Ecosistema Dynamics 365: Power Apps y Copilot para RRHH en Santo

Santo, una empresa farmacéutica y miembro de Polpharma Group, contrató a Awara IT para desarrollar un canal de soporte de RRHH rápido y pragmático, construido sobre Microsoft Power Platform y Copilot Studio. El proyecto, llamado Access Me, combinó una interfaz de Power Apps, respuestas conversacionales impulsadas por Copilot y contenido basado en SharePoint para proporcionar soporte de primera línea de RRHH a los empleados en Kazajistán.

Awara IT se centró en resultados medibles: reducir el tiempo de respuesta de RRHH, aumentar la resolución en el primer contacto para consultas comunes, estandarizar los flujos de trabajo de evaluación de personal y proporcionar informes transparentes para los gerentes. La solución se diseñó para ofrecer una capacidad de soporte de primera línea funcional en un mes, y flujos de trabajo completos de evaluación e informes poco después, aprovechando el stack más amplio de Microsoft compatible con Dynamics 365 para una futura integración con los sistemas de RRHH/Finanzas.

Cliente / Industria / País

Santo es una empresa farmacéutica con sede en Kazajistán y miembro de Polpharma Group. El proyecto se dirigió a la función de RRHH de la empresa en sus operaciones en Kazajistán, sirviendo a una población de empleados de tamaño medio dentro de un entorno farmacéutico regulado en la región de Oriente Medio.

Desafío de negocio

El departamento de RRHH de Santo se enfrentaba a solicitudes repetidas y de gran volumen por parte de los empleados sobre procesos rutinarios (vacaciones, evaluaciones de desempeño, propuestas de desarrollo profesional) que consumían el tiempo de los especialistas de RRHH y retrasaban las respuestas a tareas de mayor valor. El conocimiento residía en documentos y correos electrónicos, y los gerentes carecían de una forma sencilla de recopilar datos estructurados de evaluación o generar informes transparentes.

La organización requería un mecanismo rápido y seguro para proporcionar respuestas de primera línea y digitalizar las evaluaciones de los empleados y los cuestionarios de los gerentes. El tiempo de entrega era crítico: Santo solicitó una capacidad de soporte de primera línea en un mes y una aplicación de evaluación lista para producción poco después. La solución también debía alinearse con la seguridad empresarial, la auditoría y la preparación para futuras integraciones con Dynamics 365.

Por qué se eligió Dynamics 365

Santo seleccionó el ecosistema de Microsoft —Power Platform más Copilot Studio— porque proporciona un desarrollo rápido de aplicaciones, conectores nativos a SharePoint y Microsoft 365, y una clara ruta de actualización a los módulos de Dynamics 365 (RRHH, Finanzas) si se requiere una integración más profunda de ERP/HRIS. Elegir la tecnología de Microsoft minimizó el riesgo de integración con las herramientas de identidad y colaboración existentes (Azure AD, Teams) ya en uso en todo el grupo.

Awara IT recomendó el enfoque alineado con Dynamics 365 para asegurar que los modelos de datos y procesos pudieran mapearse posteriormente a Dynamics 365 HR o Finance and Operations. Esta estrategia preservó la capacidad de Santo de escalar más allá de una solución puntual, al mismo tiempo que cumplía con el objetivo comercial inmediato: un canal de soporte de RRHH receptivo y auditable, y flujos de trabajo de evaluación estructurados.

Módulos implementados

• Power Apps: aplicación Access Me para empleados
• Copilot Studio: respuestas conversacionales de RRHH de primera línea
• Power Automate: orquestación de flujos de trabajo y aprobaciones
• Dataverse: datos centralizados de evaluación de RRHH
• SharePoint: almacenamiento de documentos y base de conocimientos
• Azure AD: autenticación y control de acceso basado en roles
• Power BI: informes y paneles para gerentes

Integraciones

• Bibliotecas de documentos de SharePoint para políticas y formularios de RRHH
• Azure AD para inicio de sesión único y aprovisionamiento de roles
• Correo electrónico/Outlook para notificaciones y enrutamiento de escaladas
• Cargas útiles listas para exportar opcionales para una futura integración con Dynamics 365 HR/Finanzas

Localización y cumplimiento

La implementación siguió las expectativas de protección de datos de Kazajistán para los datos personales de los empleados aplicando controles de acceso basados en roles, cifrado en reposo y en tránsito, y registro de auditoría. Awara IT trabajó con los equipos legal y de TI de Santo para minimizar la transferencia de datos personales sensibles y mantener los registros de evaluación dentro de los límites de almacenamiento acordados. Se aplicó el formato regional y el idioma (soporte para el idioma kazajo/ruso, formatos de fecha y número) en la interfaz de usuario de Power Apps para satisfacer las expectativas de los usuarios locales.

Valor de negocio

Al implementar Access Me, Awara IT permitió a Santo automatizar interacciones de RRHH de alto volumen de manera rápida y segura. La solución combinada de Power Apps y Copilot redujo los tiempos de respuesta rutinarios, aumentó la resolución en el primer contacto y estandarizó la captura de datos de evaluación del personal. Los gerentes obtuvieron visibilidad casi en tiempo real de las evaluaciones y propuestas de desarrollo a través de informes automatizados.

Críticamente, la solución se implementó dentro del ecosistema compatible con Microsoft/Dynamics 365, lo que preserva la opción de Santo de integrar datos de evaluación e historial de casos de RRHH con los módulos de Dynamics 365 HR o Finanzas en una fase posterior. El resultado es una eficiencia operativa inmediata y una ruta técnica clara para la futura consolidación de HRIS.