Modernización de Apa-Canal Chisinau con Dynamics 365 Finance & Operations

Apa-Canal Chisinau requería una plataforma única y auditable para gestionar finanzas, adquisiciones, inventario y mantenimiento de campo en una empresa de servicios públicos. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations para consolidar la contabilidad financiera, fiscal y de inversiones, a la vez que ofrecía Enterprise Asset Management (EAM) y una cadena de suministro integrada. El proyecto automatizó el análisis de planificación versus ejecución, introdujo la agregación de requisitos de materiales y flujos de trabajo de selección de proveedores, e integró sistemas externos de servicio de campo. Como resultado, Apa-Canal logró informes de fin de mes más rápidos, un control de inventario más claro y un proceso unificado de mantenimiento a adquisiciones alineado con la presentación de informes reglamentarios de Moldavia.

Cliente / Industria / País

Apa-Canal Chisinau es la empresa de servicios públicos municipal responsable del suministro de agua, alcantarillado y servicios comunales en Chisinau, Moldavia. Como proveedor regional de servicios públicos, gestiona una gran base de activos dispersos, almacenes en múltiples sitios y una combinación de equipos internos y contratistas externos.

Desafío de negocio

Antes de la implementación, Apa-Canal operaba con hojas de cálculo fragmentadas y soluciones puntuales que dificultaban el mantenimiento de los costos de mantenimiento planificados por tipo de recurso, la aprobación y seguimiento de los programas de producción, y la agregación de requisitos de materiales en todos los proyectos. La visibilidad del inventario era limitada; los planificadores carecían de datos confiables de existencias disponibles para optimizar el reabastecimiento y la selección de proveedores. Los procesos contables financieros, fiscales y de gestión eran parcialmente manuales, lo que complicaba el cierre de fin de mes y la presentación de informes reglamentarios. Los equipos de mantenimiento de campo utilizaban sistemas separados, creando brechas entre el consumo real de recursos y los registros contables, lo que dificultaba el análisis de plan-hecho y aumentaba los tiempos de entrega de las adquisiciones y las reparaciones de emergencia.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations fue seleccionado por sus capacidades integradas de finanzas, cadena de suministro y EAM que apoyan a las empresas de servicios públicos con grandes carteras de activos. La solución ofrece gestión de presupuestos e inversiones incorporada, sólida funcionalidad de adquisiciones y almacén, y controles nativos de finanzas e impuestos requeridos por una entidad del sector público. Awara IT fue elegido como socio de implementación por su experiencia regional con Dynamics F&O e integraciones en Europa del Este. Dynamics 365 también se alineó con los requisitos del ecosistema de Microsoft de Apa-Canal (Azure y Microsoft 365) y proporcionó opciones de integración escalables para sistemas de servicio de campo externos y presentación de informes reglamentarios.

Módulos implementados

• Contabilidad general, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Gestión presupuestaria y de inversiones
• Gestión y contabilidad de proyectos
• Enterprise Asset Management (EAM)
• Adquisiciones y abastecimiento
• Gestión de inventarios y almacenes
• Contabilidad de costos y control de costos
• Activos fijos y depreciación
• Informes de gestión y reglamentarios (financieros y fiscales)

Integraciones

• Sistema de servicio de campo externo (sincronización de la fuerza de trabajo móvil a través de API)
• Pasarela bancaria/de pago local para pagos a proveedores
• Power BI para paneles operativos y financieros
• Integración con extractos contables heredados y catálogos de proveedores
• Dispositivos de escaneo de códigos de barras / WMS para recibos y emisiones de almacén
• Azure Service Bus y entidades de datos para mensajería segura de sistema a sistema

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la localización para la presentación de informes reglamentarios y fiscales de Moldavia: tratamientos de IVA, mapeo del plan de cuentas local y los formatos requeridos para las declaraciones de impuestos periódicas. Awara IT configuró el soporte de idiomas y las plantillas de informes para producir estados financieros y declaraciones de impuestos conformes para el Servicio de Impuestos del Estado. Se agregaron controles para hacer cumplir las reglas de contabilización estatutarias y las pistas de auditoría requeridas por la gobernanza del sector público.

Valor de negocio

La implementación combinada de los módulos de Finanzas, Adquisiciones, Almacén y EAM eliminó múltiples traspasos manuales y creó una única fuente de verdad para las finanzas y las operaciones. Apa-Canal ahora ejecuta planes de mantenimiento con una disponibilidad confiable de materiales, vincula el consumo físico con los asientos contables y aplica controles presupuestarios para proyectos de inversión. La visibilidad operativa mejoró en los almacenes y los equipos de campo, lo que redujo las adquisiciones no planificadas y permitió una presentación de informes reglamentarios más rápida y precisa. La solución redujo la carga administrativa del personal de finanzas y proporcionó a los gerentes paneles oportunos para apoyar la toma de decisiones y la gestión de costos.