Daniel Wellington: Implementación de Dynamics 365 Business Central en Suecia

Daniel Wellington contrató a Awara IT para ampliar y localizar su entorno Dynamics 365 Business Central existente con el fin de facilitar aperturas de tiendas más rápidas, informes fiscales automatizados y análisis de ventas consolidados por tienda. El proyecto se centró en eliminar tareas manuales en la elaboración de informes de IVA y la contabilidad de importaciones, aumentar la visibilidad del inventario en almacenes y tiendas, y entregar informes de ventas unificados a nivel de caja y almacén para que el negocio pudiera escalar las aperturas minoristas en Suecia y Europa Occidental.

Awara IT implementó un despliegue específico de Business Central que combinó módulos de finanzas y cadena de suministro con la generación personalizada de XML de IVA, el manejo automatizado de aduanas e importaciones, y análisis de tiendas impulsados por Power BI. El resultado fue una única fuente de verdad para la contabilidad y las operaciones, una reducción del esfuerzo a fin de mes y la capacidad operativa para incorporar y configurar una nueva tienda minorista en minutos en lugar de días.

Cliente / Industria / País

Daniel Wellington es una empresa de relojes con sede en Suecia que opera tiendas minoristas y canales de comercio electrónico en Europa Occidental. El cliente requería una solución Dynamics 365 capaz de soportar operaciones de punto de venta minorista, inventario multialmacén y requisitos fiscales y aduaneros suecos localizados.

Desafío de negocio

El principal detonante del compromiso fue un objetivo operativo para que las aperturas de nuevas tiendas fueran rápidas y de bajo riesgo; el objetivo interno era reducir la incorporación de tiendas a minutos. Los procesos existentes requerían múltiples traspasos manuales entre operaciones minoristas, finanzas y aduanas, lo que prolongaba el tiempo de configuración de las nuevas ubicaciones e introducía lagunas de conciliación.

Los puntos débiles específicos incluían la elaboración manual de informes de IVA y la ausencia de presentaciones basadas en XML requeridas por las autoridades fiscales suecas, el cálculo manual del impuesto sobre ganancias e inmuebles, la contabilidad laboriosa para bienes importados y declaraciones de aduanas, la visibilidad limitada de la circulación de mercancías entre almacenes y tiendas, y la lenta agregación de informes de ventas por almacén, caja y tienda. Estos problemas aumentaban los ciclos de cierre, elevaban el riesgo de cumplimiento y restringían la expansión minorista.

Por qué se eligió Dynamics 365

Daniel Wellington ya utilizaba Dynamics 365 Business Central en su entorno de TI y decidió profundizar esa inversión porque Business Central ofrece finanzas integradas, cadena de suministro y gestión de inventario amigable para el comercio minorista en un único ERP. La extensibilidad del producto y el alojamiento en Azure permitieron a Awara IT ofrecer una funcionalidad VAT-XML a medida e integraciones aduaneras sin duplicar los sistemas transaccionales.

Los criterios de selección también incluyeron la capacidad de integración con POS y canales de comercio electrónico, soporte nativo para flujos de trabajo financieros y fiscales requeridos por las autoridades suecas, y la capacidad de producir análisis casi en tiempo real utilizando Microsoft Power Platform y Power BI. El historial de Awara IT con Business Central en proyectos minoristas y de localización fue un factor decisivo para ejecutar una implementación rápida y conforme.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Business Central — Finanzas (libro mayor, cuentas por pagar/cobrar, gestión de efectivo)
• Gestión de inventario y almacén (multialmacén, seguimiento de artículos, flujos de trabajo de códigos de barras)
• Cadena de suministro y adquisiciones (pedidos de compra, costo de aterrizaje, logística de importación)
• Venta al por menor/Ventas (pedidos de venta, integración de caja, configuración de la tienda)
• Impuestos y cumplimiento (informes de IVA, extensiones de cálculo del impuesto sobre ganancias y el impuesto sobre bienes inmuebles)
• Extensión personalizada para la generación y envío de XML de IVA
• Informes de Power BI y automatizaciones de Power Platform para análisis y alertas de tiendas

Integraciones

• Integración del sistema de punto de venta (POS) para la conciliación de caja y turnos
• Plataforma de comercio electrónico (sincronización de pedidos y reserva de stock)
• Fuentes de datos de aduanas/importación e intercambio de documentos para declaraciones de envío
• Integraciones bancarias y de proveedores de pago para la conciliación bancaria automatizada
• Azure Active Directory para inicio de sesión único y aprovisionamiento de usuarios
• Power BI y Azure SQL Data Warehouse para análisis y elaboración de informes

Localización y cumplimiento

Awara IT entregó la localización para cumplir con los requisitos fiscales y de informes suecos, incluida la generación de informes de IVA en formatos XML compatibles con los procesos de presentación de la autoridad fiscal sueca (Skatteverket) y la lógica de cálculo para el impuesto sobre ganancias corporativas y el impuesto sobre bienes inmuebles tal como se aplica en Suecia. La implementación también tuvo en cuenta los formatos de factura locales, el manejo de divisas y las etiquetas en idioma sueco cuando lo requerían los usuarios de la tienda y de finanzas.

Se implementaron flujos de trabajo de contabilidad de aduanas e importaciones para capturar el costo de aterrizaje, aranceles e IVA a la importación, y para retener los datos de la declaración de aduanas requeridos para auditorías. La solución incluyó pistas de auditoría y tasas impositivas configurables para cumplir con los cambios regionales en la legislación fiscal.

Valor de negocio

La implementación proporcionó beneficios operativos y financieros tangibles: la incorporación más rápida de tiendas permitió al equipo minorista abrir nuevas ubicaciones con una mínima participación de TI y finanzas, reduciendo el tiempo de generación de ingresos para cada nueva sucursal. La generación automatizada de informes VAT XML y la contabilidad de importaciones redujeron el esfuerzo manual y el riesgo de cumplimiento, mientras que los cierres de fin de mes más rápidos mejoraron la visibilidad financiera y la previsión.

Los controles de inventario centralizados y los análisis de tiendas en tiempo real redujeron las discrepancias de stock, mejoraron las decisiones de reabastecimiento de stock y disminuyeron el capital de trabajo. El enfoque de Awara IT mantuvo la inversión existente en Business Central y la amplió con extensiones e integraciones específicas que ofrecen resultados comerciales medibles sin crear sistemas aislados.