PRISMA estandariza las finanzas minoristas y las operaciones de tiendas con Dynamics 365 Business Central

PRISMA, una cadena de supermercados finlandesa que se prepara para abrir su primera tienda Prisma en la región CEI, contrató a Awara IT para reemplazar un entorno de Dynamics NAV fragmentado con Microsoft Dynamics 365 Business Central. El objetivo era dar a cada tienda acceso en tiempo real a una única base de datos financiera y de inventario, automatizar la presentación de informes IFRS y ofrecer análisis y pronósticos más rápidos y fiables para las decisiones de expansión.

Awara IT implementó una solución pragmática de Business Central integrada con la red de POS y proveedores existente, además de análisis y automatización de Power Platform. El resultado: datos maestros unificados en todas las tiendas, un cierre financiero más corto, resultados IFRS automatizados y una plataforma escalable para respaldar la implementación en la CEI, manteniendo el cumplimiento de los requisitos finlandeses de informes y facturación electrónica.

Cliente / Industria / País

PRISMA es una cadena de supermercados con sede en Finlandia (Europa Occidental). La empresa opera múltiples ubicaciones de tiendas y funciones centrales de compras y finanzas, y se está preparando para la expansión internacional en la región CEI.

Desafío de negocio

Las instancias heredadas de Microsoft Dynamics NAV de PRISMA estaban fragmentadas en todas las regiones y tiendas, con múltiples bases de datos y datos maestros inconsistentes. Los gerentes de tienda y los equipos financieros carecían de datos fiables y en tiempo real de inventario y ventas, lo que retrasaba la toma de decisiones y perjudicaba la agilidad de precios y reabastecimiento durante las temporadas pico de ventas minoristas. La fragmentación también complicaba la presentación de informes IFRS consolidados y las pistas de auditoría, lo que requería una conciliación manual significativa cada mes.

El negocio necesitaba una ruta de actualización de grado de proveedor que preservara las integraciones con POS y EDI de proveedores, automatizara los resultados financieros y IFRS, y proporcionara capacidades de pronóstico para evaluar el rendimiento de las nuevas tiendas en la CEI. Cualquier solución tenía que minimizar la interrupción de las operaciones de la tienda y proporcionar acceso seguro basado en roles para los equipos de tienda locales y los usuarios financieros centrales.

Por qué se eligió Dynamics 365

Se seleccionó Microsoft Dynamics 365 Business Central porque proporciona una ruta de actualización compatible desde Dynamics NAV, una columna vertebral unificada en la nube para finanzas y cadena de suministro, y capacidades integradas para operaciones de múltiples empresas y múltiples monedas necesarias para la expansión de Finlandia a la CEI. Los módulos financieros nativos de Business Central abordan los requisitos de IFRS y reducen la necesidad de herramientas de consolidación de terceros pesadas.

La pila de Microsoft también habilitó la integración con Power BI y Power Platform para informes y pronósticos, y con Azure Active Directory para identidad centralizada y acceso remoto seguro para los equipos de la tienda. Esta combinación cumplió los criterios de PRISMA para escalabilidad, soporte del proveedor y código personalizado mínimo para reducir el riesgo de mantenimiento a largo plazo.

Módulos implementados

• Gestión financiera (Contabilidad general, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar)
• Presupuesto y pronóstico (Programaciones de cuentas, módulos de presupuesto, integración de Power BI)
• Gestión de inventario y almacén (libro de inventario, reabastecimiento, seguimiento de artículos)
• Gestión de ventas y compras (pedidos, devoluciones, EDI de proveedores)
• Consolidación entre empresas y múltiples entidades para informes IFRS
• Extensiones para datos maestros minoristas y precios; capa de integración de POS
• Componentes de Power Platform: Paneles de Power BI y flujos de trabajo de Power Automate

Integraciones

• Migración y consolidación de datos de múltiples instancias de Dynamics NAV
• Sistemas POS de terceros y pasarelas de pago a través de middleware
• Conexiones EDI de proveedores para órdenes de compra y facturación
• Redes finlandesas de facturación electrónica e integraciones bancarias
• Microsoft 365 y Azure AD para autenticación y gestión de documentos
• Conjuntos de datos de Power BI y Power Automate para flujos de trabajo de aprobación

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la localización finlandesa para el manejo del IVA, los formatos de facturación electrónica utilizados en Finlandia, las plantillas de informes reglamentarios y las pistas de auditoría requeridas por la autoridad fiscal de Finlandia. Business Central se configuró para las preferencias del idioma finlandés (finés/sueco/inglés según sea necesario) y la configuración del calendario fiscal para que coincida con las reglas contables locales.

Para la expansión de la CEI, la solución se implementó como un inquilino de múltiples empresas con libros mayores locales configurables y manejo de divisas para adaptarse a las reglas transfronterizas del IVA y las variaciones de los informes. Donde los requisitos reglamentarios locales diferían, Awara IT preparó una lista de verificación de cumplimiento y una ruta de cambio de configuración de bajo impacto para minimizar la interrupción al habilitar los informes específicos del país.

Valor de negocio

Al consolidar múltiples instancias de NAV en un único inquilino de Dynamics 365 Business Central, PRISMA logró datos maestros consistentes, redujo el trabajo de conciliación y acortó el ciclo de cierre financiero. Los resultados IFRS automatizados redujeron el tiempo de preparación de informes en un orden de magnitud, liberando al personal financiero para que se concentrara en el análisis en lugar de la agregación de datos.

Operacionalmente, la visibilidad en tiempo real del inventario y las ventas en todas las tiendas mejoró la precisión del reabastecimiento y redujo las roturas de stock, lo que respaldó un enfoque controlado para la apertura de la primera tienda Prisma en la CEI. El enfoque de baja personalización de la solución, combinado con el análisis de Power Platform, proporciona una base escalable y mantenible para futuras implementaciones de tiendas y la mejora continua.