Soporte y Expansión de Dynamics 365 Business Central en COST

COST | European Cooperation in Science and Technology gestiona redes de financiación en toda Europa. A medida que su actividad paneuropea se expandió, el panorama financiero y de adquisiciones aumentó en complejidad: múltiples regímenes de IVA, relaciones bancarias multinacionales y compras descentralizadas para proyectos financiados. COST tenía un entorno Dynamics NAV/Business Central existente, pero requería soporte operativo específico, automatización de impuestos y un manejo bancario más riguroso para escalar sin aumentar la plantilla.

Awara IT fue contratado como socio de implementación y soporte para estabilizar el entorno de Business Central, implementar la gestión de tasas de impuestos europeas y optimizar los procesos de compras, inventario y bancarios. El compromiso brindó soporte continuo y extensiones funcionales específicas que redujeron los ajustes manuales de impuestos, mejoraron la conciliación bancaria de fin de mes y estandarizaron los flujos de trabajo de adquisiciones para las operaciones de financiación de COST en los estados miembros de la UE.

Cliente / Industria / País

COST | European Cooperation in Science and Technology es una organización de financiación con sede en Bélgica que coordina redes de investigación e innovación en toda Europa. La organización opera como una entidad de servicios profesionales que apoya docenas de proyectos transnacionales y requiere un control financiero centralizado con cumplimiento multinacional.

Desafío de negocio

COST operaba una instancia de Business Central heredada de implementaciones anteriores de NAV, pero carecía de un modelo de soporte sostenible y de las extensiones funcionales necesarias para las operaciones paneuropeas. Los puntos débiles clave eran los frecuentes ajustes manuales del IVA en transacciones transfronterizas, los procesos de manejo bancario dispares en diferentes jurisdicciones y los largos ciclos de compra a pago impulsados por órdenes de compra manuales y excepciones de ajuste a tres bandas.

El equipo de finanzas dedicaba un tiempo considerable a corregir códigos fiscales, conciliar extractos bancarios de varios países y resolver discrepancias de inventario para los suministros del proyecto. Estos problemas aumentaron el tiempo de cierre de fin de mes, introdujeron exposición a auditorías para la presentación de informes de IVA y redujeron la capacidad del equipo de finanzas para centrarse en las decisiones de financiación de programas. COST contrató a Awara IT para ofrecer estabilización a corto plazo y automatización de procesos a medio plazo, al tiempo que garantizaba el cumplimiento de los requisitos europeos de facturación electrónica y protección de datos.

Por qué se eligió Dynamics 365

COST seleccionó Dynamics 365 Business Central como plataforma objetivo porque la organización ya utilizaba Dynamics NAV/BC y necesitaba una solución que respaldara operaciones financieras multimodales, multidivisa y multi-jurisdiccionales. Business Central ofrece capacidades nativas para finanzas básicas, configuración fiscal flexible y extensibilidad para integrarse con los estándares europeos de facturación electrónica como Peppol, que eran requisitos esenciales para las operaciones de COST en los estados miembros de la UE.

Otro factor decisivo fue la alineación con el ecosistema Microsoft de COST —Microsoft 365 para la gestión de documentos y Azure Active Directory para la identidad—, lo que permitió un modelo único de seguridad y colaboración. Se eligió a Awara IT como socio por su experiencia en la migración de entornos NAV/BC, la implementación de la automatización del IVA en toda Europa y la prestación de servicios de soporte que combinan la experiencia funcional con prácticas de integración seguras.

Módulos implementados

• Contabilidad general y finanzas básicas
• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Gestión de IVA / Impuestos (multijurisdiccional en la UE)
• Gestión y conciliación de cuentas bancarias
• De la compra al pago (adquisiciones y aprobaciones)
• Gestión de inventario y almacenes
• Contabilidad de proyectos para subvenciones de investigación
• Configuración de cumplimiento y seguridad (acceso basado en roles, registros de auditoría)

Integraciones

• Pasarela de facturación electrónica Peppol para facturación electrónica en la UE
• Interfaces bancarias multinacionales (intercambio seguro de archivos y conectores API)
• Microsoft 365 (SharePoint/Teams) para almacenamiento y aprobaciones de documentos
• Azure Active Directory para autenticación y SSO
• Power BI para informes financieros y de proyectos consolidados
• Monitorización y emisión de tickets de Awara IT para soporte gestionado

Localización y cumplimiento

El compromiso incluyó la configuración de las normas de IVA de la UE y una tabla fiscal centralizada para gestionar las tasas de IVA variables y los escenarios de inversión del sujeto pasivo en los estados miembros. Awara IT implementó la integración de facturación electrónica Peppol para cumplir los requisitos de presentación de facturas transfronterizas y reducir el manejo manual de facturas.

La protección de datos y el cumplimiento local se abordaron mediante la aplicación de acceso basado en roles, registros de auditoría y autenticación segura de Azure AD, alineando las operaciones de Business Central con las obligaciones del GDPR. Se configuraron paquetes de informes para apoyar a las autoridades fiscales belgas y para producir informes de IVA listos para auditorías para presentaciones multijurisdiccionales.

Valor de negocio

El compromiso de Awara IT estabilizó el entorno de Business Central de COST y entregó una automatización específica que redujo las correcciones manuales de impuestos y acortó los ciclos de conciliación y adquisición. Al centralizar las tasas de impuestos e integrar la facturación electrónica de Peppol, COST redujo la exposición a errores de IVA y mejoró la puntualidad del procesamiento de facturas, beneficios que respaldan directamente la contabilidad precisa de subvenciones y la preparación para auditorías.

El manejo bancario centralizado y las importaciones automatizadas acortaron el cierre de fin de mes y liberaron capacidad financiera para el análisis financiero de programas. La estandarización de las compras y la mejora de la precisión del inventario redujeron los retrasos en los proyectos y las excepciones de adquisición. Las mejoras combinadas redujeron el riesgo operativo, mejoraron el cumplimiento en todas las jurisdicciones de la UE y proporcionaron un modelo de soporte sostenible para escalar las operaciones de financiación de COST sin aumentos proporcionales de la plantilla.