Motivación de Empleados con Power Apps (Benefitis) — Freedom Pay

Freedom Pay contrató a Awara IT para diseñar e implementar Benefitis, un programa de motivación y recompensas para empleados basado en Power Apps e integrado en Microsoft Teams. El objetivo era pragmático: crear un canal ligero y seguro para el reconocimiento entre pares y una tienda corporativa donde los empleados canjean la moneda corporativa ("Coins"), manteniendo la administración mínima y la visibilidad alta para RRHH y los gerentes de línea.

Awara IT entregó una implementación "Teams-first" en Microsoft Power Platform integrada con el entorno Microsoft 365 del cliente. El resultado fue un ciclo de reconocimiento de uso inmediato, un registro auditable de moneda corporativa, flujos de trabajo de RRHH simplificados e informes, lo que permitió a Freedom Pay lograr un progreso medible en retención y cultura sin un desarrollo personalizado pesado.

Cliente / Industria / País

Freedom Pay es una empresa de sistemas de pago con sede en Kazajistán, que opera en el sector de Banca y Seguros en la región de Oriente Medio. La organización proporciona tecnología transaccional y de pagos a bancos y clientes empresariales y gestiona una función de RRHH centralizada para los empleados en Kazajistán.

Desafío de negocio

Freedom Pay requería una solución integral y fácil de adoptar para la motivación y recompensas de los empleados. RRHH identificó varias cuestiones concretas: el reconocimiento informal era inconsistente, la emisión de recompensas dependía de procesos manuales (correos electrónicos y hojas de cálculo), y no existía una vista unificada de quién recibía reconocimiento o cómo se consumían los incentivos corporativos. Los gerentes tenían poca visibilidad de la actividad de reconocimiento y RRHH dedicaba mucho tiempo a conciliar aprobaciones y canjes de recompensas.

La empresa también enfrentó restricciones de adopción: la fuerza laboral utiliza Microsoft Teams diariamente, por lo que cualquier solución necesitaba funcionar dentro de Teams. La conformidad, auditabilidad y el inicio de sesión único eran innegociables; la solución tenía que ser de baja fricción para los usuarios y de bajo costo de operar para que pudiera escalarse en múltiples oficinas en Kazajistán sin un gran proyecto de integración.

Por qué se eligió Dynamics 365

Freedom Pay eligió una solución de Microsoft Power Platform porque la organización ya dependía de Microsoft Teams y Azure AD para la identidad y la colaboración. Power Apps y Power Automate permiten una implementación segura, gobernada y de bajo código que se integra directamente con Teams y Microsoft 365, acelerando el tiempo de valorización en comparación con una aplicación personalizada.

Awara IT fue seleccionado como socio de implementación debido a su experiencia en Dynamics 365 y el ecosistema más amplio de Microsoft. El enfoque del equipo enfatizó la reutilización de las capacidades de la plataforma Microsoft (Dataverse, conectores de Power Platform, Power BI) para ofrecer una solución auditable y capaz para empresas que cumpliera con los requisitos de RRHH, seguridad de TI y cumplimiento sin un extenso trabajo de backend personalizado.

Módulos implementados

• Benefitis Canvas App (Power Apps) — interfaz de empleado dentro de Microsoft Teams
• Portal de Administración (Power Apps) — para RRHH y gerentes para aprobaciones y configuración
• Tienda Corporativa en Teams — catálogo y flujo de pago
• Flujos de Power Automate — registro de monedas, notificaciones, flujos de trabajo de aprobación
• Modelo de datos de Dataverse — saldos de usuario, transacciones, artículos de catálogo
• Paneles de Power BI — informes de adopción, canjes y ROI

Integraciones

• Microsoft Teams (aplicación + pestañas + extensiones de mensajería)
• Azure AD (SSO y control de acceso basado en roles)
• HRIS (sincronización de datos maestros de empleados a través de conector)
• Nómina (sincronización de solo lectura para indicadores de impuestos y elegibilidad)
• Power BI para análisis e informes programados

Localización y cumplimiento

La implementación tuvo en cuenta los requisitos lingüísticos y reglamentarios específicos de Kazajistán. La interfaz de usuario admite el ruso (idioma principal para las operaciones diarias) y cuenta con marcadores de posición para el kazajo cuando sea necesario. En consulta con los equipos legales y de nómina de Freedom Pay, Awara IT configuró el registro de Benefitis para que las "Coins" corporativas se traten como reconocimiento interno no monetario, con extractos de informes para respaldar el tratamiento fiscal y de nómina local según las regulaciones laborales de Kazajistán. La residencia de datos y los controles de acceso se alinearon con las políticas de seguridad del cliente y los requisitos de auditoría interna.

Valor de negocio

Benefitis ofreció eficiencias operativas medibles y mayor visibilidad para RRHH y la gerencia. Los flujos de trabajo automatizados redujeron la sobrecarga administrativa y eliminaron las hojas de cálculo de los procesos de recompensas, liberando a RRHH para que se centrara en la estrategia en lugar de la conciliación. El reconocimiento entre pares aumentó sustancialmente después de integrar la experiencia en Teams, fortaleciendo la cultura diaria y proporcionando una palanca de retención ligera para el personal de alto rendimiento.

Desde una perspectiva de riesgo y cumplimiento, la solución proporcionó registros de transacciones auditables e informes configurables para propósitos de nómina e impuestos. La implementación modular en Power Platform crea una ruta de bajo costo para futuras adiciones de características, por ejemplo, expandir el catálogo, vincularse a datos de rendimiento de módulos de Dynamics 365 o implementarse en otros países de la región.