Actualización a Dynamics 365 Finance & Operations para Comercio Minorista de Lujo

Un grupo de lujo multinacional de moda, fragancias y accesorios que opera tiendas minoristas y comercio electrónico en España, Portugal y Países Bajos migró de un Dynamics AX 2009 altamente personalizado a Dynamics 365 Finance & Operations con Awara IT como socio implementador. El objetivo era reemplazar un ERP on-premise al final de su vida útil por una única plataforma en la nube que soportara finanzas, tesorería, adquisiciones, logística de almacén, sincronización de POS minorista y comercio electrónico.

Awara IT lideró la migración por fases, entregó la sincronización de stock en tiempo real entre el back office y el POS, integró las operaciones de 3PL y modernizó los procesos financieros. El proyecto redujo las conciliaciones manuales, acortó el cierre de fin de mes y proporcionó una capa de integración estable para ventas omnicanal y adquisiciones con gran volumen de importaciones, permitiendo un control financiero más claro y una mejor disponibilidad para el cliente en todos los mercados.

Cliente / Industria / País

Bajo NDA es un grupo regional de comercio minorista de lujo especializado en moda de alta gama, fragancias y accesorios. El negocio opera tiendas físicas, ubicaciones de franquicia/socios y canales de comercio electrónico en España, Portugal y Países Bajos, con finanzas centralizadas y operaciones de almacén y minoristas distribuidas en Europa Occidental.

Desafío de negocio

El cliente utilizaba Dynamics AX 2009 con amplias personalizaciones y un panorama de IT fragmentado. Los principales problemas incluían actualizaciones de stock lentas y basadas en lotes entre el ERP y el POS, conciliaciones manuales entre los canales de venta y largos procesos de cierre financiero de fin de mes. La tesorería, los pagos a proveedores/clientes y el manejo de importaciones se realizaban en papel y hojas de cálculo, lo que aumentaba el riesgo operativo para un negocio con frecuentes envíos internacionales y logística de terceros.

Los equipos operativos carecían de una única fuente de verdad para el inventario y las ventas, lo que generaba excesos de stock, desabastecimientos y registros financieros inexactos. La plataforma heredada también restringía la elaboración de informes, la presupuestación y la visibilidad oportuna del flujo de caja, limitando la capacidad de la gerencia para tomar decisiones de precios y asignación a nivel de canal durante los períodos de alta estacionalidad.

Por qué se eligió Dynamics 365

Dynamics 365 Finance & Operations (Dynamics F&O) fue seleccionado porque combina las finanzas centrales y las capacidades avanzadas de la cadena de suministro en una única plataforma nativa de la nube, reduciendo los gastos generales de integración para escenarios minoristas y de comercio electrónico. El cliente requería un fuerte soporte para los procesos de libro mayor, tesorería, adquisiciones y almacén, junto con APIs robustas y opciones de middleware para sincronizar datos de POS y 3PL en tiempo casi real.

Los criterios de selección adicionales incluyeron una integración perfecta de Microsoft 365 y Azure para identidad y análisis, una ruta de actualización clara desde el AX heredado y opciones de localización listas para usar para el IVA, la presentación de informes reglamentarios y los requisitos multilingües en España, Portugal y Países Bajos. Power Platform y Power BI fueron diseñados para acelerar la generación de informes y el autoservicio del usuario sin un gran desarrollo personalizado.

Módulos implementados

• Libro mayor e informes financieros
• Cuentas por pagar y por cobrar
• Gestión de tesorería
• Presupuesto y control financiero
• Compras y libro de compras (incluidos los procesos de importación)
• Gestión de inventario
• Gestión de almacén
• Gestión de pedidos de ventas y distribución
• Back-office de retail/comercio (sincronización de stock y precios)
• Conectores de comercio electrónico y flujo de pedidos
• Activos fijos
• Informes de Power BI y aplicaciones de Power Platform

Integraciones

• Sistemas de punto de venta — middleware para sincronización de stock y ventas en tiempo real
• Plataforma de comercio electrónico (sincronización de pedidos y inventario)
• Proveedor de logística de terceros (3PL) a través de API/EDI
• Integración bancaria para tesorería y pagos (compatible con ISO 20022)
• Motores fiscales locales y servicios de informes
• Inicio de sesión único de Azure AD y Microsoft 365
• Interfaz de declaración de aduanas/importación

Localización y cumplimiento

La implementación entregó configuraciones fiscales específicas por país: reglas de contabilización de IVA, formatos contables reglamentarios, etiquetas en idioma local e informes reglamentarios para España, Portugal y Países Bajos. Cuando fue necesario, Awara IT configuró exportaciones de informes electrónicos y mapeos fiscales conformes para respaldar a las autoridades locales y los motores fiscales, además del manejo de intrastat y IVA transfronterizo para envíos intracomunitarios. Se implementaron patrones de contabilización multidivisa y multilibro para cumplir con las necesidades de consolidación y legales locales.

Valor de negocio

La consolidación de los procesos de finanzas, inventario y almacén en Dynamics 365 Finance & Operations redujo la fricción operativa en los canales minoristas, de comercio electrónico y de distribución. La visibilidad en tiempo real del stock eliminó las frecuentes discrepancias del POS, permitiendo una mejor asignación del inventario estacional y menos ventas perdidas. Los registros financieros automatizados y los flujos de trabajo de tesorería redujeron el esfuerzo de fin de mes y mejoraron la transparencia del flujo de caja.

La integración con 3PL y comercio electrónico proporcionó un flujo de pedidos constante y mejoró los SLA de cumplimiento. Los procesos estandarizados, el cumplimiento localizado por país y una capa de análisis basada en Microsoft brindaron al cliente una plataforma sostenible para futuras expansiones en Europa Occidental, al tiempo que reducían el riesgo y el costo asociados con el mantenimiento de la infraestructura AX heredada.