Aprobación de documentos con Power Apps — Dynamics 365 y Power Platform

MMBI, un distribuidor de FMCG con sede en Kazajistán, necesitaba una forma segura y de bajo costo para automatizar las aprobaciones de documentos para todos los usuarios de Microsoft Office sin comprar licencias adicionales. Awara IT implementó Approvy, una solución de Power Apps alojada en Teams y construida sobre Power Platform, para ofrecer envíos con un solo clic, rutas de aprobación configurables, firma móvil de eGov y notificaciones en tiempo real.

El proyecto centralizó las aprobaciones, agregó un seguimiento claro del estado de la firma y se integró con el sistema de contabilidad 1C de MMBI y Microsoft Teams. El resultado: ciclos de decisión más rápidos, una pista de auditoría digital para el cumplimiento legal y una solución que utiliza las licencias de Microsoft y las inversiones en IT existentes.

Cliente / Industria / País

MMBI es un distribuidor con sede en Kazajistán que opera en el sector de bienes de consumo de alta rotación (FMCG) en múltiples regiones del país. La empresa atiende a cadenas minoristas y mayoristas y gestiona las ventas, la logística y los flujos de trabajo de cumplimiento para una amplia cartera de productos.

Desafío de negocio

MMBI dependía de aprobaciones manuales por correo electrónico y de un enrutamiento de documentos ad hoc. Las aprobaciones eran lentas o se perdían en las bandejas de entrada, las rutas eran inconsistentes cuando los gerentes estaban fuera de la oficina y no había un seguimiento centralizado y confiable del estado. Los equipos legales y comerciales dedicaban horas a buscar firmas y recopilar registros para auditorías.

El cliente necesitaba específicamente una solución que funcionara para todos los usuarios de Microsoft Office sin comprar licencias de plataforma adicionales. También necesitaban admitir el proceso de firma móvil de eGov de Kazajistán, integrarse con 1C (su sistema de contabilidad principal) y mostrar las notificaciones de aprobación en Teams y por correo electrónico, al tiempo que preservaban la auditabilidad y los requisitos de retención.

Por qué se eligió Dynamics 365

En lugar de introducir un sistema ECM separado, MMBI y Awara IT seleccionaron Power Platform dentro del ecosistema de Microsoft porque se integra directamente con Microsoft 365, Teams y Entra ID y admite la entrega rápida de código bajo. El uso de Power Apps y Power Automate significó que MMBI podría implementar una aplicación de aprobación personalizada sin licencias nuevas significativas o ciclos de desarrollo largos.

Awara IT recomendó un enfoque de Power Apps alojado en Teams (Dataverse para Teams) para evitar licencias de plataforma adicionales, proporcionar autenticación segura a través de Entra ID y garantizar notificaciones fluidas en Outlook y Teams. La solución también se alinea con las hojas de ruta empresariales de Dynamics 365 para organizaciones que pueden expandir la automatización en finanzas y operaciones más adelante.

Módulos implementados

• Power Apps (aplicación Canvas 'Approvy' alojada en Microsoft Teams)
• Flujos de Power Automate para enrutamiento de aprobaciones, recordatorios y notificaciones
• Dataverse para Teams como almacén de datos de la aplicación
• Power BI (paneles de aprobación e informes de SLA)
• Conector personalizado para firma móvil de eGov
• Capa de integración para 1C (API/middleware)

Integraciones

• 1C (sincronización de metadatos de contabilidad y documentos a través de middleware)
• Microsoft Teams (alojamiento de aplicaciones y notificaciones)
• Outlook / Exchange (notificaciones y recordatorios por correo electrónico)
• Firma móvil de eGov (servicio nacional de firma electrónica)
• Entra ID / Azure AD (autenticación y acceso basado en roles)

Localización y cumplimiento

Awara IT implementó la firma móvil de eGov para cumplir con el marco legal de firma electrónica de Kazajistán y garantizó que todos los documentos firmados incluyan pistas de auditoría con marca de tiempo requeridas para revisiones legales y fiscales. La aplicación admite elementos de la interfaz de usuario en ruso y kazajo y conserva los metadatos y las firmas de los documentos dentro del almacenamiento de Dataverse para Teams ubicado en los centros de datos de Microsoft que cumplen con las políticas de residencia de datos regionales. Se configuraron las capacidades de retención y exportación para satisfacer los procesos de auditoría y solicitudes legales.

Valor de negocio

Approvy logró mejoras operacionales medibles minimizando los gastos adicionales. Al aprovechar Power Apps alojadas en Teams y Power Automate, MMBI obtuvo un enrutamiento de aprobación consistente, recordatorios automatizados y una pista de auditoría digital centralizada que respalda las revisiones legales y fiscales. La integración con 1C aseguró que los metadatos del documento se sincronicen con los registros contables, reduciendo el trabajo de conciliación y las excepciones.

La implementación también preservó la inversión existente de MMBI en Microsoft 365, evitó grandes compras de licencias de plataforma y proporcionó una base escalable para una automatización de procesos más amplia en compras y finanzas. Aprobaciones más rápidas y menos intervenciones manuales mejoraron la capacidad de respuesta de la empresa desde el pedido hasta la entrega.