VETPROM migra de NAV 2009 a Dynamics 365 Business Central

VETPROM, una empresa farmacéutica regional que opera en Bulgaria, Vietnam y Kazajistán, pasó de una instancia antigua de NAV 2009 a Microsoft Dynamics 365 Business Central para crear una única fuente de verdad para las finanzas, la cadena de suministro y la elaboración de informes. El proyecto tuvo como objetivo la consolidación de los informes reglamentarios, la estandarización de los procesos operativos en tres países y la integración con un sistema de gestión de almacén utilizado en los centros de producción y distribución.

Awara IT lideró la implementación, proporcionando el diseño funcional, la localización para cada país, la migración de datos y las integraciones. El resultado: una plataforma unificada de Business Central que redujo el tiempo de cierre financiero, mejoró la precisión del inventario y proporcionó informes de gestión consolidados para los líderes del grupo y las necesidades reglamentarias locales.

Cliente / Industria / País

VETPROM es una empresa farmacéutica con sede en Bulgaria y presencia comercial y operativa en Europa del Este y Asia (Vietnam y Kazajistán). La empresa opera funciones de fabricación, distribución y venta al por mayor, apoyando productos farmacéuticos regulados.

Desafío de negocio

El entorno NAV 2009 de VETPROM estaba fragmentado y fuertemente personalizado para satisfacer las necesidades locales durante muchos años. Cada país mantenía estándares operativos distintos, conjuntos de datos maestros y procesos de informes, lo que provocaba una consolidación manual, frecuentes esfuerzos de conciliación y visibilidad limitada para las finanzas del grupo.

Los puntos débiles clave incluían un cierre de fin de mes prolongado impulsado por eliminaciones manuales entre empresas y conciliaciones bancarias, discrepancias de inventario entre el almacén y el ERP, y procesos inconsistentes de adquisición y planificación en los diferentes sitios. Los requisitos de informes regulatorios y los formatos de archivos bancarios diferían según el país, lo que aumentaba la sobrecarga para el pequeño equipo financiero central y exponía al negocio al riesgo de cumplimiento.

Por qué se eligió Dynamics 365

VETPROM seleccionó Microsoft Dynamics 365 Business Central para reemplazar NAV 2009 porque Business Central ofrecía una arquitectura moderna compatible con la nube, integración nativa con Microsoft 365 y Power Platform, y una ruta de actualización desde NAV que conserva la lógica central financiera y de la cadena de suministro. La decisión priorizó una única plataforma que pudiera configurarse para las necesidades reglamentarias específicas de cada país, al tiempo que permitía datos maestros centralizados e informes consolidados.

Awara IT fue elegida como socio de implementación por su experiencia en la migración de clientes de NAV a Business Central y por ofrecer experiencia local en materia de leyes búlgaras. Los criterios incluían la reducción del coste total de propiedad, la mejora de la capacidad de soporte, la elaboración de informes más rápidos y la capacidad de integrar soluciones WMS estándar e interfaces bancarias utilizadas por los socios de distribución de VETPROM.

Módulos implementados

• Finanzas principales (libro mayor, activos fijos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar)
• Gestión bancaria y de efectivo (conciliación bancaria, formatos de pago)
• Gestión de la cadena de suministro (inventario, reabastecimiento, planificación)
• Fundamentos de ventas y CRM (del pedido al cobro)
• Gestión de compras y adquisiciones
• Integración de gestión de almacenes (WMS)
• Fabricación (pedidos de producción básicos y gestión de BOM)
• Gestión de datos maestros (artículos, proveedores, clientes)
• Informes y consolidación (Power BI + informes de Business Central)
• Componentes de Power Platform para la automatización de flujos de trabajo y aprobaciones

Integraciones

• WMS de terceros a través de API para transacciones de almacén y precisión de inventario
• Interfaces bancarias para Bulgaria y formatos de archivos bancarios específicos de la región
• ETL basado en Azure para la migración de datos históricos de NAV y la limpieza de datos maestros
• Power BI para informes de grupo consolidados y paneles de control
• Exportaciones locales de nóminas/RRHH (interfaces basadas en archivos) y portales de proveedores

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó configuraciones específicas para Bulgaria, Vietnam y Kazajistán. Para Bulgaria, esto significó rutinas de IVA, asignaciones del plan de cuentas local, etiquetas en idioma búlgaro e informes reglamentarios alineados con los requisitos de la Agencia Nacional de Ingresos. Para Vietnam y Kazajistán, Awara IT implementó configuraciones de impuestos locales, numeración regional y formatos bancarios, y plantillas de informes específicas para cada país para satisfacer las necesidades reglamentarias locales, conservando los datos maestros centralizados.

Todos los informes reglamentarios y los comportamientos de contabilización de impuestos se validaron con los interesados financieros locales. Cuando fue necesario, Awara IT desarrolló extensiones de localización ligeras para garantizar el cumplimiento legal sin comprometer la capacidad de consolidar datos de forma centralizada en Business Central.

Valor de negocio

La estandarización en Dynamics 365 Business Central generó beneficios operativos y financieros medibles. Los datos maestros centralizados y los procesos intercompañía automatizados redujeron las conciliaciones manuales y acortaron el cierre del grupo, brindando a los líderes financieros información financiera oportuna y confiable. La mejora de la precisión del inventario y la integración con WMS redujeron las bajas de existencias y mejoraron el rendimiento de cumplimiento de pedidos en los centros de distribución.

La estandarización operativa también redujo los gastos generales para los sitios locales al reemplazar las personalizaciones de NAV a medida con procesos configurables de Business Central y extensiones locales ligeras. La capa de informes consolidada proporcionó visibilidad a la alta gerencia para tomar decisiones más rápidas sobre adquisiciones, producción y asignación de capital de trabajo.