Beneficios de Dentsu: Entrega de Power Platform por Awara IT, socio de Dynamics 365

Dentsu contrató a Awara IT para reemplazar la gestión fragmentada de informes basada en el correo electrónico por un único espacio de trabajo medible. El proyecto entregó "Benefitis", una solución de Power Apps incrustada en Microsoft Teams que centraliza informes, comentarios, archivos adjuntos e historial de versiones, al tiempo que proporciona métricas de rendimiento procesables para los equipos de RRHH y de cuentas.

Awara IT implementó la solución para reducir el tiempo de respuesta de los informes de los clientes, eliminar la ambigüedad de las transferencias multifuncionales y proporcionar a los líderes visibilidad a nivel de tarea y KPI. El resultado es una plataforma repetible de bajo código alineada con el ecosistema de Microsoft 365 del cliente y lista para futuras integraciones de Dynamics 365.

Cliente / Industria / País

Dentsu es una agencia de publicidad global con sede en Japón que opera en los campos de la publicidad, los medios de comunicación y los servicios profesionales. El alcance del proyecto se dirigió a las cuentas con sede en Japón y a los equipos funcionales que apoyan los compromisos con clientes multinacionales.

Desafío de negocio

Antes de Benefitis, la comunicación entre los clientes y los departamentos funcionales se basaba en correos electrónicos ad hoc, archivos adjuntos dispersos y versiones inconsistentes de los informes. Los equipos de cuentas dedicaban tiempo a conciliar las aportaciones de múltiples partes interesadas; RRHH carecía de medidas objetivas del rendimiento de las tareas en las funciones creativa, estratégica y de producción.

Los principales puntos débiles operativos incluían: no existía una única fuente de verdad para los informes, una capacidad limitada para adjuntar y rastrear archivos de apoyo, una propiedad poco clara para las actualizaciones de los informes y la falta de notificaciones automatizadas dentro del espacio de trabajo de Teams donde se producía la mayor parte de la colaboración. Estos problemas causaban retrasos, duplicación de trabajo y dificultades para medir el rendimiento y la calidad del equipo.

Por qué se eligió Dynamics 365

La huella de Microsoft existente de Dentsu —Power Platform y Microsoft Teams— hizo que un enfoque de código bajo fuera el camino más rápido hacia el valor. Awara IT recomendó Power Apps y Dataverse para ofrecer un modelo de datos seguro y auditable que pudiera incrustarse en Teams para una adopción inmediata, al tiempo que se mantenía interoperable con los módulos de Dynamics 365 si fuera necesario más adelante.

La selección de un socio de Dynamics 365 con experiencia en Power Platform garantizó la gobernanza, el inicio de sesión único y la extensibilidad. El enfoque de implementación de Awara IT priorizó la entrega rápida, el cumplimiento de los requisitos de manejo de datos japoneses y una hoja de ruta para integraciones opcionales de Dynamics 365 Customer Engagement o HR a medida que evolucionaran las necesidades del negocio.

Módulos implementados

• Power Apps (Canvas) — Espacio de trabajo de informes para empleados y clientes de Benefitis
• Modelo de datos de Dataverse para informes, tareas, comentarios y control de versiones
• Flujos de Power Automate para notificaciones, aprobaciones y procesamiento de archivos adjuntos
• Integración de aplicaciones de Microsoft Teams — espacio de trabajo único y notificaciones en línea
• Informes y paneles de Power BI para los KPI de RRHH y cuentas
• SharePoint Online para el almacenamiento de archivos grandes y enlaces seguros a documentos
• Azure AD SSO y control de acceso basado en roles

Integraciones

• Microsoft Teams (experiencia en la aplicación y notificaciones)
• Azure Active Directory para SSO y mapeo de roles
• SharePoint Online para almacenamiento de documentos y control de versiones de archivos adjuntos
• Outlook para notificaciones por correo electrónico y enlaces de calendario
• HRIS existente (a través de la API REST) para la sincronización básica de datos de personal
• Power BI para informes consolidados; conectores opcionales de Dynamics 365

Localización y cumplimiento

La solución se localizó para Japón: todas las interfaces de usuario y notificaciones se entregaron en japonés, y los formatos de fecha/hora, las definiciones de la semana laboral y el soporte para la codificación de caracteres se validaron para el ingreso de Kanji y multibyte. Awara IT validó el almacenamiento y procesamiento según las expectativas locales de residencia y privacidad de datos.

Arquitectónicamente, la implementación utilizó servicios de Microsoft 365 que pueden ser delimitados a centros de datos de Japón cuando sea necesario, y Awara IT documentó el manejo de datos personales en línea con la Ley de Protección de Información Personal (APPI) de Japón. El acceso basado en roles aseguró que solo el personal autorizado pudiera ver los campos sensibles del cliente.

Valor de negocio

Benefitis redujo la coordinación manual y disminuyó el tiempo de respuesta de los informes al consolidar la creación de informes, los hilos de comentarios, los archivos adjuntos y el control de versiones en un único espacio de trabajo incrustado en Teams. Para RRHH y el liderazgo de cuentas, las métricas automatizadas y los paneles de Power BI reemplazaron las evaluaciones basadas en muestreos con una visibilidad continua de la carga de trabajo y la calidad de finalización.

La implementación de Power Platform de bajo código minimizó la infraestructura personalizada, manteniendo un costo total de propiedad conservador, al tiempo que permitió la futura integración con los módulos de Dynamics 365 para la relación con el cliente y la planificación de recursos. El resultado es un aumento de la productividad medible y una hoja de ruta documentada para escalar la solución a mercados adicionales.