Business Central para Retail: Fase 1 de Dynamics 365 de Luxenter

Luxenter, una marca española de joyería, contrató a Awara IT para implementar Microsoft Dynamics 365 Business Central como una implementación de Fase 1 dirigida a los procesos centrales de finanzas, adquisiciones, ventas e inventario. El objetivo era reemplazar las hojas de cálculo fragmentadas y las soluciones puntuales con una única columna vertebral financiera y operativa que respalde la gestión de tasas de impuestos para la expansión europea y los flujos de trabajo estándar de gestión bancaria.

Awara IT entregó una implementación de Business Central con alcance para la primera entidad legal, centrándose en la contabilidad, la configuración del IVA, la compra-al-pago, el procesamiento de pedidos de venta y la gestión de existencias. El compromiso estableció una base replicable para las implementaciones de la Fase 2 en entidades adicionales, redujo las conciliaciones manuales y mejoró la consistencia de los datos para el CFO y los interesados en las operaciones.

Cliente / Industria / País

Luxenter es una marca de joyería establecida que opera en España (Europa Occidental). La empresa gestiona las ventas minoristas y en línea, las operaciones financieras y de almacén, y se está preparando para una mayor expansión europea. La implementación de la Fase 1 se centró en una única entidad legal como plantilla para una implementación más amplia.

Desafío de negocio

Antes del compromiso, Luxenter gestionaba la contabilidad, las tasas de impuestos, la gestión bancaria y el inventario a través de procesos desarticulados: los datos contables se consolidaban a partir de hojas de cálculo y registros heredados, las tasas de impuestos para precios multinacionales se rastreaban manualmente y los niveles de existencias del almacén se conciliaban a mano. Estos flujos de trabajo manuales aumentaron el tiempo de cierre de fin de mes, introdujeron riesgos de cumplimiento para la declaración del IVA en toda Europa y limitaron la visibilidad financiera para compras y ventas.

Operacionalmente, los procesos de compra-al-pago y procesamiento de pedidos de venta se ralentizaron debido a la doble entrada de datos entre los sistemas de la tienda y los registros administrativos. La gestión de extractos bancarios se basaba en importaciones y conciliaciones manuales, lo que aumentaba el riesgo de errores de contabilización. El detonante del proyecto fue una decisión estratégica para estandarizar los procesos financieros y de inventario para la primera entidad, a fin de reducir el riesgo y acelerar una expansión multi-entidad controlada en toda Europa.

Por qué se eligió Dynamics 365

Dynamics 365 Business Central fue seleccionado porque combina las finanzas centrales, las compras, las ventas y la gestión de inventario en una única plataforma respaldada por Microsoft que se alinea con el entorno centrado en Microsoft de Luxenter. Las capacidades de configuración multi-entidad y de impuestos de Business Central lo hacen adecuado para implementaciones controladas al prepararse para la complejidad fiscal europea y las diferentes tasas de IVA.

Awara IT fue elegido como socio de implementación debido a su trayectoria con proyectos de Dynamics NAV/BC en el comercio minorista y su enfoque pragmático para las implementaciones por fases. La suite de Microsoft (Business Central, Azure AD y posibles extensiones de Power Platform) también respaldó el requisito de Luxenter de informes y automatización futuros sin duplicar sistemas.

Módulos implementados

• Gestión Financiera (Contabilidad General, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar)
• Gestión de IVA y Tasas de Impuestos (mapeo de IVA de la UE, configuración de tasas por país)
• Compras / Compra-al-Pago
• Procesamiento de Pedidos de Venta
• Gestión de Inventario y Almacenes (control básico de ubicación/casilla)
• Gestión y Conciliación Bancaria (importación de extractos bancarios compatible con SEPA)
• CRM Básico / Maestro de Clientes para pedidos de venta
• Informes y Paneles (modelos de datos listos para Power BI)

Integraciones

• Importación de extractos bancarios (archivo/API) para una conciliación automatizada
• Integración de Puntos de Venta (POS) para ventas en tienda y sincronización de existencias (basada en API)
• Alimentación de pedidos de comercio electrónico para la consolidación de ventas en línea
• Azure Active Directory para SSO y aprovisionamiento de usuarios
• Migración de datos de archivos contables heredados y hojas de cálculo

Localización y cumplimiento

La solución se configuró para la localización española: moneda euro, etiquetas en español cuando fue necesario y configuración del IVA alineada con los requisitos de informes españoles (declaraciones de IVA del Modelo 303 y libros de IVA estándar). Se implementaron formatos de pago SEPA y formatos de extractos bancarios para que coincidieran con los socios bancarios utilizados por Luxenter.

La gestión de las tasas impositivas se diseñó para admitir tablas de tasas de IVA y mapeos multi-país para una futura expansión europea, lo que permite flujos listos para Intrastat y prepara a la empresa para OSS u otros mecanismos de informes de la UE si fuera necesario. El plan de cuentas y los perfiles de contabilización se alinearon con las prácticas contables españolas para garantizar el cumplimiento legal.

Valor de negocio

La implementación de Business Central en la Fase 1 proporcionó a Luxenter una única fuente de verdad para las finanzas y las operaciones centrales, reduciendo las conciliaciones manuales y acelerando el cierre de fin de mes. La gestión centralizada del IVA y las tasas impositivas redujo el trabajo de cumplimiento y posicionó a la empresa para aplicar la misma plantilla a entidades europeas adicionales. Operacionalmente, los procesos de compra-al-pago y ventas ahora se controlan a través de flujos de trabajo y maestros estandarizados, reduciendo entradas duplicadas y errores.

Con la gestión bancaria automatizada y las integraciones con POS y canales de comercio electrónico, Luxenter mejoró la precisión del inventario y obtuvo visibilidad casi en tiempo real de las ventas y los niveles de existencias. La implementación también estableció una base técnica (Business Central plus Azure AD y preparación para Power BI) que Awara IT reutilizará para la implementación multi-entidad planificada de la Fase 2.