Estandarizando la Red de Concesionarios de BMW Kazajistán con Dynamics 365 Business Central

BMW Kazajistán necesitaba modernizar las operaciones de contabilidad, cadena de suministro y almacén en una red de más de 25 concesionarios, al tiempo que se integraba con los sistemas del fabricante y las plataformas de contabilidad locales. Awara IT fue contratado como socio de implementación de Microsoft Dynamics 365 Business Central para adaptar un nuevo sistema de gestión de concesionarios (DMS), migrar datos del NAV y 1C heredados, y establecer procesos estandarizados de BMW en toda la red de concesionarios.

La implementación entregó una plataforma centralizada de Business Central con integraciones a los sistemas OEM de BMW y 1C-Accounting, informes automatizados a BMW AG, capacitación global de usuarios y soporte post-puesta en marcha. El programa priorizó la migración sin tiempo de inactividad de producción y logró cierres de fin de mes más rápidos, mayor precisión de inventario y procesos repetibles de incorporación de concesionarios, proporcionando al cliente un control financiero consolidado y transparencia operativa en todo Kazajistán.

Cliente / Industria / País

BMW Kazajistán es el operador autorizado de la red de concesionarios BMW en Kazajistán, gestionando ventas, servicio y piezas a través de más de 25 concesionarios en todo el país. El compromiso abarcó las operaciones de finanzas, cadena de suministro y almacén para un entorno de distribución automotriz de múltiples concesionarios.

Desafío de negocio

La red de concesionarios operaba con una mezcla de instancias de Microsoft Dynamics NAV 2009 heredadas y soluciones locales de 1C-Accounting, lo que creaba procesos inconsistentes, datos maestros duplicados e informes fragmentados. Cada concesionario tenía variaciones locales en los procesos de contabilidad y gestión de piezas que hacían que los informes financieros consolidados a BMW AG fueran laboriosos y propensos a errores.

Los principales impulsores del cambio incluyeron el requisito de integrar paquetes OEM estándar de BMW, armonizar los procesos comerciales con los estándares de la marca BMW antes de la implementación del DMS, migrar toda la contabilidad del concesionario a una única plataforma sin tiempo de inactividad de producción y permitir la generación de informes consolidados automatizados. El cliente también requirió capacitación global de personal y soporte continuo a los usuarios durante la implementación en concesionarios geográficamente dispersos.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue seleccionado por sus capacidades multi-entidad, su estrecha integración con la pila de Microsoft (Azure, Power BI, Microsoft 365, Azure AD) y una ruta de actualización probada desde NAV. Business Central proporcionó una única fuente de verdad para la gestión de finanzas, inventario y piezas de servicio, al tiempo que soportaba las extensiones y localizaciones requeridas por la red de concesionarios.

La experiencia de Awara IT con Dynamics NAV/BC, el conocimiento del cumplimiento regional y las integraciones previas con sistemas OEM hicieron del equipo un socio práctico. La solución cumplió con los criterios de selección para un alojamiento seguro en la nube, una configuración multi-concesionario escalable, módulos preconstruidos de finanzas y almacén, y la capacidad de integrarse con los sistemas OEM de BMW y 1C a través de API y middleware estándar.

Módulos implementados

• Business Central: Contabilidad General y Finanzas
• Gestión de la Cadena de Suministro (Compras, Inventario, Reabastecimiento)
• Gestión de Almacenes (ubicaciones, gestión de ubicaciones, escaneo móvil)
• Gestión de Pedidos de Ventas y Servicios (ventas de concesionarios, facturación de servicios y piezas)
• Activo Fijo y Cuentas por Pagar/Cobrar
• Informes de Power BI para KPI consolidados e informes automatizados a BMW AG
• Extensiones para compatibilidad con paquetes OEM de BMW y personalizaciones específicas del concesionario

Integraciones

• Sistemas OEM de BMW (integración segura de API para datos de piezas, garantía y registros de servicio)
• 1C-Accounting (datos maestros sincronizados, transferencias contables periódicas)
• Instancias heredadas de Dynamics NAV 2009 (migración y transferencia de saldos históricos)
• Azure Active Directory para autenticación y SSO
• Power BI para informes consolidados a BMW AG y paneles de gestión
• Microsoft 365 para colaboración y gestión de documentos

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó los requisitos de informes estatutarios de Kazajistán y un mapeo del plan de cuentas local para garantizar que el IVA, las declaraciones de impuestos y los estados financieros estatutarios cumplieran con las regulaciones nacionales. Se habilitó el soporte de idioma local (ruso) en las interfaces de usuario y la documentación. Cuando fue necesario, los informes y las presentaciones de impuestos se adaptaron a formatos aceptables para las autoridades locales, manteniendo la estructura de informes consolidada requerida por BMW AG.

Valor de negocio

La implementación de Business Central estandarizó los procesos de la marca BMW en toda la red de concesionarios, eliminó los flujos de contabilidad duplicados y proporcionó un libro mayor unificado para todos los concesionarios en Kazajistán. La integración con los sistemas OEM de BMW y 1C redujo la conciliación manual, mejoró la disponibilidad de piezas y permitió la generación de informes casi en tiempo real a BMW AG.

La adopción por parte de los usuarios fue respaldada por un programa de capacitación global y un soporte activo de puesta en marcha de Awara IT, lo que redujo el riesgo operativo y ayudó a los concesionarios a realizar la transición sin interrumpir las operaciones de ventas o servicio. La plataforma centralizada también creó una base para la automatización futura utilizando Power Platform y para escalar a franquicias o regiones adicionales.