Implementación de Dynamics 365 Business Central para Protectimus

Protectimus, un proveedor de soluciones de autenticación de dos factores que opera en Irlanda, España, Gibraltar, el Reino Unido y los EE. UU., contrató a Awara IT para reemplazar los procesos contables fragmentados con una única plataforma financiera auditable. El objetivo era pragmático: automatizar la contabilidad en Ventas y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar, Banco y Caja, Inventario y Activos Fijos, al tiempo que se habilitaba el análisis consolidado para los equipos financieros y ejecutivos.

Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central con integraciones específicas para enlaces bancarios, sistemas de identidad y ventas. El proyecto logró una reducción medible en las conciliaciones manuales, un cierre de fin de mes acelerado y una visibilidad de efectivo casi en tiempo real, creando una base que respalda la expansión geográfica continua sin agregar personal financiero proporcional.

Cliente / Industria / País

Protectimus es un proveedor especializado de TI/Telecomunicaciones que ofrece productos y servicios de autenticación de dos factores. La empresa opera en Europa Occidental y Estados Unidos con procesos comerciales y financieros que abarcan Irlanda, España, Gibraltar, el Reino Unido y los EE. UU. El compromiso se centró en una organización de mercado medio con ventas transfronterizas, inventario de hardware y un negocio de suscripción en crecimiento.

Desafío de negocio

Antes del proyecto, Protectimus gestionaba los procesos financieros y operativos a través de múltiples sistemas y hojas de cálculo. Los pedidos de ventas, los movimientos de inventario de tokens de hardware y las facturas de proveedores requerían contabilizaciones y conciliaciones manuales. El equipo financiero dedicaba una cantidad significativa de tiempo a los asientos contables manuales, las contabilizaciones intercompañía y las conciliaciones bancarias, lo que retrasaba la presentación de informes y oscurecía la posición de efectivo.

La expansión a jurisdicciones adicionales y un modelo de ingresos mixto (ventas de hardware, suscripciones recurrentes y servicios profesionales) aumentaron la complejidad. Protectimus necesitaba un tratamiento consistente de IVA e impuestos en la UE/Reino Unido/EE. UU., manejo automatizado de activos fijos (adquisición y depreciación de tokens) y análisis confiables para precios y márgenes. El detonante del cambio fue la necesidad de acortar los ciclos de cierre, reducir las tasas de error y proporcionar al CFO y a los líderes comerciales información consolidada y oportuna.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue seleccionado porque consolida las capacidades básicas de finanzas y cadena de suministro en una solución adecuada para proveedores de software y hardware de mercado medio. Business Central se alinea con la pila de Microsoft existente de Protectimus (Azure y Microsoft 365), lo que simplificó la identidad, la seguridad y la gestión de usuarios a través de Azure AD y redujo el riesgo de integración.

Los criterios de selección se centraron en: informes nativos en múltiples monedas y reglamentarios, funcionalidad financiera modular para cubrir cuentas por cobrar/pagar/GL/banco, inventario y activos fijos, y extensibilidad a través de Power Platform para informes y automatización de procesos. Awara IT fue contratado como socio de implementación debido a su experiencia en Dynamics 365 y su capacidad para ofrecer localización e integraciones transfronterizas.

Módulos implementados

• Contabilidad General y Consolidación
• Ventas y Cuentas por Cobrar (Pedido a Efectivo)
• Compras y Cuentas por Pagar (Adquisición a Pago)
• Gestión de Bancos y Caja con automatización de movimientos bancarios
• Gestión de Inventario (seguimiento de existencias para tokens de hardware)
• Activos Fijos (capex y programas de depreciación)
• Contabilizaciones Multimoneda e Intercompañía
• Informes y Análisis (integración con Power BI)

Integraciones

• Azure Active Directory para SSO e identidad
• Movimientos bancarios a través de API segura (Open Banking / conectores bancarios)
• Integración de proveedor de pagos (conciliación de pagos)
• API de comercio electrónico / pedidos de venta (ingesta de pedidos)
• Power BI para análisis y paneles consolidados

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la configuración fiscal y legal local para el IVA y los formatos de facturación en Irlanda, España, Gibraltar y el Reino Unido, y una configuración para manejar los tratamientos fiscales de EE. UU. para las ventas nacionales. Se configuraron grupos de contabilización de IVA, manejo de inversión del sujeto pasivo para transacciones intracomunitarias y numeración de facturas específicas de cada país para cumplir con los requisitos locales. Las consideraciones de manejo y residencia de datos se abordaron con los controles de la nube de Microsoft y el procesamiento alineado con GDPR para las regiones de la UE.

Valor de negocio

Protectimus obtuvo una única fuente de verdad auditable para las finanzas y el inventario, lo que permitió al equipo financiero cambiar el enfoque de la conciliación de datos al análisis de variaciones y la asociación comercial. Los ciclos de cierre más rápidos mejoraron la cadencia de decisiones para la fijación de precios, la gestión de márgenes y la planificación del capital de trabajo, mientras que las conciliaciones bancarias y de pagos automatizadas redujeron el riesgo operativo y el esfuerzo manual.

Al estandarizar los procesos en Dynamics 365 Business Central e integrar los sistemas clave de ventas y banca, Protectimus puede escalar a nuevas jurisdicciones con un patrón de implementación repetible y una menor fricción en el cumplimiento. La plataforma también proporcionó una base para futuras automatizaciones a través de Power Platform e integraciones de comercio adicionales.