BELMONT TRADING: Dynamics 365 CRM centraliza los datos de clientes y las interacciones de adquisiciones

BELMONT TRADING ofrece soluciones sostenibles de reutilización y reciclaje en EE. UU. y Colombia. Antes del proyecto, los detalles de contacto críticos de los clientes y la correspondencia se encontraban en los buzones personales de los empleados, creando una base de conocimiento frágil que llevó a la pérdida de relaciones cada vez que el personal cambiaba de rol o dejaba la empresa.

Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 CRM para centralizar contactos, capturar correspondencia automáticamente y agregar visibilidad basada en roles para los equipos de adquisiciones y ventas. El resultado fue un menor número de contactos perdidos, tiempos de respuesta más rápidos, una mejora medible en las tasas de éxito y una única fuente de verdad para las interacciones con los clientes en ambos países.

Cliente / Industria / País

BELMONT TRADING es una empresa de mercado medio en fabricación discreta enfocada en soluciones sostenibles de reutilización y reciclaje, operando comercialmente en EE. UU. y Colombia. Sus equipos de adquisiciones y ventas gestionan cuentas industriales en ambas geografías.

Desafío de negocio

La información de contacto clave y la correspondencia con los clientes estaban aisladas en cuentas de correo electrónico personales. Cuando los empleados cambiaban de rol o se iban, las relaciones y el historial se iban con ellos. Esto creó repetidas lagunas en los puntos de contacto con los clientes, retrasos en el seguimiento y negociaciones de adquisiciones inconsistentes.

Operativamente, la empresa carecía de un proceso estandarizado para capturar las comunicaciones entrantes y salientes, no tenía un repositorio centralizado para las cotizaciones y el historial de contratos, y no existía un registro de auditoría claro para las decisiones de adquisiciones. Los líderes de ventas y adquisiciones no podían informar de manera confiable sobre el estado de las oportunidades ni atribuir las victorias a las actividades de divulgación. La expansión en Colombia aumentó la urgencia de estandarizar los procesos y proporcionar acceso bilingüe a los registros de los clientes.

Por qué se eligió Dynamics 365

BELMONT TRADING ya utilizaba Microsoft 365 y tenía una presencia existente de Dynamics 365 Sales en algunas partes de la organización, lo que hizo de Dynamics 365 CRM la elección práctica: ofrecía integración nativa con Outlook y Azure AD, sincronización del lado del servidor y capacidades listas para usar para capturar contactos y correos electrónicos de forma segura.

Los criterios de selección priorizaron la integración perfecta de Microsoft 365, la seguridad basada en roles, el soporte de interfaz de usuario bilingüe para inglés y español, y la extensibilidad a través de Power Platform para una automatización e informes posteriores. Awara IT fue seleccionado como socio de implementación por su experiencia en Dynamics 365 Customer Engagement y su capacidad para entregar migraciones y gobernanza para fabricantes de mercado medio.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Sales (CRM principal: contactos, cuentas, oportunidades)
• Dynamics 365 Customer Service (seguimiento de casos e interacciones)
• Flujos de Power Automate para la captura automatizada de correos electrónicos y archivos adjuntos
• SharePoint Online para la gestión de documentos y el almacenamiento de contratos
• Paneles de Power BI de ventas y adquisiciones
• Azure AD SSO y acceso condicional

Integraciones

• Sincronización del lado del servidor de Exchange/Outlook y captura de buzón
• Microsoft Teams para colaboración integrada
• SharePoint Online para almacenamiento y versionado de documentos
• Azure Active Directory para identidad y acceso basado en roles
• Integración ERP a través de REST API para visibilidad del pedido de adquisición
• Power BI para informes consolidados

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó configuración bilingüe (inglés/español) y listas de selección localizadas para códigos de adquisición específicos de cada país. El manejo y la retención de datos se alinearon con la guía de protección de datos colombiana (Habeas Data / Ley 1581) y las expectativas de privacidad de EE. UU. para datos comerciales. Los registros de clientes se almacenaron en Microsoft Azure con controles configurados para respetar las políticas de acceso regional y la retención legal cuando fuera necesario para los registros de adquisición.

Valor de negocio

La centralización de los datos de los clientes en Dynamics 365 CRM eliminó un punto único de fallo crítico: el correo electrónico personal. Los equipos de adquisiciones y ventas ahora tienen un registro fiable de interacciones, cotizaciones e historial de contratos, lo que redujo las relaciones perdidas y aceleró el cierre de acuerdos. La captura automatizada de correos electrónicos y archivos adjuntos redujo la entrada manual de datos y mejoró el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes.

El proyecto generó mejoras operativas medibles (mayores tasas de éxito, tiempos de ciclo más rápidos y una centralización de contactos casi completa) al tiempo que proporcionó una plataforma para la automatización futura (aprobaciones de adquisiciones, cuadros de mando de proveedores) y análisis más profundos a través de Power BI. Los líderes obtuvieron un registro de auditoría coherente para las decisiones de adquisiciones y mejoraron la colaboración transfronteriza entre los equipos de EE. UU. y Colombia.