Implementación de Dynamics 365 Business Central para BUYK

BUYK contrató a Awara IT para implementar Microsoft Dynamics 365 Business Central con el fin de reemplazar los procesos financieros y operativos fragmentados y establecer una fuente de verdad única y auditable para las operaciones financieras, de adquisiciones, ventas y almacén. El proyecto se centró en trasladar a BUYK de hojas de cálculo manuales y soluciones puntuales a un ERP en la nube consolidado que respalda las operaciones minoristas de "Backed Delivery" en múltiples ubicaciones de EE. UU.

Awara IT implementó una solución Business Central con módulos de finanzas, adquisiciones, inventario y almacén, integraciones con canales POS y de comercio electrónico, e informes de Power BI. El resultado fue un cierre de fin de mes más rápido, un proceso de compra a pago optimizado, una mayor precisión del inventario y reportes de gestión en tiempo real que respaldan la toma de decisiones del CFO y el CIO para el crecimiento y el cumplimiento en los EE. UU.

Cliente / Industria / País

BUYK es una empresa minorista con sede en EE. UU. que se especializa en Backed Delivery, un modelo minorista donde la empresa se encarga de los servicios de cumplimiento y entrega de pedidos. BUYK opera a escala de mercado medio en múltiples ubicaciones de EE. UU. y requería una columna vertebral financiera y operativa de nivel empresarial para respaldar su expansión.

Desafío de negocio

Antes del compromiso, BUYK dependía de una combinación de sistemas de contabilidad heredados, hojas de cálculo y herramientas operativas aisladas que producían datos inconsistentes y retrasaban el cierre financiero. Finanzas carecía de informes confiables y oportunos para la previsión del flujo de caja, la elaboración de presupuestos y el cumplimiento normativo. Las adquisiciones y compras eran en gran medida manuales: los pedidos de compra se generaban y rastreaban en hojas de cálculo, lo que generaba largos ciclos y poca visibilidad del gasto comprometido.

Los controles de almacén e inventario estaban desconectados de las finanzas, lo que generaba discrepancias de stock y altos costos de mantenimiento. El equipo de liderazgo necesitaba un sistema de informes de gestión financiera y de TI confiable y actualizado para respaldar las decisiones ejecutivas y escalar las operaciones sin agregar una dotación de personal desproporcionada o una infraestructura personalizada.

Por qué se eligió Dynamics 365

Business Central fue seleccionado porque se adapta a las necesidades minoristas del mercado medio con capacidades integradas de finanzas, adquisiciones, inventario y almacén, al tiempo que ofrece entrega SaaS en Microsoft Azure para un menor costo de infraestructura. Sus puntos de integración nativos con Microsoft 365 y Power Platform permitieron a BUYK estandarizar una única pila de Microsoft para la productividad y los informes del usuario final.

Awara IT fue seleccionada como socio de implementación por su experiencia en la migración de clientes de Dynamics NAV/BC a Business Central, sus implementaciones minoristas prácticas y su historial de integración de plataformas POS y de comercio electrónico. La asociación priorizó una implementación pragmática y por fases para reducir las interrupciones comerciales y ofrecer mejoras financieras y operativas medibles rápidamente.

Módulos implementados

• Gestión financiera (contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar)
• Adquisiciones y Sourcing (órdenes de compra, gestión de proveedores)
• Gestión de inventario y almacén (seguimiento de artículos, ubicaciones de almacén, transferencias)
• Gestión de pedidos de ventas (pedidos de ventas, devoluciones, precios)
• Presupuesto y previsión de flujo de caja
• Informes y BI (informes y paneles de Power BI)
• Automatización de Power Platform (flujos de Power Automate para aprobaciones)

Integraciones

• Integración del sistema de punto de venta (POS) a través de API para el registro de ventas en tiempo real
• Plataforma de comercio electrónico (sincronización de pedidos e inventario)
• Conectores de fuentes bancarias y pasarela de pago
• Microsoft 365 (Outlook, integración de Excel) y Azure AD
• Power BI para paneles operativos y financieros consolidados

Localización y cumplimiento

La implementación se configuró con la localización de EE. UU. para impuestos e informes: configuración de impuestos sobre las ventas a nivel estatal, configuración de registro de impuestos sobre las ventas y soporte para el plan de cuentas US GAAP. Awara IT configuró las jurisdicciones fiscales, automatizó los cálculos de impuestos utilizando el motor de impuestos sobre las ventas de Business Central y habilitó las pistas de auditoría y la presentación de informes electrónicos cuando fue necesario. Se implementaron flujos de trabajo de informes de fin de año y de proveedores (incluido el soporte para la preparación de 1099) para alinearse con los requisitos legales comunes de EE. UU.

Valor de negocio

La implementación de Business Central proporcionó a BUYK una plataforma única, auditable, de finanzas y operaciones que redujo el trabajo manual y mejoró la oportunidad de la información de nivel de decisión. Un cierre de fin de mes más rápido y una generación de informes bajo demanda mejoraron la visibilidad del CFO sobre el flujo de caja y los márgenes; los flujos de trabajo estandarizados de adquisición redujeron el tiempo del ciclo de PO y mejoraron el control del gasto. La estandarización de los procesos de almacén y la integración con los canales de ventas redujeron las variaciones de stock y mejoraron la fiabilidad del cumplimiento de pedidos.

Operacionalmente, la solución redujo el riesgo de errores de cumplimiento, disminuyó la necesidad de tareas de conciliación ad-hoc y estableció una base escalable para futuras expansiones funcionales, como almacenes avanzados o consolidación multi-entidad a medida que BUYK crece en los EE. UU.