Dynamics 365 CRM reduce el riesgo de licitaciones para Frontier International

Frontier International, un proveedor de soluciones de alta tecnología para el sector del petróleo y gas, se enfrentaba a repetidas pérdidas de licitaciones y retrasos operativos porque los equipos de ventas y de campo carecían de una única fuente de verdad para las oportunidades, documentos y cronogramas de recursos. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 CRM con Field Service para centralizar la gestión de licitaciones, automatizar aprobaciones y coordinar los recursos de campo en Azerbaiyán, Serbia, Arabia Saudita, los EAU y EE. UU.

La solución redujo el tiempo de preparación de ofertas comerciales, disminuyó las tasas de pedidos incorrectos y acortó los ciclos de implementación de equipos al permitir la asignación de recursos basada en datos y la ejecución de campo habilitada para dispositivos móviles. Como socio de implementación, Awara IT entregó una arquitectura integrada de Dynamics 365 y Microsoft 365 que mejoró la precisión de los pronósticos, eliminó la mayoría de los plazos incumplidos y proporcionó a la gerencia paneles de control accionables para la mejora continua del rendimiento de licitaciones y servicios.

Cliente / Industria / País

Frontier International es un proveedor mediano de equipos y servicios de alta tecnología para el sector del petróleo y gas que opera en Azerbaiyán, Serbia, Arabia Saudita, los EAU y EE. UU. La empresa participa en licitaciones comerciales (tamaño promedio ≈ $2.5M) y combina equipos de ventas, ingeniería y servicio de campo para entregar equipos e instalaciones en sitio en múltiples entornos regulatorios.

Desafío de negocio

Los procesos de ventas y entrega de Frontier estaban distribuidos entre equipos regionales y dependían de listas de verificación manuales, calendarios personales e hilos de correo electrónico para cumplir con los requisitos de presentación de licitaciones. Las acciones perdidas o tardías en los documentos de licitación eran una causa recurrente de oportunidades perdidas. El equipo de ventas carecía de plantillas estandarizadas, documentación versionada y recordatorios automáticos, lo que aumentaba el tiempo requerido para producir ofertas comerciales conformes.

En cuanto a la entrega, los pedidos incorrectos o incompletos y la programación subóptima de técnicos extendían los plazos de implementación de equipos. Las cuadrillas de campo trabajaban con visibilidad limitada del inventario de piezas de repuesto y los historiales de trabajo, lo que provocaba reprocesos y mayores costos logísticos. El panorama de IT incluía Microsoft 365 e instancias separadas de Dynamics para Sales y Field Service, pero las integraciones y los flujos de trabajo automatizados eran limitados, por lo que la coordinación multifuncional y la previsión seguían siendo débiles.

Por qué se eligió Dynamics 365

Frontier ya utilizaba Microsoft 365 y tenía Dynamics 365 Sales y Field Service en su panorama de IT, lo que convertía a Dynamics 365 en la plataforma lógica para unificar la gestión de licitaciones, el seguimiento de oportunidades y la ejecución en campo. Dynamics 365 ofrecía capacidades nativas para flujos de trabajo de oportunidades, gestión de documentos (a través de SharePoint), offline móvil para técnicos y programación de recursos, todo ello importante para licitaciones de alto valor y con plazos ajustados en el sector energético.

Awara IT fue seleccionada para implementar Dynamics 365 CRM debido a su experiencia práctica con el sector de Energía/Minería y su capacidad para diseñar un despliegue por fases que priorizara el cumplimiento de las licitaciones, las aprobaciones automatizadas y la optimización del servicio de campo. El uso de Power Platform para la automatización y Power BI para los informes permitió que el proyecto ofreciera resultados comerciales medibles con una mínima interrupción de las operaciones diarias.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Sales — Ciclo de vida de oportunidades y licitaciones, plantillas, recordatorios automatizados
• Dynamics 365 Field Service — Órdenes de trabajo, programación, offline móvil, inventario en sitio
• Power Automate — Flujos de trabajo de aprobación de licitaciones, validación de pedidos y notificaciones
• Power BI — Paneles ejecutivos para pipeline, estado de licitaciones y KPI de campo
• SharePoint integration — Almacenamiento de documentos de licitación versionados y control de acceso
• Azure AD SSO & Conditional Access — Identidad y seguridad centralizadas
• Custom API connector — Integración con los sistemas de compras/ERP del cliente

Integraciones

• Microsoft 365 (Outlook/Exchange) para la sincronización de correo electrónico y calendario rastreados
• SharePoint para el almacenamiento de documentos y control de versiones de documentos de licitación
• Sistema ERP/de compras del cliente a través de API para la validación de pedidos y disponibilidad de piezas
• Azure Active Directory para SSO y acceso basado en roles
• Sincronización de dispositivos móviles y GPS para el seguimiento de técnicos de campo
• Portales locales de licitación electrónica (API/SFTP) para el empaquetado automatizado de presentaciones

Localización y cumplimiento

La implementación abordó los requisitos regionales en Azerbaiyán, Serbia, Arabia Saudita, los EAU y EE. UU. Se configuraron paquetes de idiomas, zonas horarias locales y formatos de dirección regionales cuando fue necesario. Las plantillas de documentos y los paquetes de presentación de licitaciones se adaptaron para cumplir con las normas de licitación locales y los estándares de documentación de adquisiciones.

Las consideraciones de residencia de datos y cumplimiento se manejaron mediante la selección de la región de Azure y las políticas de acceso condicional; la información confidencial controlada por la exportación y los documentos contractuales se restringieron mediante permisos basados en roles. Los procesos de servicio de campo se configuraron para cumplir con los requisitos locales de seguridad y de informes en el sitio en cada país operativo.

Valor de negocio

Al centralizar los flujos de trabajo de licitaciones y unificar los datos de ventas y servicio de campo en Dynamics 365, Frontier International redujo el riesgo operativo en la presentación de licitaciones y mejoró la velocidad y precisión de las ofertas. La automatización de las rutas de aprobación y las plantillas de licitación estandarizadas eliminaron gran parte del error humano que antes causaba plazos incumplidos y oportunidades perdidas.

En cuanto a la entrega, la programación integrada, la visibilidad de las piezas y las órdenes de trabajo móviles redujeron el retrabajo en el sitio y acortaron los ciclos de implementación, lo que permitió un tiempo de generación de ingresos más rápido para las licitaciones ganadas. La gerencia ahora cuenta con un único conjunto de paneles de control para el pipeline, el cumplimiento de las licitaciones y las operaciones de campo, lo que respalda mejores decisiones y una asignación más eficiente de los escasos recursos técnicos.