Implementación de Dynamics 365 CRM para Freedom Sapagat

Freedom Sapagat, una organización benéfica con sede en Kazajistán que trabaja en estrecha colaboración con partes interesadas en el sector de Banca y Seguros, necesitaba un sistema único para rastrear iniciativas benéficas, patrocinadores y actividades de donantes. La organización operaba con hojas de cálculo, listas de partes interesadas aisladas y procesos manuales de informes que restringían la transparencia y la conciliación financiera oportuna.

Awara IT entregó una implementación estructurada de Microsoft Dynamics 365 CRM para centralizar los registros de patrocinadores y donantes, automatizar los reconocimientos y estandarizar los informes de campañas. El proyecto enfatizó la seguridad de los datos, el acceso basado en roles y la integración con Microsoft 365 para reducir el esfuerzo manual y acortar los ciclos de informes de fin de mes, lo que permite a los líderes de programas y equipos financieros tomar decisiones más rápidas y auditables.

Cliente / Industria / País

Freedom Sapagat es una organización benéfica de Kazajistán que involucra a patrocinadores corporativos y donantes individuales, a menudo colaborando con socios en el ámbito de Banca y Seguros. La organización opera a nivel nacional y realiza campañas de recaudación de fondos recurrentes e iniciativas a nivel de programa que requieren un seguimiento transparente y una elaboración de informes preparada para la regulación.

Desafío de negocio

Freedom Sapagat dependía de hojas de cálculo, bases de datos ad hoc y correos electrónicos para coordinar patrocinadores, donaciones y actividades de programas. Los registros de donantes estaban duplicados entre los equipos, los resultados de las campañas se informaban de manera inconsistente y los reconocimientos a los patrocinadores a menudo se retrasaban. Estas deficiencias generaron fricción con los socios corporativos y dificultaron la conciliación de fondos con los presupuestos de los programas.

Los equipos de finanzas y programas carecían de una fuente única para los datos de patrocinadores conciliados y la documentación de prueba de impacto requerida para auditorías e informes de socios. La ausencia de flujos de trabajo automatizados significaba que el personal dedicaba un tiempo considerable a reconocimientos manuales, seguimientos de pagos y recopilación de informes para reguladores y donantes, lo que aumentaba el riesgo de errores y retrasaba la toma de decisiones.

Por qué se eligió Dynamics 365

Freedom Sapagat ya utilizaba herramientas de Microsoft en partes de su organización, por lo que Dynamics 365 CRM fue una elección lógica por su compatibilidad con Microsoft 365 y el inicio de sesión único de Azure AD. Dynamics 365 ofrecía la capacidad de modelar las relaciones con patrocinadores y donantes, rastrear las actividades de la campaña y crear vistas basadas en roles para los equipos de programa, recaudación de fondos y finanzas sin reemplazar la pila existente de Microsoft.

Awara IT recomendó Dynamics 365 porque admite una configuración rápida para casos de uso sin fines de lucro, se integra con Power Platform para la automatización de flujos de trabajo y Power BI para informes consolidados, y proporciona la seguridad y la auditoría de nivel empresarial necesarias para los controles financieros de las organizaciones benéficas. La solución minimizó el código personalizado, redujo el riesgo de mantenimiento a largo plazo y permitió al cliente aprovechar las funciones de cumplimiento en la nube de Microsoft.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Sales / Core CRM (personalizado para la gestión de donantes y patrocinadores)
• Dynamics 365 Customer Service (gestión de casos para solicitudes de patrocinadores)
• Listas de campaña y marketing (segmentación de donantes y seguimiento de campañas)
• Flujos de trabajo de Power Automate (reconocimientos, recordatorios de renovación, aprobaciones)
• Informes de Power BI (paneles de donantes, campañas y finanzas)
• Integración con SharePoint para la gestión de documentos (acuerdos, recibos)

Integraciones

• Microsoft 365 (correo de Exchange, SSO de Azure AD, biblioteca de documentos de SharePoint)
• API de pasarela de pago para confirmaciones de donaciones
• Importación de extractos bancarios (conciliación basada en archivos)
• Sistema de contabilidad local (archivos de contabilización exportados / CSV)
• Proveedor de SMTP/SMS para comunicaciones con donantes
• Conexiones de conjuntos de datos de Power BI para análisis consolidados

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó soporte multilingüe (ruso y kazajo) en formularios y plantillas, y plantillas para recibos de donantes y acuerdos de patrocinio para alinearse con las expectativas de informes locales. Awara IT configuró pistas de auditoría, controles de acceso basados en roles y configuraciones de cifrado de datos consistentes con las mejores prácticas de seguridad en la nube de Microsoft para abordar los requisitos de cumplimiento de la organización benéfica en materia de transparencia financiera.

Se prepararon plantillas de informes para admitir los formatos de divulgación requeridos por los reguladores y los donantes utilizados en Kazajistán. Cuando fue necesario, las exportaciones y conciliaciones de datos se estructuraron para cumplir con los flujos de trabajo de contabilidad locales del cliente sin modificar su sistema financiero existente.

Valor de negocio

Al implementar Dynamics 365 CRM, Freedom Sapagat obtuvo un sistema unificado para la gestión de patrocinadores y el seguimiento de campañas que redujo el esfuerzo manual y mejoró la precisión de los registros de donantes. Los equipos de finanzas y programas ahora acceden a paneles compartidos que concilian los ingresos por patrocinio con los gastos del programa, acelerando los flujos de trabajo de fin de mes y mejorando la preparación para auditorías.

Operativamente, los reconocimientos automatizados y los recordatorios de renovación fortalecieron las relaciones con los patrocinadores, mientras que las plantillas de campaña estandarizadas permitieron a la organización escalar las actividades de recaudación de fondos con menos recursos. La plataforma también proporcionó una base para futuras mejoras, como una integración contable más ajustada o análisis expandidos, sin requerir una reimplementación completa.