WEITNAUER migra a Dynamics 365 Business Central en la nube

WEITNAUER, un mayorista de tabaco suizo que opera en Suiza e Italia, migró su plataforma NAV on-premise a Microsoft Dynamics 365 Business Central en la nube con Awara IT como socio de implementación. El proyecto se centró en preservar la lógica de negocio de NAV, modernizando la infraestructura, estandarizando los procesos en ambos países e incrustando los requisitos reglamentarios y de impuestos especiales específicos de IQOS para los mercados locales.

La implementación entregó una única instancia ERP en la nube con cumplimiento localizado, datos maestros centralizados e informes de Power BI. El resultado: un cierre de mes más rápido, menos conciliaciones manuales y una presentación de informes de impuestos especiales y VAT más oportuna, lo que permite a los equipos financieros y de adquisiciones centrarse en las decisiones operativas en lugar de la gestión de datos tácticos.

Cliente / Industria / País

WEITNAUER es un mayorista de tabaco suizo que distribuye productos de tabaco calentado (incluido IQOS) y productos de tabaco relacionados en Suiza e Italia. Operando en el sector de la distribución en Europa Occidental, la empresa es un distribuidor de tamaño medio con complejos requisitos fiscales y de impuestos especiales, y flujos de inventario transfronterizos.

Desafío de negocio

El sistema Dynamics NAV legado on-premise de WEITNAUER había sido fuertemente personalizado durante años para adaptarse a los flujos específicos del tabaco y las normas locales de IQOS. Estas personalizaciones crearon deuda técnica y encarecieron las actualizaciones. El entorno carecía de características estándar de la nube, como identidad centralizada, acceso remoto seguro e informes integrados de Power Platform.

Operativamente, finanzas y adquisiciones trabajaban con datos maestros fragmentados entre las operaciones suizas e italianas. El cierre de fin de mes y la presentación de informes de impuestos especiales eran manuales y consumían mucho tiempo, la visibilidad del stock transfronterizo era inconsistente y los puntos de contacto de ventas/CRM no se integraban de manera confiable con los sistemas financieros administrativos. WEITNAUER necesitaba una ruta de migración a Business Central en la nube que preservara la lógica de negocio al tiempo que reducía el riesgo operativo y garantizaba el cumplimiento legal en ambas jurisdicciones.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue la elección lógica debido a su continuidad con Dynamics NAV (minimizando la reelaboración funcional) y su arquitectura "cloud-first" que soporta gestión centralizada, seguridad y escalabilidad. Business Central también proporciona funcionalidad modular de finanzas, adquisiciones, inventario y ventas que se alinea con los casos de uso de distribución, al tiempo que permite integraciones nativas con Power Platform y Microsoft 365 para informes y productividad.

Los criterios de selección incluyeron: mínima interrupción de los procesos de negocio existentes de NAV, opciones de localización probadas para las normas fiscales/de impuestos especiales suizas e italianas, fuertes capacidades de integración (API y conectores) para logística y facturación electrónica, y un socio con experiencia en migración de Dynamics NAV/BC. Awara IT fue elegido como socio de implementación por su trayectoria en migraciones de NAV a BC y su conocimiento de las necesidades regulatorias locales.

Módulos implementados

• Dynamics 365 Business Central: Finanzas Centrales (GL, AP, AR)
• Adquisiciones y Compra a Pago
• Gestión de Pedidos de Venta e integración básica de CRM
• Gestión de Inventario y Almacenes (seguimiento de lotes/partidas)
• Gestión de Impuestos Especiales y VAT para productos de tabaco
• Activos Fijos y Contabilizaciones Intercompañía
• Paneles operativos y financieros de Power BI
• Identidad de Azure AD / Microsoft 365 y SSO

Integraciones

• Migración de datos desde Dynamics NAV on-premise
• Interfaces de informes de impuestos especiales/fiscales locales (Suiza e Italia)
• Interfaz de salida de facturación electrónica (SDI) de Italia
• EDI de proveedores de logística para transportistas y distribuidores
• Informes de Power BI y flujos de Power Platform
• Azure AD / Microsoft 365 para SSO y aprovisionamiento de usuarios

Localización y cumplimiento

Awara IT se aseguró de que Business Central cumpliera con los requisitos legales y fiscales específicos de Suiza e Italia. Para Suiza, esto incluyó formatos de informes y flujos de trabajo específicos de impuestos especiales y tabaco utilizados por las autoridades aduaneras y fiscales. Para Italia, la implementación incluyó flujos de salida de facturación electrónica (SDI) compatibles, reglas de contabilización de VAT y formato de idioma/local para los documentos legales italianos.

La localización también cubrió la contabilización en varias monedas, códigos fiscales específicos de cada país y pistas de auditoría requeridas para la distribución de tabaco. Cuando la localización estándar de Business Central no cubría los campos de informes específicos de IQOS, Awara IT implementó extensiones controladas que preservaron la capacidad de actualización sin dejar de ser auditables para los reguladores locales.

Valor de negocio

La migración a Dynamics 365 Business Central brindó mejoras operativas medibles y redujo el riesgo de cumplimiento. Finanzas obtuvo ciclos de cierre de mes más rápidos y auditables, e informes de impuestos especiales automatizados, lo que redujo la exposición a sanciones y mejoró la transparencia regulatoria. Los equipos de compras e inventario se beneficiaron de una visibilidad más clara del stock en Suiza e Italia, lo que disminuyó las transferencias de stock y redujo el capital de trabajo.

Desde una perspectiva de IT, la migración a la nube redujo los gastos generales de mantenimiento y mejoró la postura de seguridad a través de la integración de Azure AD y los servicios de plataforma administrados por Microsoft. Los datos centralizados y los informes de Power BI mejoraron la toma de decisiones ejecutivas con KPI financieros y operativos casi en tiempo real.