Incorporación a Power Platform (Onboardly) — Socio de Dynamics 365 Awara IT

La división minorista de Johnson & Johnson Kazajistán se enfrentaba a un proceso totalmente manual y opaco para la contratación y desvinculación de personal. Los formularios en papel, los hilos de correo electrónico y las firmas en persona generaban retrasos, lagunas en las auditorías y experiencias de incorporación incoherentes en los diferentes puntos de venta. El equipo de RRHH necesitaba una solución única y remota que gestionara la carga de documentos, las firmas electrónicas y el acceso a recursos específicos de cada puesto.

Awara IT implementó una solución Power Platform, denominada Onboardly, que combina Power Apps, Power Automate y la integración con Teams para centralizar los documentos, habilitar firmas digitales electrónicas (EDS) conformes con la normativa de Kazajistán y presentar recursos de aprendizaje en un solo lugar. El resultado: una incorporación más rápida y auditable, con reducciones medibles en el esfuerzo administrativo y resultados más claros para los nuevos empleados en su primer día.

Cliente / Industria / País

Johnson & Johnson — operaciones locales de venta minorista/distribución de productos sanitarios en Kazajistán (operaciones regionales dentro de la región de Oriente Medio/Asia Central). La implementación se centró en los procesos de RRHH para el personal de tienda y de campo en todo Kazajistán.

Desafío de negocio

Los procesos de incorporación y terminación eran manuales de principio a fin. Los nuevos empleados presentaban formularios en papel o enviaban documentos escaneados por correo electrónico, RRHH procesaba los archivos a mano y las firmas se recogían en persona. El proceso carecía de visibilidad: los gerentes de contratación no podían seguir el estado de forma fiable, y RRHH no podía demostrar un rastro auditable para las revisiones de cumplimiento.

Los contratos a distancia y las limitaciones de la era de la pandemia expusieron lagunas adicionales. El equipo de RRHH dedicaba mucho tiempo a buscar documentos y coordinar firmas; esto aumentaba el tiempo de productividad del nuevo personal y creaba riesgos para las inspecciones de cumplimiento laboral. Johnson & Johnson necesitaba una solución que permitiera la gestión segura de documentos a distancia, que respaldara los estándares nacionales de EDS y que consolidara los recursos específicos de cada puesto para reducir la confusión del primer día.

Por qué se eligió Dynamics 365

Awara IT recomendó un enfoque de Microsoft Power Platform porque se integra directamente con el entorno Microsoft 365 de la empresa (Teams, Azure AD, SharePoint) y permite una entrega rápida y de bajo código. Para un despliegue regional de RRHH en Kazajistán, esto redujo el riesgo de implementación, acortó el tiempo de entrega y aprovechó las licencias de Microsoft existentes.

Aunque no se trata de un despliegue tradicional de Dynamics 365 Finance o Supply Chain, el proyecto se alinea con las capacidades de un socio de Dynamics 365: identidad/autenticación segura, gobernanza empresarial y extensibilidad para futuras integraciones de RRHH y nóminas. Power Apps proporcionó el portal de incorporación de front-end, Power Automate gestionó el enrutamiento de firmas y las notificaciones, y Power BI proporcionó paneles de RRHH para la dirección.

Módulos implementados

• Power Apps — portal de incorporación Onboardly (interfaces de candidatos y RRHH)
• Power Automate — flujos de trabajo de documentos, enrutamiento de EDS y notificaciones
• SharePoint para el almacenamiento seguro de documentos con versiones y retención
• Azure Active Directory — aprovisionamiento de usuarios y acceso basado en roles
• Integración con Teams — enlaces in-app, notificaciones y aprobaciones de gerentes
• Power BI — paneles de RRHH para KPI de incorporación e informes de auditoría

Integraciones

• Pasarela de Firma Digital Electrónica (EDS) conforme a la normativa de Kazajistán a través de API
• Microsoft Teams para aprobaciones y comunicaciones
• Azure Active Directory para identidad y aprovisionamiento
• SharePoint/OneDrive para el almacenamiento seguro de documentos
• Proveedores de SMTP/SMS para notificaciones de candidatos y OTPs

Localización y cumplimiento

La solución se configuró para cumplir los requisitos de firma electrónica de Kazajistán y para admitir interfaces en ruso y kazajo cuando fuera necesario. Onboardly registra un rastro de firma auditable y almacena los metadatos necesarios para las comprobaciones de cumplimiento laboral. Se aplicaron políticas de acceso a los datos y etiquetas de retención para cumplir con las normas legales locales y de gobierno corporativo.

Awara IT trabajó con los equipos legal y de RRHH del cliente para garantizar que el paquete de incorporación cumpliera los requisitos de documentación laboral de Kazajistán y que las pruebas de firma electrónica satisficieran las prácticas nacionales de verificación de EDS.

Valor de negocio

Al consolidar la incorporación en una única aplicación de Power Platform, Johnson & Johnson Kazajistán redujo los gastos generales administrativos y mejoró la visibilidad del cumplimiento. RRHH recuperó la capacidad que antes dedicaba a la gestión de papeleo, lo que permitió al equipo centrarse en actividades estratégicas de talento. Los gerentes recibieron actualizaciones de estado más claras y los nuevos empleados accedieron a recursos específicos de su puesto de inmediato, mejorando la productividad temprana.

El enfoque de bajo código también proporcionó resultados predecibles en cuanto a costes y plazos, y creó una base para la futura automatización de RRHH (traspasos de nóminas, incorporación de rendimiento). El rastro de auditoría centralizado y la integración con EDS redujeron el riesgo de cumplimiento y simplificaron las respuestas a las consultas normativas.