Implementación de Dynamics 365 Business Central para BYD en Azerbaiyán

BYD ingresó al mercado azerbaiyano con el requisito de operar la venta de automóviles, la distribución de repuestos y el servicio postventa en una única plataforma auditable. Awara IT implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central para reemplazar procesos fragmentados, automatizar el intercambio de pedidos con el fabricante y proporcionar a la red de distribuidores una única fuente de información operativa.

El proyecto entregó un sistema unificado en Ventas/CRM, Almacén, Servicio de Campo y Adquisiciones, con una integración personalizada a los sistemas globales del fabricante y la plataforma de gestión de distribuidores. El resultado fue un procesamiento de pedidos más rápido, una mejor disponibilidad de piezas, un trabajo manual reducido y una presentación de informes locales conforme, lo que permitió a BYD escalar sus operaciones en Azerbaiyán con una conectividad constante con el fabricante.

Cliente / Industria / País

BYD es un concesionario de automóviles que opera en el sector automotriz, iniciando operaciones en Azerbaiyán (región de Europa del Este). El alcance cubrió la venta de vehículos, la venta al por menor de repuestos y las operaciones de servicio de taller para una organización de distribuidores de un solo mercado.

Desafío de negocio

Al inicio del proyecto, las operaciones azerbaiyanas de BYD utilizaban una combinación del sistema de gestión de distribuidores existente (Incadea), hojas de cálculo y sistemas de servicio desconectados para piezas, ventas y trabajos de taller. Los principales problemas incluían la entrada de datos duplicados entre sistemas, el lento procesamiento de pedidos de piezas con el fabricante y la visibilidad limitada de la disponibilidad de piezas en los almacenes.

Las presiones regulatorias y del mercado añadieron complejidad: se debían cumplir los requisitos locales de IVA e informes fiscales, mientras que el fabricante requería el intercambio electrónico de pedidos y un mapeo de catálogo consistente. El cliente necesitaba un socio de implementación para ofrecer una solución compacta de Business Central, integrarse con Incadea y los sistemas del fabricante, y proporcionar cumplimiento de impuestos e idioma local.

Por qué se eligió Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central fue seleccionado porque proporciona un núcleo ERP modular y listo para la nube adecuado para concesionarios de automóviles de tamaño mediano: finanzas, inventario, adquisiciones y gestión de servicios en un solo producto. Business Central ofreció la flexibilidad para configurar procesos específicos del concesionario sin reemplazar el sistema de gestión del concesionario, lo que redujo las interrupciones durante el lanzamiento al mercado.

La decisión también fue impulsada por las ventajas del ecosistema de Microsoft: conectividad nativa a Microsoft 365 para la colaboración, Power Platform para la automatización ligera y Power BI para los informes operativos. Awara IT fue retenida como socio de implementación por su experiencia comprobada con las integraciones de Dynamics NAV/BC y las implementaciones localizadas en la región.

Módulos implementados

• Ventas y CRM (de lead a pedido, soporte de intercambio)
• Gestión de inventario y almacén (ubicaciones de compartimentos, números de serie)
• Gestión de servicios / Servicio de campo (órdenes de trabajo, seguimiento de mano de obra)
• Adquisiciones y automatización de órdenes de compra
• Finanzas (contabilidad general, cuentas por cobrar/pagar, informes de IVA)
• Informes de Power BI y flujos de Power Automate para aprobaciones

Integraciones

• Sistema de gestión de distribuidores Incadea (sincronización bidireccional de datos maestros)
• Intercambio de pedidos global del fabricante (integración API similar a EDI)
• Microsoft 365 (autenticación de usuario, gestión de documentos)
• Pasarela de pago local e interfaces bancarias
• Power BI para paneles y reportes

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó la localización para Azerbaiyán: configuración de la tasa de IVA, plantillas de facturas electrónicas alineadas con los requisitos locales y formatos de informes requeridos por la autoridad tributaria. Se abordaron las consideraciones lingüísticas mediante etiquetas de interfaz de usuario en azerí y ruso donde se requería, y la documentación traducida para los equipos de operaciones y contabilidad.

Awara IT implementó controles fiscales dentro de Business Central para garantizar el cumplimiento de las auditorías locales, los grupos de registro y los períodos de informes. La solución también conservó los formatos de datos requeridos por el fabricante para el intercambio de pedidos, al tiempo que garantizó el cumplimiento de los requisitos legales locales para las facturas de clientes y la contabilidad.

Valor de negocio

BYD obtuvo consistencia operativa en las funciones de ventas, piezas y taller, lo que permitió una ejecución de pedidos más rápida y una disponibilidad confiable de piezas, algo crítico en un escenario de lanzamiento al mercado. La integración con el fabricante redujo la conciliación manual y el riesgo de errores en los pedidos, mejorando las relaciones con los proveedores y los plazos de entrega.

Desde un punto de vista financiero y operativo, la implementación redujo la carga de trabajo manual para el personal administrativo, aumentó la eficiencia del inventario y acortó los ciclos de servicio, creando capacidad para agregar distribuidores adicionales o escalar las operaciones de servicio en Azerbaiyán sin aumentos proporcionales en el personal.