pista de auditoría

Localización y cumplimiento

La implementación aseguró el cumplimiento de los requisitos bancarios y de datos del Reino Unido: los formatos de mensajes bancarios se alinearon con ISO 20022 y las importaciones de extractos de cuenta se ajustan a las expectativas de camt.053 utilizadas por la banca corporativa del Reino Unido. Las medidas de seguridad y protección de datos respetaron el GDPR y las preferencias de residencia de datos corporativos al alojar los servicios en Azure y aplicar cifrado en tránsito y en reposo. El diseño de la solución también consideró las Regulaciones de Servicios de Pago del Reino Unido y la Autenticación Reforzada de Clientes (cuando aplicara) para los canales corporativos y aseguró que los registros de auditoría cumplieran con los requisitos regulatorios y de control interno.

Valor de negocio

La automatización de pagos y la importación de estados de cuenta eliminaron pasos manuales repetitivos y redujeron materialmente el riesgo operativo para un negocio minorista de alto valor. El cliente obtuvo visibilidad casi en tiempo real de las posiciones de efectivo, lo que permitió a la tesorería optimizar la liquidez a corto plazo y reducir los costos de sobregiro y financiación. Las conciliaciones más rápidas liberaron al personal financiero para que se centrara en la gestión y el análisis de excepciones en lugar de la entrada de datos, mejorando los cierres de fin de mes y los controles internos.

Utilizar Dynamics 365 Finance & Operations como única fuente de verdad preservó la integridad de los datos maestros y redujo el costo total de propiedad. La integración directa de Citibank, junto con la orquestación basada en Azure, proporcionó una ruta segura y fácil de mantener para escalar las operaciones de tesorería durante los períodos de mayor actividad comercial, al tiempo que mantuvo un rastro auditable para el cumplimiento y los requisitos de auditoría. Awara IT entregó la solución como socio de implementación y apoyó la entrega y la documentación del manual de operaciones para que el cliente pudiera operar de forma autónoma.