Automatización de aprobaciones de documentos con Power Apps en Aquaphor

Aquaphor, un fabricante de filtros de agua con sede en Kazajistán, necesitaba una forma rápida y segura para que los usuarios de Office 365 pudieran dirigir, firmar y rastrear documentos oficiales. La empresa necesitaba aprovechar las licencias existentes de M365 y habilitar la firma electrónica respaldada por el estado (eGov Mobile), al tiempo que reducía la sobrecarga manual y las aprobaciones perdidas.

Awara IT implementó una solución de bajo código utilizando Power Apps y Power Automate que envía documentos para aprobación en unos pocos clics, envía recordatorios por correo y móvil, admite rutas de aprobación flexibles y captura eventos de firma auditables. La solución acortó los ciclos de aprobación, mejoró la trazabilidad y creó una plataforma lista para la integración para futuros flujos de trabajo de Dynamics 365.

Cliente / Industria / País

Aquaphor es una empresa de fabricación discreta centrada en filtros de agua, con sede en Kazajistán y que atiende a mercados nacionales y regionales en Asia Central. El proyecto se dirigió a trabajadores del conocimiento y aprobadores que utilizan Office 365 en las operaciones de Aquaphor en Kazajistán.

Desafío de negocio

Antes del proyecto, Aquaphor dependía de enrutamientos de correo electrónico ad hoc y seguimiento manual para las aprobaciones de documentos. Los documentos que circulaban por correo electrónico o unidades compartidas provocaban aprobaciones perdidas, una propiedad poco clara de los pasos de aprobación y largos tiempos de ciclo. La falta de recordatorios constantes y una pista de auditoría centralizada aumentaron el riesgo operativo para las aprobaciones legales y de adquisiciones.

Aquaphor también necesitaba una firma electrónica segura que cumpliera con el flujo de firma electrónica gubernamental de Kazajistán (eGov Mobile). El equipo de IT quería una solución que utilizara las licencias M365 existentes, requiriera una gestión de cambios mínima para los usuarios finales y pudiera ampliarse más adelante para integrarse con sistemas ERP o CRM sin reconstruir la capa de aprobación.

Por qué se eligió Dynamics 365

Aquaphor seleccionó Microsoft Power Platform porque aprovecha la inversión existente de la compañía en Office 365, admite una entrega rápida con poco código y proporciona seguridad de nivel empresarial a través de Azure AD. Power Apps y Power Automate permitieron a Awara IT construir una experiencia de aprobaciones personalizada sin introducir un sistema de terceros separado.

Si bien este compromiso se centró en Power Platform, la arquitectura fue diseñada para ser compatible con Dynamics 365 para escenarios futuros (por ejemplo, enrutamiento de aprobaciones desde registros de Finanzas o Customer Engagement). La elección de las tecnologías de Microsoft redujo el riesgo de integración y mantuvo el camino abierto para las extensiones de Dynamics 365 cuando los procesos comerciales se expandan.

Módulos implementados

• Power Apps (aplicación Canvas) para remitentes y aprobadores
• Power Automate para flujos de aprobación y notificación
• Bibliotecas de documentos de SharePoint Online para almacenamiento de contenido
• Dataverse para metadatos de aprobación, pista de auditoría y reglas de enrutamiento
• Conector personalizado a la API de firma móvil de eGov
• Acceso basado en roles y grupos de seguridad de Azure AD
• Notificaciones por correo electrónico y Teams/Push para recordatorios y tareas

Integraciones

• SharePoint Online (repositorio principal de documentos)
• Azure Active Directory (autenticación y RBAC)
• API de firma móvil de eGov (firma electrónica estatal)
• Outlook y Teams (notificaciones y mensajes accionables)
• Dataverse (metadatos, registros de auditoría) y conectores listos para la integración con Dynamics 365

Localización y cumplimiento

La solución integra la firma móvil eGov de Kazajistán para cumplir con los requisitos locales de firma electrónica y registra los eventos de firma en una pista auditable. Los documentos permanecen en SharePoint Online dentro del inquilino de Aquaphor para cumplir con las políticas de residencia y retención de datos. La aplicación admite elementos de la interfaz de usuario en ruso y kazajo cuando es necesario y aplica acceso basado en roles a registros legales y de adquisiciones sensibles.

Valor de negocio

Aquaphor logró aprobaciones más rápidas y confiables al estandarizar el proceso de enrutamiento de documentos e introducir la firma electrónica compatible con el estado. La empresa redujo los seguimientos manuales y la reelaboración, lo que disminuyó la fricción operativa para los equipos legales y de adquisiciones y liberó tiempo para actividades de mayor valor. La implementación también proporcionó una pista de auditoría de aprobaciones con capacidad de búsqueda que respalda el cumplimiento y los controles internos.

Debido a que la solución se basa en Power Platform y utiliza Dataverse para los metadatos, Aquaphor ahora tiene una capa modular de aprobaciones que se puede extender a Dynamics 365 Finance o Customer Engagement cuando los procesos comerciales requieran una automatización ERP/CRM más estrecha.