Unilever agiliza la aprobación de descuentos con Dynamics 365 CRM

Unilever contrató a Awara IT para entregar una solución de Dynamics 365 CRM que automatiza el cálculo de descuentos, la aprobación y los flujos de trabajo de creación de pedidos en todos los canales minoristas. El proyecto abordó una gran cantidad de SKU y procesos de aprobación de varios departamentos para reducir el trabajo manual, eliminar descuentos incorrectos y proporcionar una trazabilidad completa.

Awara IT implementó los componentes de Dynamics 365 CRM y Power Platform para centralizar la lógica de descuentos para aproximadamente 70.000 posiciones de productos, permitir el trabajo simultáneo en 20 departamentos y generar pedidos de descuento en tiendas directamente desde el CRM. El resultado: aprobaciones más rápidas, menos errores de precios y una ejecución de descuentos coherente y auditable en Kazajistán e Inglaterra.

Cliente / Industria / País

Unilever es una empresa global de productos de cuidado personal que opera en mercados minoristas; este compromiso se centró en los equipos de Unilever en Kazajistán e Inglaterra, coordinando las operaciones regionales de descuento en aproximadamente 20 departamentos y miles de puntos de venta minoristas.

Desafío de negocio

El proceso de descuento de Unilever requería calcular tamaños de descuento variables para productos con fechas de vencimiento, aprobar las tarifas calculadas en 20 departamentos y producir pedidos para descuentos en la tienda. El catálogo cubría aproximadamente 70.000 posiciones, muchas con reglas de precios sensibles al tiempo vinculadas a la vida útil.

Los procesos estaban fragmentados: los equipos trabajaban con hojas de cálculo y correo electrónico, las aprobaciones eran secuenciales y no existía una pista de auditoría fiable para los cambios. Esto provocó una lenta preparación de documentos, descuentos incorrectos que llegaban a las tiendas y un mayor esfuerzo de conciliación entre las operaciones comerciales y las de la tienda. El cliente requería flujos de trabajo simultáneos en varios departamentos, una estricta separación de funciones y auditoría de cambios para reducir las pérdidas financieras y acelerar los descuentos en los lineales.

Por qué se eligió Dynamics 365

Unilever seleccionó Microsoft Dynamics 365 CRM porque proporciona una plataforma probada para procesos comerciales y de ventas con integración nativa al ecosistema de Power Platform y Microsoft 365. El modelo de entidad de Dynamics 365 y Dataverse permitieron a Awara IT centralizar las reglas de descuento mientras se mantenían los datos maestros del producto en 70.000 SKU.

Los criterios clave de selección incluyeron seguridad basada en roles, registros de cambios auditables, automatización de bajo código (Power Automate) para orquestar aprobaciones de varios departamentos y la capacidad de integrarse con los sistemas de inventario y de la tienda existentes. Como socio de Microsoft, Awara IT implementó Dynamics 365 para aprovechar estas capacidades y garantizar la mantenibilidad por parte de los equipos de TI regionales de Unilever.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Sales (CRM) core para la gestión de entidades comerciales y flujos de trabajo
• Dataverse para el almacenamiento centralizado de productos y reglas de descuento
• UI personalizada de Power Apps para la configuración de descuentos y el manejo de excepciones
• Power Automate workflows para aprobaciones multi-departamentales y generación de pedidos
• Seguridad basada en roles y auditoría (registros de auditoría de Dynamics 365)
• Power BI operational dashboards para aprobaciones, tasas de error y cumplimiento

Integraciones

• Importación de datos maestros/inventario (batch CSV y API) para incorporar ~70.000 SKU
• Integración del sistema de pedidos de la tienda (API/archivo plano) para crear pedidos de descuento
• Conectores de socios de POS/minoristas para actualizaciones de estado de pedidos
• Azure AD para SSO y gestión de roles
• Microsoft 365 (Teams y Outlook) para notificaciones de aprobación y colaboración
• Power Platform connectors para informes y automatización posteriores

Localización y cumplimiento

La solución incluyó la localización para Kazajistán y el Reino Unido: manejo de divisas (KZT y GBP), reglas de precios locales y consideraciones de IVA cuando correspondiera. La configuración de auditoría y retención se configuró para cumplir con los requisitos del GDPR del Reino Unido y las prácticas locales de mantenimiento de registros en Kazajistán. Las interfaces de usuario y la documentación se proporcionaron en inglés y ruso para satisfacer las necesidades lingüísticas regionales.

Valor de negocio

La implementación de Dynamics 365 CRM redujo la fricción operativa en la gestión de descuentos y disminuyó materialmente el riesgo de que precios incorrectos llegaran a las tiendas. Al centralizar las reglas y automatizar las aprobaciones, Unilever acortó los ciclos de preparación de documentos y aumentó el rendimiento de los pedidos de descuento sin aumentar el personal. La auditabilidad completa y la separación de funciones redujeron la exposición al cumplimiento y simplificaron la conciliación de fin de mes entre las operaciones comerciales y de la tienda.

Las ganancias operativas incluyeron un tiempo de descuento más rápido, menos cancelaciones por rebajas incorrectas y una plataforma escalable que se puede extender a líneas de productos y mercados adicionales en la región de Oriente Medio.