Implementación de Dynamics 365 Finance & SCM para la expansión de Sokos Hotels en la CEI

Sokos Hotels contrató a Awara IT para modernizar los procesos financieros y operativos a medida que el grupo ingresaba al mercado de la CEI. El proyecto requería una migración y una ruta de actualización de Microsoft Dynamics NAV a Dynamics 365 Finance & SCM, la integración con los sistemas de front-office del hotel y la entrega de contabilidad legal rusa y cumplimiento tributario, al tiempo que se mantenían los estándares de informes corporativos de Sokos y se permitía la consolidación IFRS para la empresa matriz finlandesa.

Awara IT implementó una solución que conectó Opera (PMS) y Micros Material Control a Dynamics 365, automatizó los flujos de trabajo de tesorería y las aprobaciones de pagos, y entregó una capa de transformación para convertir los estados financieros obligatorios rusos a IFRS. El resultado fue un cierre de mes más rápido, un menor esfuerzo de conciliación manual para las liquidaciones de huéspedes y el inventario, y un único libro mayor auditable que respalda tanto el cumplimiento local como los informes del grupo.

Cliente / Industria / País

Sokos Hotels es un grupo de hoteles asequibles con sede en Finlandia que expande sus operaciones a la región de la CEI. El compromiso se centró en sistemas financieros y operativos que abarcan múltiples entidades legales y propiedades hoteleras que operan bajo la marca Sokos.

Desafío de negocio

El desafío empresarial fue triple: primero, Sokos necesitaba procesos de ventas, finanzas y servicios de extremo a extremo que cumplieran con la legislación, los requisitos contables y fiscales rusos; segundo, los sistemas hoteleros clave (Opera PMS y Micros Material Control) debían integrarse estrechamente para garantizar una liquidación precisa de huéspedes, inventario y registro de ingresos; tercero, la empresa matriz requería estados financieros consolidados en IFRS, mientras que las entidades locales producían informes estatutarios rusos.

Operacionalmente, la huella heredada de Dynamics NAV limitaba la consolidación de múltiples entidades, tenía transferencias de datos manuales entre el PMS/POS y el ERP, y carecía de controles de tesorería automatizados para aprobaciones de pagos y pronósticos de flujo de efectivo. La conciliación de las liquidaciones de huéspedes y el uso del almacén era manual y propensa a errores, lo que aumentaba el tiempo del ciclo de fin de mes y el riesgo de incumplimiento con las declaraciones fiscales locales.

Por qué se eligió Dynamics 365

Dynamics 365 Finance & SCM fue seleccionado porque proporciona una ruta de actualización moderna y respaldada desde Dynamics NAV/BC, sólidas capacidades de múltiples libros mayores y múltiples monedas, y módulos nativos para finanzas, inventario y aprovisionamiento que satisfacen las necesidades de consolidación empresarial. Su extensibilidad y marco de integración permitieron a Awara IT construir conectores confiables a Opera y Micros mientras mantuvo los procesos financieros centrales dentro de un único sistema de registro.

Los criterios de selección adicionales incluyeron capacidades integradas de informes regulatorios globales, la capacidad de implementar flujos de trabajo de tesorería y aprobación de pagos, y el ecosistema de Microsoft (Azure, Power Platform) para integraciones seguras y aprobaciones automatizadas. Trabajar con Awara IT aseguró una implementación pragmática que equilibró el cumplimiento legal local para Rusia con los requisitos de informes IFRS del grupo Sokos.

Módulos implementados

• Contabilidad general y mapeo de planes de cuentas (local + IFRS)
• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Gestión de efectivo y bancos y tesorería (flujos de trabajo de aprobación)
• Gestión de inventario y procesos de almacén
• Aprovisionamiento y compra a pago
• Activos fijos y depreciación
• Consolidación de múltiples empresas e informes de entidades legales
• Informes regulatorios e informes estatutarios rusos
• Transacciones entre empresas y lógica de eliminación
• Informes / paneles financieros de Power BI

Integraciones

• Sistema de gestión de propiedades Opera (PMS) — folio de huéspedes y reservas
• Micros Material Control — movimientos de inventario y almacén
• Conectividad con bancos/pasarelas de pago para ejecuciones y aprobaciones de pagos
• Fuente de consolidación de la empresa matriz (módulo de transformación IFRS)
• Middleware basado en Azure (Logic Apps) para un enrutamiento de mensajes confiable
• Interfaces de exportación/declaración de impuestos locales para informes estatutarios

Localización y cumplimiento

Awara IT entregó la localización para cumplir con los requisitos contables y fiscales rusos, incluida una variante del plan de cuentas local, reglas de registro de IVA e impuestos, y formatos de informes estatutarios requeridos por las autoridades locales. La implementación incluyó etiquetas en ruso cuando fue necesario y plantillas de informes configurables para que los estados financieros obligatorios pudieran producirse directamente desde Dynamics 365.

Para conciliar la práctica local con los informes del grupo, Awara IT construyó una capa de transformación que asigna los resultados estatutarios rusos al plan de cuentas IFRS de la empresa matriz finlandesa y a la estructura de informes. La solución conservó los rastros de auditoría tanto para los informes estatutarios como para los consolidados y apoyó la cadencia de presentación requerida por las autoridades fiscales y contables rusas.

Valor de negocio

La implementación permitió a Sokos Hotels operar en Rusia con una columna vertebral financiera y de inventario conforme y auditable, al tiempo que se conservaban los estándares de informes a nivel de grupo. Las integraciones automatizadas de Opera y Micros eliminaron la mayoría de los registros y conciliaciones manuales, reduciendo sustancialmente las excepciones y acelerando el ciclo de fin de mes. Los flujos de trabajo de tesorería dieron a las finanzas el control sobre las aprobaciones de pagos y mejoraron la visibilidad del efectivo en todas las entidades.