HAYS se actualiza a Dynamics 365 NAV con Awara IT

HAYS, una firma global de reclutamiento que opera en 33 países y con más de 9,000 empleados, confiaba en Microsoft Dynamics NAV 2009 en algunas de sus áreas, mientras los cambios regulatorios y fiscales se aceleraban en sus divisiones en Estados Unidos. La plataforma heredada NAV 2009 no tenía soporte y su mantenimiento era cada vez más costoso; HAYS contrató a Awara IT para consolidar, actualizar y extender sus flujos de información financiera, de ventas y de RRHH a Microsoft Dynamics 365 NAV.

Awara IT entregó una estrategia de migración específica, desarrollos personalizados para requisitos fiscales y de informes, e integraciones con los ecosistemas de CRM y nómina de HAYS. El proyecto redujo el riesgo de cumplimiento, acortó los ciclos de cierre de mes y mejoró los informes consolidados, proporcionando a HAYS US una plataforma Dynamics 365 con soporte y extensible como base para futuras automatizaciones con Power Platform y la estandarización global.

Cliente / Industria / País

HAYS es una empresa global de reclutamiento (Servicios Profesionales) con más de 9,000 empleados que operan desde 252 oficinas en 33 países. Este caso se centra en las operaciones de Estados Unidos, donde HAYS requería una plataforma financiera y CRM con soporte y cumplimiento para reemplazar las instancias heredadas de Dynamics NAV 2009.

Desafío de negocio

El principal impulsor fue que Microsoft Dynamics NAV 2009 ya no contaba con soporte de Microsoft, dejando a HAYS expuesto a riesgos de seguridad, cumplimiento y mantenimiento. Al mismo tiempo, múltiples cambios en la contabilidad fiscal a nivel estatal y nuevos requisitos de informes aumentaron el volumen de ajustes manuales, asientos de diario especiales e informes personalizados necesarios por los equipos financieros.

HAYS se enfrentaba a datos financieros fragmentados entre divisiones, una lenta consolidación a fin de mes y una creciente acumulación de informes y modificaciones personalizadas. El equipo de TI carecía de una ruta de actualización estandarizada que preservara los datos históricos al tiempo que habilitara una nueva lógica fiscal, informes 1099/retención e integraciones con plataformas Microsoft modernas. El encargo requería un socio que pudiera migrar, reimplementar la lógica de negocio y entregar extensiones y informes mantenibles sin interrumpir las operaciones de reclutamiento.

Por qué se eligió Dynamics 365

HAYS seleccionó Dynamics 365 NAV porque proporciona la ruta de actualización más sencilla desde NAV 2009 dentro del ecosistema de Microsoft, al tiempo que ofrece capacidades modernas de finanzas, ventas y extensibilidad. Dynamics 365 NAV (de la línea Business Central) soporta los flujos de trabajo de GL/AP/AR requeridos, la consolidación multi-entidad y las configuraciones fiscales localizadas necesarias para las operaciones en EE. UU., y se integra de forma nativa con Microsoft 365 y Power Platform.

Awara IT fue contratada como socio de implementación debido a su experiencia en la migración de clientes de NAV a soluciones Dynamics 365 y en la entrega de actualizaciones controladas y de bajo riesgo. Los criterios de selección priorizaron la continuidad de los procesos de negocio, las personalizaciones mantenibles utilizando marcos de extensión, la generación de informes robustos (Power BI) y las integraciones seguras con la nómina, ATS y las fuentes bancarias.

Módulos implementados

• Contabilidad General, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar
• Gestión de Caja y Conciliación Bancaria
• Activos Fijos y Depreciación
• Consolidación Intercompañía y Multi-entidad
• Módulo de Ventas con integración CRM para operaciones de reclutamiento
• Interfaz de RRHH y puntos de integración de nóminas
• Informes y Análisis (conjuntos de datos de Power BI e informes operativos)
• Localización y extensiones fiscales (retención estatal, soporte 1099)
• Flujos de trabajo de aprobación y plantillas de diario automatizadas

Integraciones

• Migración y ETL desde el heredado Dynamics NAV 2009
• Integración con el proveedor de nóminas (intercambio seguro de archivos/API)
• Integración con el Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) para el seguimiento de ingresos/canales
• Microsoft 365 (Outlook, Teams) y Azure AD SSO
• Power BI y Power Automate para informes y automatización de procesos
• Suministros bancarios e integración de pasarelas de pago
• Motor fiscal de terceros para cálculos de retención estatal

Localización y cumplimiento

Awara IT implementó la localización específica de EE. UU. en toda la implementación de Dynamics 365 NAV: lógica fiscal multiestatal y de retención estatal, estructuras de informes 1099 y perfiles de contabilización alineados con GAAP. La solución incluyó plantillas de informes reglamentarios, pistas de auditoría para ajustes fiscales y lógica de contabilización configurable para adaptarse a los cambios fiscales impulsados por el estado.

Como parte de la migración, Awara IT brindó consultoría financiera para armonizar el plan de cuentas y las reglas intercompañías, asegurando que los informes consolidados cumplieran con los requisitos de gobierno internos y reglamentarios de EE. UU. Todos los entregables incluyeron documentación para apoyar a los auditores externos y asesores fiscales en el país.

Valor de negocio

La actualización de Dynamics 365 NAV redujo el riesgo de cumplimiento y operativo al trasladar a HAYS US de una plataforma sin soporte e incrustar la lógica fiscal específica de cada estado en extensiones mantenibles. Un cierre de mes más rápido y una generación de informes consolidados casi en tiempo real mejoraron los ciclos de decisiones financieras y redujeron la fricción a nivel de agencia y de escritorio para el reconocimiento de ingresos asociados a las colocaciones de personal.

Más allá de las ganancias de eficiencia inmediatas, el proyecto estableció una base estandarizada y soportada de Dynamics 365 para futuras implementaciones en otras regiones de HAYS, habilitó análisis de Power BI para la dirección y creó puntos de integración impulsados por API para nóminas, ATS y socios bancarios, lo que redujo el costo total de propiedad y permitió una transformación digital por fases.