Automatización de la recepción de CV con Dynamics 365 CRM y Azure AI para BOLASHAK

BOLASHAK (AI), una empresa de subcontratación de personal con sede en Kazajistán, procesaba un gran volumen de currículos de candidatos a través de canales web, correo electrónico y búsqueda personal. La revisión manual y la entrada de datos creaban un cuello de botella en la contratación: perfiles de candidatos inconsistentes, lentitud en la selección y visibilidad limitada de la cartera de candidatos en su entorno de Dynamics 365 CRM. Se contrató a Awara IT para ofrecer una solución integrada que ingesta, reconoce y estructura automáticamente los datos del CV utilizando Azure AI y los asigna a Dynamics 365 CRM.

La implementación convirtió documentos no estructurados (Word, PDF, JPG, PNG) en registros de candidatos estructurados, lo que permite a los reclutadores filtrar, calificar e interactuar con los candidatos más rápidamente. Los resultados se centraron en mejoras operativas medibles: reducción del tiempo de selección por CV, mayor captura de datos estructurados, carteras de candidatos más claras y un proceso de ingesta auditable y seguro alineado con los requisitos de datos de Kazajistán. Awara IT lideró el diseño, la construcción y la integración como socio de implementación.

Cliente / Industria / País

BOLASHAK (AI) es una empresa de servicios profesionales especializada en la subcontratación de personal, que opera desde Kazajistán con actividad de contratación en la región de Medio Oriente. La firma gestiona miles de currículos de candidatos de múltiples canales y apoya colocaciones regionales para clientes corporativos.

Desafío de negocio

BOLASHAK recibía CV en múltiples formatos y a través de múltiples canales (cargas de sitios web, correos electrónicos y búsqueda personal). Los reclutadores dedicaban una cantidad significativa de tiempo a abrir, leer e introducir manualmente los datos de los candidatos en Dynamics 365 CRM, creando registros inconsistentes y retrasos que reducían la velocidad de calificación y divulgación.

Los puntos débiles clave eran: baja captura de datos estructurados de los CV, gran esfuerzo manual para tareas de análisis rutinarias, lento tiempo de cobertura para puestos urgentes y poca visibilidad de las carteras de candidatos dentro de Dynamics 365. El proceso de admisión fragmentado también dificultaba la aplicación de reglas de selección coherentes y el mantenimiento de un rastro auditable para el cumplimiento.

Por qué se eligió Dynamics 365

Se eligió Dynamics 365 CRM como el sistema canónico de relación con los candidatos porque BOLASHAK ya utilizaba la plataforma de Microsoft y requería una plataforma central y segura para perfiles de candidatos, actividades e informes de cartera. Dynamics 365 proporciona seguridad basada en roles, entidades configurables e informes que se alinean con los flujos de trabajo de reclutamiento y las operaciones de RRHH.

Se seleccionó Azure AI para manejar la ingesta de documentos y la extracción de entidades debido a sus robustas capacidades de OCR y Form Recognizer y su potencial de integración nativa con Dynamics 365 a través de Dataverse y Power Platform. Awara IT recomendó la arquitectura centrada en Microsoft para minimizar la sobrecarga de integración, reducir el área de superficie de seguridad y garantizar la extensibilidad para futuras automatizaciones y análisis.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Customer Engagement (clientes potenciales/contactos/actividades personalizados para reclutamiento)
• Azure Cognitive Services: Form Recognizer + OCR para el análisis de CV
• Microsoft Dataverse como almacén canónico de datos de candidatos
• Flujos de Power Automate para la ingesta, validación y enriquecimiento
• Azure Functions para el procesamiento y la orquestación de archivos
• Panel de Power Apps de admisión de candidatos para reclutadores
• Seguridad basada en roles y registro de auditoría (Dynamics 365 / Azure AD)

Integraciones

• Punto de conexión de carga de archivos del sitio web (punto de conexión HTTP → Blob storage)
• Ingesta de correo electrónico corporativo (buzón compartido de Office 365 → Azure Function)
• Cargas manuales de búsqueda personal (SFTP y portal)
• Microsoft 365 / Outlook (seguimiento de actividades y notificaciones)
• Azure Blob Storage para documentos y artefactos originales
• Informes de RRHH a través de informes de Dynamics 365 y Power BI (planificado)

Localización y cumplimiento

La solución se implementó teniendo en cuenta las consideraciones de protección de datos de Kazajistán. Los datos personales sensibles extraídos de los currículos se almacenan en Dynamics 365/Dataverse con cifrado a nivel de campo y acceso restringido por roles de Azure AD. Se añadieron banderas de retención de documentos y consentimiento a los registros de candidatos para apoyar la auditabilidad. Cuando fue necesario, se configuraron controles de residencia de datos y exportación para utilizar las regiones de Azure conformes más cercanas y para minimizar las transferencias transfronterizas de acuerdo con las regulaciones locales.

Valor de negocio

Al automatizar la ingesta y extracción de CV, BOLASHAK redujo el trabajo manual repetitivo y cambió el esfuerzo de los reclutadores hacia el compromiso y la calificación de los candidatos. Los datos estructurados de mayor calidad en Dynamics 365 permitieron una búsqueda más rápida, reglas de selección consistentes y una mejor elaboración de informes sobre la cartera de candidatos. La automatización también redujo el riesgo operativo relacionado con el manejo manual de datos personales y produjo un rastro de admisión auditable.

La arquitectura combinada de Dynamics 365 + Azure AI proporciona una base escalable para futuras mejoras, incluyendo la puntuación automatizada de candidatos, paneles de Power BI para métricas de contratación y una integración más estrecha con los procesos de colocación y facturación, lo que permite a BOLASHAK aumentar la velocidad de colocación manteniendo el cumplimiento en Kazajistán y la región.