Modernizando las finanzas con Dynamics 365 Business Central en SWAN HELLENIC

SWAN HELLENIC se enfrentó a datos transaccionales limitados y a una escasa transparencia financiera en toda su flota, lo que limitaba la toma de decisiones oportunas y oscurecía los costos por tour. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central para centralizar las finanzas, automatizar las integraciones bancarias y a bordo, y ofrecer informes de gestión fiables para las operaciones a bordo y en tierra.

El resultado fue una única fuente de verdad para las finanzas, conciliación bancaria automatizada en seis bancos en varios países y un importador de datos flexible capaz de normalizar diversas fuentes de sistemas a bordo. Los líderes financieros obtuvieron visibilidad sobre la rentabilidad de los tours y un cierre de mes más rápido, lo que permitió una previsión más precisa y un control de costos operativos en las operaciones de la compañía con sede en Chipre y los itinerarios de Europa Occidental.

Cliente / Industria / País

SWAN HELLENIC es un operador turístico y hotelero con sede en Chipre, especializado en expediciones y cruceros en pequeños barcos, que opera en Europa Occidental. El proyecto se centró en la función financiera de la empresa y la consolidación financiera a nivel de flota.

Desafío de negocio

Los equipos financieros carecían de detalles transaccionales consistentes de los barcos y proveedores de terceros, lo que producía asientos de diario manuales y retrasados, hojas de cálculo ad-hoc y una visión limitada de los factores de costo por tour. Múltiples cuentas bancarias locales en diferentes jurisdicciones aumentaron la complejidad de la conciliación y ocuparon al personal de tesorería en la conciliación manual y la gestión de excepciones.

Los sistemas a bordo producían formatos de datos heterogéneos y conectividad intermitente. El negocio necesitaba una solución para ingerir datos variables de los barcos, estandarizarlos en el libro mayor y proporcionar informes de gestión precisos y oportunos para que el CFO y los gerentes operativos pudieran evaluar la rentabilidad de los tours y controlar los costos operativos.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue seleccionado por su núcleo financiero integrado, sus capacidades multidivisa y su idoneidad probada para operaciones financieras de hostelería y transporte de medianas empresas. Los módulos nativos de contabilidad, gestión de efectivo e informes del producto abordaron la necesidad de un libro mayor unificado y un cierre más rápido.

Awara IT recomendó Business Central debido a su extensibilidad para integraciones personalizadas (fuentes bancarias, sistemas a bordo), opciones de alojamiento en la nube y una hoja de ruta compatible con Microsoft 365 y Power Platform para informes y automatización de procesos. Como socio implementador, Awara IT diseñó un enfoque conservador y por fases para minimizar la interrupción de las operaciones de los barcos y garantizar una rápida obtención de beneficios.

Módulos implementados

• Libro mayor y dimensiones
• Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar
• Gestión de efectivo y conciliación bancaria
• Activos fijos
• Cálculo de costos de proyectos y trabajos (rentabilidad a nivel de tour)
• Consolidación multidivisa e interempresarial
• Informes e informes de Power BI (paneles de gestión)

Integraciones

• Sistema operativo/de reservas a bordo (sincronización bidireccional para transacciones y gastos)
• Seis fuentes bancarias en varios países (importaciones directas y basadas en archivos)
• Importador de datos personalizado para archivos CSV/XML heterogéneos de los barcos
• Exportación de nómina a un proveedor de nómina externo
• Conciliación de procesador de tarjetas de crédito
• Azure Logic Apps para ETL programado y orquestación de API

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó el manejo de multidivisa y la configuración de las reglas fiscales de Chipre y la presentación de informes de IVA cuando fue necesario. Dado que SWAN HELLENIC opera a nivel internacional, la solución admitió formatos de extractos bancarios específicos de cada país y compatibilidad con ISO-20022/MT cuando fue aplicable. Las preferencias de idioma y los requisitos de informes legales se configuraron para cumplir con los estándares de informes financieros de Chipre, al tiempo que se conservaron las vistas consolidadas para las operaciones de Europa Occidental.

Valor de negocio

Al centralizar las operaciones financieras en Dynamics 365 Business Central e integrar los sistemas a bordo y las fuentes bancarias, SWAN HELLENIC redujo el esfuerzo manual en la conciliación y la consolidación de datos. El personal financiero fue reasignado del procesamiento transaccional al análisis, lo que permitió tomar decisiones más rápidas sobre precios, control de costos de itinerarios y adquisiciones. La mejora de la visibilidad del efectivo redujo el riesgo de tesorería al operar múltiples cuentas bancarias en diferentes jurisdicciones.

El proyecto proporcionó análisis accionables de costos e ingresos a nivel de tour, apoyando la optimización de rutas y la mejora de los márgenes. Los informes consolidados y oportunos también mejoraron la confianza de los interesados y apoyaron pronósticos de efectivo a corto plazo más precisos para las operaciones de la flota.