Dynamics 365 Business Central para White Rock: Finanzas y Adquisiciones

White Rock, una firma de consultoría empresarial con sede en los EAU que opera en más de 10 entidades legales, pasó de procesos de finanzas y adquisiciones basados en hojas de cálculo a Microsoft Dynamics 365 Business Central con Awara IT como socio de implementación. El programa se centró en cuentas por pagar, controles de compra a pago y flujos de trabajo de aprobación de pagos para reducir el trabajo manual, mejorar la auditabilidad y consolidar los informes multi-entidad.

Awara IT realizó una implementación por fases de Business Central que migró datos históricos de Excel, estandarizó procesos en todas las entidades e introdujo flujos de aprobación automatizados e integraciones bancarias. El resultado fue cierres de mes más rápidos, mayor visibilidad del efectivo y un marco de control gobernado adecuado para una mayor transformación digital en todo el grupo.

Cliente / Industria / País

White Rock es una firma de servicios profesionales especializada en consultoría empresarial, con sede en los EAU y que opera en todo el Medio Oriente con más de 10 entidades legales bajo una única estructura de grupo. La empresa apoya a clientes regionales y requería controles financieros consolidados para escalar sus operaciones.

Desafío de negocio

Las finanzas y adquisiciones en White Rock dependían de múltiples libros de trabajo de Excel gestionados por diferentes entidades legales. Las transacciones interempresariales, las aprobaciones de compras y las ejecuciones de pagos se gestionaban con cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo ad-hoc, lo que creaba lagunas de conciliación, entradas duplicadas y largos ciclos de aprobación. Había una visibilidad centralizada limitada de las posiciones de efectivo en todas las entidades y no existía un rastro de auditoría consistente para las facturas de proveedores.

El crecimiento y la necesidad de una gobernanza consistente desencadenaron el abandono de las hojas de cálculo. Los puntos críticos clave fueron la lenta consolidación al cierre de mes, la conciliación manual de facturas con órdenes de compra, el manejo inconsistente del IVA en todas las entidades y la capacidad limitada del CFO y la dirección de TI para aplicar la segregación de funciones y los controles de aprobación.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue seleccionado porque proporciona un ERP modular basado en la nube, adecuado para empresas de servicios profesionales de tamaño medio, con sólidas capacidades de finanzas, compras y multi-empresa de serie. Business Central se integra de forma nativa con Microsoft 365 y Power Platform, lo que se alineó con el ecosistema de Microsoft existente de White Rock y redujo el riesgo de integración.

Awara IT fue elegido como socio de implementación por su experiencia práctica en la migración de operaciones financieras basadas en Excel a Business Central y su conocimiento regional de los requisitos legales de los EAU. La combinación ofreció un menor costo total de propiedad que las alternativas locales y permitió a White Rock adoptar un despliegue por etapas centrado primero en los casos de uso principales de finanzas y adquisiciones.

Módulos implementados

• Contabilidad General y consolidación multi-entidad
• Cuentas por Pagar (AP) y de la Compra al Pago
• Gestión de Compras y Proveedores
• Conciliación Bancaria y Gestión de Efectivo
• Flujos de Trabajo de Aprobación (Power Automate + Aprobaciones de BC)
• Contabilidad Básica de Proyectos (bases de tiempo y gastos)
• Informes y Análisis (Power BI)

Integraciones

• Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint) para la gestión de documentos y la productividad del usuario
• Power Platform (Power Automate para aprobaciones, Power BI para paneles)
• Integraciones de fuentes bancarias/pasarelas de pago para bancos de los EAU
• Migración de datos de libros de trabajo de Excel heredados a través de paquetes de configuración RapidStart
• Captura de documentos de AP en SharePoint / OneDrive

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la localización financiera específica de los EAU: cálculo y declaración del IVA configurados según las normas fiscales de los EAU (tasa estándar del 5% en el momento del proyecto), cronogramas de declaración del IVA y pistas de auditoría formateadas para las presentaciones fiscales. Awara IT configuró grupos de registro contable, configuraciones de registro de IVA y plantillas de facturas de proveedores para que cada entidad legal cumpliera con los requisitos legales. El almacenamiento de documentos y los formatos de factura se alinearon con las expectativas de facturación electrónica e informes de los EAU cuando correspondía, y se habilitaron etiquetas en árabe para los formularios orientados al usuario cuando fue necesario.

Valor de negocio

La implementación de Business Central estandarizó los procesos financieros y de adquisiciones en todas las entidades legales de White Rock, reduciendo el esfuerzo manual y fortaleciendo los controles internos. La automatización de las aprobaciones de compras y el procesamiento de AP redujo los retrasos operativos y el riesgo del proveedor, al tiempo que mejoró la precisión de los pagos. El libro contable centralizado y la consolidación multi-entidad redujeron sustancialmente el tiempo de cierre de mes y mejoraron la capacidad del CFO para producir informes de gestión oportunos.

Al implementar Business Central con Awara IT, White Rock ahora cuenta con una columna vertebral financiera gobernada que soporta un crecimiento escalable, una presentación de informes regulatorios más sencilla en los EAU y una plataforma para adiciones por etapas, como contabilidad avanzada de proyectos o integraciones de RRHH/nómina en fases futuras.