Modernización de las finanzas de proyectos con Dynamics 365 Business Central

Orion Innovation, una empresa de rápido crecimiento en servicios profesionales de TI con sede en Suiza y miles de empleados en todo el mundo, necesitaba una estructura ERP única para gestionar las finanzas, la facturación de proyectos, las compras y la elaboración de presupuestos en múltiples jurisdicciones. Los sistemas heredados fragmentados y los procesos descentralizados estaban provocando retrasos en la facturación, inconsistencia en los informes de proyectos y cierres de fin de mes prolongados que limitaban la agilidad comercial.

Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central como el ERP central y lo integró con Dynamics 365 for Sales, Azure EDI Services y Power BI. El lanzamiento por fases estandarizó las operaciones financieras en siete países, redujo las conciliaciones manuales y proporcionó visibilidad casi en tiempo real del rendimiento de los proyectos y del flujo de caja, lo que permitió a los equipos de finanzas y liderazgo de proyectos acelerar los ciclos de facturación y apoyar el crecimiento continuo sin añadir personal proporcional.

Cliente / Industria / País

Orion Innovation es una empresa de servicios profesionales especializada en la transformación y automatización de negocios. Con sede en Suiza y entidades operativas y centros de entrega en EE. UU., Alemania, Rumanía, Serbia, Lituania y Turquía, la empresa emplea a miles de personas y atiende a clientes en Europa Occidental y América del Norte.

Desafío de negocio

Orion Innovation operaba múltiples sistemas ERP y de facturación en sus subsidiarias. Los equipos de finanzas dependían de hojas de cálculo y conciliaciones manuales para consolidar libros, lo que generaba ciclos de fin de mes prolongados y retraso en la obtención de información sobre la rentabilidad de los proyectos. Las reglas de facturación basadas en proyectos diferían según la geografía y el tipo de contrato del cliente, lo que aumentaba las facturas disputadas y ralentizaba los cobros.

Los procesos de adquisición y de compra a pago estaban fragmentados, lo que afectaba los plazos de entrega de los proveedores y la visibilidad del gasto. Los equipos de ventas y de entrega de proyectos carecían de una fuente de verdad única y consistente para los contratos de clientes, los informes de tiempo de los recursos y el consumo del presupuesto, lo que dificultaba la previsión y el control de los márgenes a medida que el negocio se expandía a nuevos países.

Por qué se eligió Dynamics 365

Orion seleccionó Microsoft Dynamics 365 Business Central porque ofrece un ERP nativo de la nube, capaz de gestionar proyectos, que se adapta a un modelo de servicios profesionales de mercado medio y se integra de forma nativa con la pila de Microsoft. La capacidad de conectarse con Dynamics 365 for Sales, Power Platform y los servicios de Azure significaba que la solución podía ofrecer procesos de 'lead-to-cash' y de 'proyecto-a-factura' de extremo a extremo, al tiempo que aprovechaba las inversiones existentes en Microsoft 365 y Azure.

Business Central proporcionó la funcionalidad necesaria para la contabilidad multiempresa, multidivisa y la contabilidad de proyectos con un tiempo de valorización más rápido que una transformación financiera a gran escala. La disponibilidad de opciones de localización y la experiencia de Awara IT en la implementación de Business Central para organizaciones basadas en servicios lo convirtieron en la opción pragmática para un lanzamiento por fases y controlado en todas las jurisdicciones.

Módulos implementados

• Contabilidad general y gestión financiera multiempresa
• Cuentas a cobrar y facturación de proyectos
• Cuentas a pagar y adquisiciones (compra a pago)
• Gestión de proyectos y contabilidad de proyectos
• Elaboración de presupuestos y control de costes
• Captura de tiempo y gastos de recursos
• Gestión de caja y conciliación bancaria
• Activos fijos y depreciación

Integraciones

• Dynamics 365 for Sales (sincronización de clientes y oportunidades)
• Azure EDI Services (facturación entrante/saliente y EDI de proveedores)
• Power BI (paneles operativos y ejecutivos centralizados)
• Herramienta de seguimiento de tiempo y gestión de recursos (integración API)
• Rutas de pago bancarias y formatos de pago SEPA/ISO20022
• Azure AD / Microsoft 365 para SSO y gestión de identidades
• Sistemas de nómina locales (conector para recibos de nómina reglamentarios)

Localización y cumplimiento

Awara IT se aseguró de que Business Central estuviera configurado para los requisitos legales y fiscales locales en los países del alcance. Esto incluyó los formatos de IVA y factura electrónica suizos, los formatos de pago SEPA y extracto bancario para las entidades de la UE, las plantillas de informes reglamentarios para Alemania, el manejo del IVA para Turquía y el manejo de datos conforme a GDPR en todas las operaciones de la UE y Suiza. Se implementaron asignaciones de cuentas contables, configuraciones locales de año fiscal y configuraciones de códigos fiscales por jurisdicción; donde la nómina permaneció local, se crearon interfaces para intercambiar archivos de contabilización e informes fiscales con proveedores de nómina locales.

Valor de negocio

La consolidación de las finanzas, la facturación y la contabilidad de proyectos en Dynamics 365 Business Central brindó mejoras operativas directas: cierres de fin de mes más rápidos, facturación acelerada y reducción de disputas. La mejora de la precisión de la facturación en la primera pasada y la automatización de los procesos interempresariales redujeron el retrabajo posterior y mejoraron el flujo de caja. El proceso estandarizado de adquisición y el EDI de proveedores redujeron los plazos de entrega y aumentaron la visibilidad del gasto comprometido.

Más allá de las ganancias de eficiencia inmediatas, el proyecto creó una plataforma estable para escalar las operaciones. Con datos maestros consistentes, soporte multidivisa y contabilidad de proyectos integrada, Orion Innovation puede incorporar nuevas entidades legales y centros de entrega más rápidamente, al tiempo que proporciona a los ejecutivos los KPI oportunos necesarios para las decisiones de capacidad y margen.