Approvy: Aprobación de documentos con Power Apps — Caso de estudio de Dynamics 365

LUCENT PETROLEUM requería un proceso de aprobación de documentos seguro y auditable para contratos, facturas y pagos, utilizando licencias de Microsoft 365 Power Apps ya adquiridas. Awara IT implementó Approvy en Power Platform para reemplazar el enrutamiento manual, reducir los tiempos de aprobación y añadir reconocimiento automático de documentos impulsado por IA.

La solución se integra con el sistema financiero 1C del cliente y Microsoft Teams para proporcionar una experiencia de aprobación única, basada en roles, para los equipos legales, financieros y de operaciones en Kazajistán. El proyecto logró reducciones medibles en los tiempos de ciclo, menos errores manuales y una mejor visibilidad para las partes interesadas financieras y legales, todo dentro del ecosistema de Microsoft gestionado por Awara IT como socio de implementación.

Cliente / Industria / País

LUCENT PETROLEUM es una empresa de petróleo y gas que opera en Kazajistán con múltiples oficinas regionales y unidades de campo. El proyecto se centró en la gestión y aprobación de documentos empresariales para documentos comerciales, financieros y legales en toda la organización.

Desafío de negocio

Antes del proyecto, las aprobaciones de contratos, facturas y pagos en LUCENT PETROLEUM eran en gran medida manuales: escaneos en PDF e hilos de correo electrónico circulaban entre departamentos, lo que creaba largos plazos de entrega, captura inconsistente de metadatos y auditabilidad limitada. Los ingenieros de campo y los aprobadores regionales carecían de una forma consistente y adaptada a dispositivos móviles para revisar y firmar documentos, lo que retrasaba las adquisiciones y los pagos a proveedores.

Los sistemas existentes incluían 1C para finanzas y Microsoft 365 para colaboración, pero no existía un proceso estándar para vincular los registros financieros, la revisión legal y los registros de auditoría de aprobación. El cliente tenía licencias de Microsoft Power Apps disponibles, pero carecía de un equipo interno experimentado en la automatización de Power Platform y el reconocimiento de documentos basado en IA. El encargo requería una implementación de bajo código utilizando las licencias de Microsoft 365 adquiridas, acceso seguro basado en roles, integración con 1C y un chatbot de IA para ayudar con consultas de documentos intelectuales.

Por qué se eligió Dynamics 365

LUCENT PETROLEUM seleccionó un enfoque basado en Microsoft porque la organización ya utilizaba Microsoft 365 y quería una solución estrechamente integrada que aprovechara la identidad existente, la colaboración de Teams y las licencias. Power Platform ofrece velocidad de bajo código y conectores listos para usar que reducen el riesgo de implementación al tiempo que preservan la seguridad empresarial y la gobernanza alineadas con las prácticas de los socios de Dynamics 365.

Módulos implementados

• Power Apps (Canvas) – Interfaz de usuario de aprobaciones (Approvy)
• Power Automate – flujos de aprobación, notificaciones y escalaciones
• Dataverse – metadatos de documentos y registros de auditoría
• AI Builder / Azure Cognitive Services – OCR y clasificación de documentos
• Power Virtual Agents – chatbot de IA para documentos intelectuales
• Integración de Teams – aprobaciones y notificaciones en contexto
• Seguridad basada en roles e integración de Microsoft Entra

Integraciones

• 1C (finanzas) a través de API/middleware para la conciliación de facturas y pagos
• Microsoft Teams para la experiencia del aprobador y notificaciones
• Microsoft 365 / Exchange para correo electrónico y calendario
• Azure Blob Storage para el almacenamiento de documentos (seguro)
• Azure Cognitive Services para OCR avanzado y extracción de entidades

Localización y cumplimiento

La implementación incluyó soporte de idiomas de la interfaz de usuario en ruso e inglés para adaptarse a las preferencias de los usuarios en Kazajistán. Awara IT se aseguró de que los registros de auditoría, los metadatos de retención y los pasos de firma electrónica cumplieran con las prácticas de registro corporativo y los requisitos de cumplimiento interno de Kazajistán. Cuando fue necesario, la solución se diseñó para interoperar con los procesos de firma digital locales del cliente y para exportar registros auditados adecuados para la revisión estatutaria y fines de control interno.

Valor de negocio

Al implementar Approvy en Power Platform, LUCENT PETROLEUM redujo los tiempos de aprobación y disminuyó el riesgo operativo causado por el enrutamiento manual y los metadatos inconsistentes. La empresa mejoró la previsibilidad del flujo de caja al acortar el tiempo desde la factura hasta la preparación para el pago y redujo la fricción legal/financiera a través de rastros de aprobación auditables accesibles desde Teams y Dataverse.

Aprovechar las licencias de Microsoft 365 existentes y el enfoque de entrega de Power Platform de Awara IT mantuvo bajos los costos de implementación y el tiempo de implementación, al tiempo que preservó una ruta de actualización a Dynamics 365 Finance o Customer Engagement si la empresa decide ampliar la automatización de ERP o CRM.