Dynamics 365 Business Central para Wembley Chemicals and Supplies

Wembley Chemicals and Supplies se enfrentaba a sistemas fragmentados, hojas de cálculo manuales y una visibilidad limitada de los costos logísticos globales. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central para reemplazar los sistemas NAV heredados y automatizar los procesos de extremo a extremo en compras, planificación, contabilidad y ventas. El proyecto se centró en ofrecer informes financieros oportunos, flujos de trabajo de órdenes de compra automatizados y una asignación precisa de los costos de desembarque de la logística.

El compromiso priorizó los resultados comerciales para los equipos de finanzas y la cadena de suministro: reducir el esfuerzo manual, acortar el cierre de fin de mes, mejorar la precisión del inventario y proporcionar información procesable de plan frente a real. Awara IT realizó un despliegue de Business Central por fases integrado con Microsoft 365 y Power Platform para permitir informes en tiempo real y colaboración segura en las operaciones de Wembley con sede en Suiza y sus socios comerciales internacionales.

Cliente / Industria / País

Wembley Chemicals and Supplies es una empresa comercializadora y distribuidora internacional de tamaño medio con sede en Suiza, que opera cadenas transfronterizas de adquisiciones y distribución en Europa Occidental y otros mercados globales. La empresa se especializa en productos químicos y suministros relacionados para clientes industriales, con una función centralizada de finanzas y logística que presta servicios a múltiples centros regionales.

Desafío de negocio

Antes del proyecto, Wembley dependía de sistemas obsoletos y hojas de cálculo para la creación de órdenes de compra, la contabilización de la logística y la consolidación financiera. Las órdenes de compra se creaban con frecuencia de forma manual o por correo electrónico, las aprobaciones eran lentas y los datos tenían que conciliarse entre libros de contabilidad y hojas de cálculo desconectados. Esto generó retrasos en las adquisiciones, una contabilización inconsistente de los envíos importados y una capacidad limitada para analizar los factores de costo logístico a nivel de producto o proveedor.

Los equipos de finanzas y operaciones carecían de una única fuente de verdad para los costos de desembarque y el rendimiento del plan frente al real. El cierre de fin de mes y la elaboración de informes financieros eran manuales y consumían mucho tiempo, con ajustes tardíos para las provisiones logísticas. Las complejas operaciones logísticas globales —múltiples transportistas, regímenes aduaneros y facturas en varias divisas— aumentaron el riesgo de una asignación incorrecta de costos y de lagunas en el cumplimiento. La junta directiva exigía informes más rápidos y auditables, y un mayor control del capital circulante.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue elegido porque proporciona una plataforma unificada de finanzas y cadena de suministro adecuada para distribuidores de tamaño medio, al tiempo que se integra de forma nativa con Microsoft 365 y Power Platform. Business Central admite escenarios de varias empresas, varias divisas y asignación de costos relevantes para el modelo de comercio internacional de Wembley, y ofrecía una vía más rápida hacia una solución alojada en la nube y mantenible en comparación con un stack personalizado fragmentado.

Awara IT fue seleccionada como socio de implementación por su experiencia con Business Central en distribución y su capacidad para ofrecer cumplimiento e integraciones suizas localizadas. Los criterios de selección enfatizaron un rápido ROI, mantenibilidad, integración nativa con Teams y Power BI para informes, y la capacidad de implementar la planificación de costos de desembarque y flujos de trabajo automatizados de compra a pago sin un gran desarrollo a medida.

Módulos implementados

• Contabilidad general y Gestión financiera
• Automatización de cuentas por pagar (AP) y órdenes de compra
• Cuentas por cobrar (AR) y Gestión de órdenes de venta
• Gestión de inventario y almacén (artículos, ubicaciones, manejo de lotes)
• Planificación de compras y previsión de la demanda
• Planificación y asignación de costos de desembarque / costos logísticos
• Gestión de varias empresas y varias divisas
• Informes y análisis (Power BI)
• Flujos de trabajo y aprobaciones (Power Automate + Business Central)
• Roles de usuario y configuración de seguridad

Integraciones

• Microsoft 365 / Teams / Azure Active Directory (SSO)
• Power BI para paneles financieros consolidados
• API de transportistas 3PL para el estado del envío y la captura de costos
• Pasarela de pago bancaria (ISO 20022 / archivos bancarios suizos locales)
• Sistema de aduanas y declaración de importación (basado en API)
• Migración desde fuentes de datos heredadas de Dynamics NAV / Excel
• Conexiones EDI selectivas con proveedores clave

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la localización específica de Suiza para los informes de IVA, los formatos de factura y las convenciones de pago. Awara IT configuró Business Central para admitir los códigos de IVA suizos y los ciclos de presentación de informes, implementó diseños de factura compatibles con el estándar suizo QR-bill y garantizó que los archivos de pago bancario cumplieran con los requisitos de formato local. Se proporcionaron etiquetas multilingües e interfaces de usuario (inglés y alemán principalmente) para apoyar a los equipos transfronterizos.

La residencia de datos y los registros de auditoría se gestionaron de acuerdo con las recomendaciones de alojamiento europeas; se aplicaron controles financieros y registros de aprobación para cumplir con la normativa suiza y los requisitos de auditoría interna. Awara IT proporcionó documentación y formación centradas en el manejo de impuestos locales y los procesos de fin de mes para que el cumplimiento sea repetible y auditable.

Valor de negocio

Wembley Chemicals logró mejoras operativas y financieras cuantificables a través de Business Central y la implementación de Awara IT. Los flujos de trabajo automatizados de órdenes de compra y los cálculos de costos de desembarque integrados redujeron el esfuerzo manual en las adquisiciones y las finanzas, lo que permitió una toma de decisiones más rápida y un control más estricto del capital circulante. La mejora de la precisión del inventario y el cumplimiento a tiempo redujeron las amortizaciones de existencias y agilizaron las entregas a los clientes.

Los informes financieros se hicieron más oportunos y auditables: el cierre de fin de mes se acortó significativamente y el análisis de plan frente a real proporcionó una visibilidad más clara de los factores de costo logístico. La plataforma consolidada redujo los gastos generales de integración y mantenimiento y estableció una base para escalar las operaciones a través de corredores comerciales adicionales con controles de cumplimiento consistentes.