Prysmian Group: Dynamics 365 CRM para Adquisiciones Centralizadas en Italia

Prysmian Group contrató a Awara IT para estandarizar y automatizar los flujos de solicitudes de adquisición en 17 entidades legales en Italia. El objetivo era conectar a los solicitantes del sitio de producción con los compradores centralizados, hacer cumplir los controles presupuestarios al momento de la solicitud y proporcionar visibilidad en tiempo real de las entregas y el inventario para reducir el riesgo de producción.

Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 CRM como la capa de solicitud y aprobación de adquisiciones, integrándolo con el ERP local de Prysmian y Microsoft 365. La solución acortó los ciclos de aprobación, redujo las compras de emergencia y proporcionó a las partes interesadas CIO/CFO paneles consolidados para el cumplimiento del presupuesto y el rendimiento del proveedor.

Cliente / Industria / País

Prysmian Group es un fabricante mundial especializado en la producción de cables eléctricos. Este compromiso abarcó las operaciones italianas de Prysmian en 17 entidades legales (región de Europa Occidental), centrándose en los flujos de trabajo de ventas/CRM y adquisiciones que respaldan múltiples sitios de producción.

Desafío de negocio

La adquisición a nivel de sitio estaba fragmentada: los gerentes de producción presentaban las necesidades de compra a través de canales informales, los compradores gestionaban las solicitudes en diferentes formatos y las aprobaciones eran manuales. Esto generaba largos plazos de entrega para adquirir materiales, frecuentes pedidos de emergencia y un riesgo considerable de tiempo de inactividad de producción debido a la falta de artículos.

El control presupuestario también era inconsistente. Cuando una solicitud de compra excedía el presupuesto asignado, no había una puerta automatizada que requiriera una ruta de aprobación adicional, por lo que los equipos de finanzas y compras tenían que dedicar tiempo a conciliar los sobregastos. Con 17 entidades legales, la visibilidad consolidada de las solicitudes de compra, los pedidos abiertos y el rendimiento de entrega de los proveedores era limitada.

Por qué se eligió Dynamics 365

Prysmian requería una solución que pudiera implementarse rápidamente, integrarse estrechamente con Microsoft 365 y el ERP local existente, y proporcionar flujos de trabajo y controles de seguridad robustos. Dynamics 365 CRM satisfizo esas necesidades: admite flujos de trabajo de aprobación configurables, se ejecuta en la pila de Microsoft para una integración perfecta de SSO y Outlook, y proporciona entidades y seguridad basada en roles adecuados para organizaciones multi-entidad.

Awara IT recomendó Dynamics 365 CRM aumentado con la automatización de Power Platform y la integración de Azure porque permitía que las solicitudes de adquisición se manejaran en una sola aplicación auditable, delegando la contabilización financiera, el manejo del IVA y el cumplimiento de facturas al ERP local establecido. Este enfoque minimizó los cambios en los procesos contables centrales al tiempo que centralizaba la gobernanza de las adquisiciones.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Sales/CRM — configurado para la creación de solicitudes de adquisición, enrutamiento de aprobación y listas de trabajo de compradores
• Power Automate — flujos de aprobación en varias etapas, comprobaciones de presupuesto y notificaciones por correo electrónico/móvil
• Power BI — paneles consolidados para CFO/CIO que muestran el gasto, los pedidos abiertos, las aprobaciones y los SLA de los proveedores
• Azure Logic Apps / Capa de integración — sincronización en tiempo real de pedidos aprobados, estado del inventario y actualizaciones de entrega con el ERP local
• Azure Active Directory / Integración con Microsoft 365 — SSO, aprobaciones impulsadas por Outlook y historial de auditoría

Integraciones

• ERP local (17 entidades legales) — creación de órdenes de compra, validación de presupuesto, cotejo de facturas y traspaso de IVA/facturación electrónica
• Sistemas de inventario/almacén — niveles de stock y estado de reserva para evitar desabastecimientos
• Canales de comunicación con proveedores — notificaciones por correo electrónico y referencias a portales de proveedores para confirmaciones
• Azure AD / Microsoft 365 — inicio de sesión único y mensajes accionables de Outlook para aprobadores
• Conectores de Power Platform / Azure Logic Apps — middleware para un intercambio de mensajes fiable y reintentos

Localización y cumplimiento

La implementación respetó los requisitos operativos y regulatorios italianos al mantener la responsabilidad de la contabilización fiscal, el cálculo del IVA y la facturación electrónica (FatturaPA) dentro del ERP local. Dynamics 365 CRM manejó la gobernanza de las adquisiciones, las aprobaciones y los metadatos, mientras que la capa de integración aseguró que los pedidos y documentos de proveedores aprobados se formatearan y enrutaran al ERP para un procesamiento fiscal conforme. Todas las interfaces de usuario y comunicaciones se entregaron en italiano cuando fue necesario, y el diseño de la solución tuvo en cuenta la residencia de datos y los controles GDPR aplicables a Italia y la UE.

Valor de negocio

La centralización de las solicitudes de adquisición en Dynamics 365 CRM eliminó las transferencias manuales y estableció puertas de presupuesto automatizadas para que los compradores solo recibieran solicitudes validadas. Esto redujo las compras de emergencia y acortó el tiempo para satisfacer las solicitudes estándar. La integración con el ERP local preservó el cumplimiento fiscal al tiempo que proporcionó una única fuente de verdad para el estado de la solicitud y el cumplimiento de PO.

Para los interesados CIO y CFO, el proyecto entregó un valor operativo inmediato: reducción medible del riesgo de tiempo de inactividad, mejor control sobre el cumplimiento del presupuesto en 17 entidades legales y paneles de gestión que respaldan las revisiones mensuales de gobernanza y la gestión del rendimiento de los proveedores.