Centralizando las finanzas y la contabilidad de proyectos con Dynamics 365 Finance & SCM

GHELAMCO eligió una implementación global de ERP para eliminar los procesos financieros fragmentados en sus actividades de construcción y desarrollo inmobiliario en Bélgica y Europa Occidental. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM para garantizar que todas las transacciones se capturen en un único libro mayor, lo que permite la presentación de informes legales y fiscales a partir de los datos del sistema y mejora el control en todos los proyectos, adquisiciones y finanzas.

La entrega se centró en la automatización y presentación de informes financieros profundos: captura estandarizada de transacciones, resultados automáticos de IVA y legales, contabilidad de proyectos integrada y análisis casi en tiempo real a través de Power BI. La plataforma consolidada redujo las conciliaciones manuales y acortó el cierre de fin de mes, brindando a la dirección financiera información oportuna y auditable para las decisiones operativas y de inversión.

Cliente / Industria / País

GHELAMCO es una empresa inversora y promotora inmobiliaria con sede en Bélgica que opera en Europa Occidental, realizando grandes proyectos de construcción y desarrollo de propiedades. La empresa gestiona finanzas complejas de múltiples empresas, seguimiento de costes de proyectos y ecosistemas de proveedores típicos del sector de la construcción.

Desafío de negocio

Antes del proyecto, GHELAMCO mantenía conjuntos de datos financieros dispersos y soluciones puntuales para el control de proyectos, adquisiciones e informes. Las transacciones se registraban en múltiples hojas de cálculo y sistemas heredados, lo que generaba registros contables manuales, duplicación de esfuerzos y atrasos en las conciliaciones. Este panorama fragmentado alargaba el cierre de fin de mes y retrasaba los informes financieros consolidados necesarios para la supervisión de los inversores y las declaraciones de impuestos.

Las necesidades específicas de la construcción amplificaron el desafío: la contabilidad de proyectos precisa y el reconocimiento de costes en desarrollos multifase, la liquidación oportuna de subcontratistas y los flujos de trabajo de compra a pago trazables eran inconsistentes. La empresa requería una base ERP donde cada transacción financiera fluyera a Dynamics 365 F&O para generar informes fiscales y financieros consolidados conformes directamente desde el sistema.

Por qué se eligió Dynamics 365

GHELAMCO seleccionó Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM porque proporciona un libro mayor único compatible con IFRS, contabilidad de proyectos nativa y soporte escalable de múltiples empresas adecuado para carteras de construcción y propiedades. La pila de tecnología de Microsoft (Dynamics F&O, Microsoft 365, Azure) coincidía con el entorno existente del cliente, lo que redujo la fricción de integración y aceleró la adopción.

Los criterios de selección adicionales incluyeron sólidas capacidades de informes de IVA y legales para Bélgica y jurisdicciones vecinas, un sólido ecosistema de proveedores para procesos de construcción y extensibilidad a través de Power Platform para informes personalizados y automatización de flujos de trabajo. Awara IT fue seleccionado como socio de implementación por su experiencia en Dynamics 365 y su trayectoria en la transformación de la contabilidad financiera y de proyectos en la región.

Módulos implementados

• Contabilidad general y finanzas avanzadas
• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Gestión de proyectos y contabilidad (cálculo de costes de proyectos)
• Supply Chain Management (Adquisiciones y Sourcing)
• Activos fijos y amortizaciones
• Gestión de caja y bancos
• Contabilidad de costes y previsión de proyectos
• Capa de informes: integración de Power BI

Integraciones

• Microsoft 365 (Teams, SharePoint) para gestión de documentos y colaboración
• Azure Active Directory para SSO y gestión de roles
• Power BI para paneles y análisis consolidados
• Centro bancario/de pagos para pagos electrónicos e importación de extractos bancarios
• Canales locales de facturación electrónica y declaración de IVA para Bélgica
• Captura de tiempo y gastos para la asignación de costes del proyecto (integración de hojas de horas)

Localización y cumplimiento

La implementación abordó los requisitos belgas y transfronterizos mediante la configuración de las reglas de contabilización del IVA, la configuración del comercio intracomunitario y las vistas del libro mayor legales necesarias para las presentaciones fiscales locales. Se aplicaron etiquetas multiidioma (holandés/francés/inglés) y roles de usuario para apoyar a los equipos financieros locales en todas las jurisdicciones.

Cuando fue necesario, Awara IT entregó informes de IVA localizados e interfaces de facturación electrónica para cumplir con las expectativas de contratación pública y presentación de informes de proveedores de Bélgica. La configuración priorizó las pistas auditables y conservó los documentos fuente en SharePoint para apoyar las auditorías e investigaciones fiscales locales.

Valor de negocio

La implementación proporcionó una única fuente de verdad para las finanzas y la contabilidad de proyectos en toda la cartera de desarrollo de GHELAMCO. La captura centralizada de transacciones eliminó los cuellos de botella de conciliación, produjo informes de IVA y legales auditables directamente desde el sistema y redujo el riesgo de cumplimiento. Los cierres más rápidos y los procesos estandarizados liberaron capacidad financiera para centrarse en análisis de valor añadido en lugar de la consolidación manual de datos.

Los gerentes de proyecto obtuvieron visibilidad oportuna de los costes y precisión en las previsiones, mejorando el ritmo de liquidación de subcontratistas y el control de adquisiciones. Los informes integrados a través de Power BI permitieron paneles ejecutivos para el flujo de caja, los márgenes del proyecto y la salud financiera consolidada, lo que apoyó las decisiones estratégicas sobre inversiones y asignación de capital.