Adopción Segura y Efectiva de Microsoft Copilot en Efes Kazajistán

Efes Kazajistán inició un proyecto piloto de Microsoft Copilot para impulsar la productividad en RRHH, cumplimiento normativo e IT, pero su uso surgió de forma ad hoc y sin supervisión. Los empleados experimentaron con Copilot Chat, Copilot para M365 y las características del Agente Copilot sin prácticas de indicaciones consistentes, gobernanza o conocimiento de las implicaciones de protección de datos. Esto generó ganancias de productividad desiguales y una posible exposición de información sensible.

Awara IT implementó un programa estructurado de gestión del cambio y habilitación que combinó gobernanza, capacitación práctica y desarrollo de agentes específicos. El resultado: alfabetización en IA en toda la organización, cero incidentes de seguridad relacionados con Copilot después del lanzamiento, y un agente Copilot de RRHH en producción que redujo el tiempo de las tareas rutinarias de RRHH, mejorando la experiencia del empleado y la concienciación sobre el cumplimiento normativo.

Cliente / Industria / País

Efes Kazajistán es una empresa nacional de producción y distribución de cerveza y bebidas que opera en todo Kazajistán. La organización ofrece servicios de fabricación, logística y comerciales para un portafolio regional de bebidas y emplea personal multidisciplinar en funciones de producción, distribución y corporativas.

Desafío de negocio

Las capacidades de Copilot estaban disponibles, pero los empleados carecían de conocimientos consistentes sobre un uso seguro y efectivo. Los puntos problemáticos comunes incluían técnicas de indicaciones deficientes, uso limitado de funciones avanzadas de Copilot y expectativas poco realistas sobre dónde Copilot podría reemplazar el juicio de expertos. Los equipos de RRHH y cumplimiento normativo estaban particularmente preocupados por la divulgación accidental de datos personales y el manejo inconsistente de registros confidenciales de RRHH.

Los equipos de IT y seguridad tenían una visibilidad limitada de cómo se estaba utilizando Copilot, y no existían políticas o manuales formales. La dirección necesitaba un plan pragmático para: aumentar rápidamente la alfabetización en IA, definir controles de gobernanza y DLP alineados con Microsoft 365, y desarrollar agentes Copilot prácticos que generaran ahorros de tiempo medibles sin introducir nuevos riesgos.

Por qué se eligió Dynamics 365

Efes Kazajistán ya utilizaba Microsoft 365 ampliamente en toda la empresa, por lo que la selección de Microsoft Copilot y el conjunto de Copilot Studio se alineó con los sistemas de identidad, contenido y colaboración existentes. Este enfoque de proveedor único simplificó la gobernanza, permitió la reutilización de las fuentes de contenido existentes de SharePoint y Teams, y redujo la sobrecarga de integración en comparación con la introducción de una plataforma de IA generativa de terceros.

Awara IT también diseñó el programa con la vista puesta en la futura automatización de ERP y RRHH: los agentes Copilot y la gobernanza se diseñaron para integrarse limpiamente con Dynamics 365 (RRHH/Finanzas) donde fuera aplicable, permitiendo a Efes extender la asistencia impulsada por IA a los procesos transaccionales más adelante con una mínima reelaboración.

Módulos implementados

• Configuración de Copilot para Microsoft 365 y plantillas de políticas
• Ajuste de Copilot Chat y biblioteca de ingeniería de avisos (Copilot Studio)
• Desarrollo de agente Copilot — asistente de RRHH (consultas de empleados, plantillas de documentos)
• Gobernanza: reglas DLP, acceso basado en roles y manuales de uso
• Gestión del cambio: plan de estudios de formación y programa de Embajadores de IA
• Monitoreo: registro, alertas e informes de cumplimiento

Integraciones

• Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint) para contenido y colaboración
• Azure Active Directory para identidad, SSO y acceso condicional
• Conectores del sistema de RRHH del cliente (HRIS) para el agente Copilot de RRHH
• Conectores preparados y patrones de integración para la expansión de Dynamics 365 (RRHH/Finanzas)
• Integración de monitoreo de seguridad con Azure Monitor / SIEM

Localización y cumplimiento

Awara IT diseñó la solución para respetar las expectativas de protección de datos de Kazajistán y los requisitos internos de privacidad de Efes Kazajistán. Cuando fue necesario, el acceso a Copilot se limitó a repositorios de contenido aprobados y el acceso condicional se impuso a través de Azure AD. Se aplicaron controles de prevención de pérdida de datos (DLP) y políticas de retención para evitar la exfiltración inadvertida de datos personales o comerciales.

Los materiales de capacitación y la documentación de gobernanza se entregaron en ruso y kazajo según fue necesario, y las partes interesadas locales de RRHH y legales validaron las respuestas de los agentes y las rutas de escalamiento para asegurar la alineación con las prácticas laborales nacionales y los estándares de cumplimiento internos.

Valor de negocio

El programa generó un valor comercial medible al convertir un piloto arriesgado y caótico en una capacidad gobernada y escalable. La capacitación y la red de Embajadores de IA crearon capacidad interna para extender y sostener el uso de Copilot. El agente Copilot de RRHH automatizó tareas rutinarias y mejoró los tiempos de respuesta de los empleados, liberando al personal de RRHH para trabajos de mayor valor y acelerando la entrega de servicios de RRHH.

Los controles de gobernanza y el monitoreo redujeron el riesgo operativo y proporcionaron a los equipos de IT y cumplimiento una visibilidad oportuna de los patrones de uso. La arquitectura y los patrones de integración facilitan que Efes extienda la asistencia de Copilot a los procesos liderados por Dynamics 365 en finanzas y RRHH como casos de uso de próxima fase.