Εκσυγχρονισμός του Ταμείου με το Dynamics 365 Finance & Operations

Μια παγκόσμια πλατφόρμα τεχνολογίας και επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου για πολυτελή μόδα (Υπό NDA) αντιμετώπιζε επανειλημμένα σφάλματα ταμείου, αργές συμφωνίες και περιορισμένη ορατότητα μετρητών κατά τη διάρκεια περιόδων υψηλού όγκου συναλλαγών στο Ηνωμένο Βασίλειο. Ο πελάτης χρησιμοποιούσε το Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, αλλά βασιζόταν σε χειροκίνητες διαδικασίες και μεταφορές αρχείων για τη διαχείριση πληρωμών και τραπεζικών δηλώσεων, δημιουργώντας λειτουργικό κίνδυνο και αναγκάζοντας τις ομάδες οικονομικών να αφιερώνουν ημέρες κάθε μήνα για την καταγραφή των δραστηριοτήτων.

Η Awara IT σχεδίασε και υλοποίησε μια άμεση ενσωμάτωση της Citibank στο Dynamics 365 Finance & Operations για την αυτοματοποίηση της υποβολής πληρωμών και των εισαγωγών τραπεζικών δηλώσεων. Το αποτέλεσμα: αυτοματοποιημένη εξισορρόπηση των χρηματοροών, ταχύτερες συμφωνίες και μετρήσιμη μείωση των σφαλμάτων ταμείου — προσφέροντας καθημερινή ορατότητα μετρητών και μια επεκτάσιμη, ελέγξιμη διαδικασία ταμείου για μια επιχείρηση λιανικής που λειτουργεί σε όλη τη Δυτική Ευρώπη.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Ο πελάτης, υπό την εχεμύθεια της NDA, είναι μια παγκόσμια πλατφόρμα τεχνολογίας και πάροχος ηλεκτρονικού εμπορίου με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, για την πολυτελή μόδα, που λειτουργεί σε όλη τη Δυτική Ευρώπη με υψηλούς όγκους συναλλαγών και κεντρικές ομάδες χρηματοοικονομικών που υποστηρίζουν πωλήσεις σε πολλά νομίσματα και πληρωμές προμηθευτών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι ομάδες οικονομικών και ταμείου του πελάτη διαχειρίζονταν πληρωμές υψηλής αξίας και εισερχόμενες εισπράξεις με χειροκίνητες μεταβιβάσεις: τα εξαγόμενα αρχεία από το Dynamics 365 Finance & Operations διαμορφώνονταν χειροκίνητα, μεταφορτώνονταν σε τραπεζικές πύλες και οι τραπεζικές καταστάσεις εισάγονταν μέσω ad-hoc επεξεργασίας αρχείων. Αυτή η διαδικασία δημιουργούσε κενά στην αναλυτική διαδρομή, συχνά σφάλματα καταχώρισης και αργούς κύκλους συμφωνίας που διέβρωναν την ορατότητα του κεφαλαίου κίνησης.

Επειδή η επιχείρηση κλιμακώνεται ταχέως κατά τις εποχιακές αιχμές, η υπάρχουσα προσέγγιση αποτελούσε λειτουργικό περιορισμό. Βασικά εναύσματα για αλλαγή περιλάμβαναν την ανάγκη μείωσης των ποσοστών σφαλμάτων του ταμείου, επιτάχυνσης της συμφωνίας τραπεζών στο τέλος του μήνα και παροχής αναφορών θέσης μετρητών σχεδόν σε πραγματικό χρόνο για την υποστήριξη του προϋπολογισμού και των βραχυπρόθεσμων αποφάσεων ρευστότητας.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 Finance & Operations αποτελούσε ήδη τον πυρήνα του ERP του πελάτη, διαχειριζόμενο το γενικό καθολικό, τους λογαριασμούς πληρωτέων και τη διαχείριση μετρητών. Η επιλογή επέκτασης του Dynamics F&O για τη φιλοξενία της αυτοματοποίησης του ταμείου και της άμεσης τραπεζικής ενσωμάτωσης ελαχιστοποίησε την διπλή καταχώριση δεδομένων, διατήρησε τα υφιστάμενα κύρια δεδομένα και μείωσε την επιφάνεια ενσωμάτωσης.

Τα κριτήρια επιλογής επικεντρώθηκαν στις εγγενείς δυνατότητες διαχείρισης τραπεζών, την υποστήριξη τραπεζικών μορφών ISO 20022/camt, το Electronic Reporting για διαμορφώσιμα πρότυπα αρχείων και την ασφαλή συνδεσιμότητα που βασίζεται στο Azure. Ως συνεργάτης της Microsoft, η Awara IT συνέστησε την αξιοποίηση του Dynamics F&O μαζί με τις υπηρεσίες ενσωμάτωσης του Azure για την παροχή μιας ασφαλούς, διατηρήσιμης λύσης ευθυγραμμισμένης με το Microsoft stack του πελάτη.

Υλοποιημένες ενότητες

• Διαχείριση Μετρητών και Τραπεζών (Dynamics 365 Finance & Operations)
• Λογαριασμοί Πληρωτέων και Ηλεκτρονικές Πληρωμές
• Διαχείριση Ταμείου (πληρωμές και συμφωνία δηλώσεων)
• Γενικό Καθολικό και Ενδοεταιρικές Καταχωρίσεις
• Electronic Reporting (ER) και Data Management Framework
• Ενότητες Προϋπολογισμού και Πρόβλεψης Ταμειακών Ροών
• Power Platform (Power Automate) για ροές εργασιών έγκρισης

Ενσωματώσεις

• Άμεση host-to-host ενσωμάτωση της Citibank (ISO 20022 / camt.053 / pain.001)
• Azure Logic Apps για ασφαλή ανταλλαγή και ενορχήστρωση αρχείων
• Azure Active Directory για SSO και πρόσβαση βάσει ρόλων
• E-commerce order system (payment reference imports for reconciliation)
• Microsoft 365 notifications για εγκρίσεις πληρωμών και audit trail

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση διασφάλισε τη συμμόρφωση με τις τραπεζικές και δεδομένων απαιτήσεις του Ηνωμένου Βασιλείου: οι μορφές τραπεζικών μηνυμάτων ευθυγραμμίστηκαν με το ISO 20022 και οι εισαγωγές τραπεζικών καταστάσεων συμμορφώνονται με τις προσδοκίες camt.053 που χρησιμοποιούνται από την εταιρική τραπεζική του Ηνωμένου Βασιλείου. Τα μέτρα ασφάλειας και προστασίας δεδομένων σεβάστηκαν τον GDPR και τις εταιρικές προτιμήσεις διαμονής δεδομένων, φιλοξενώντας υπηρεσίες στο Azure και εφαρμόζοντας κρυπτογράφηση εν κινήσει και σε κατάσταση ηρεμίας. Ο σχεδιασμός της λύσης έλαβε υπόψη τους Κανονισμούς Υπηρεσιών Πληρωμών του Ηνωμένου Βασιλείου και την Ισχυρή Εξακρίβωση Ταυτότητας Πελάτη (όπου ισχύει) για εταιρικά κανάλια και διασφάλισε ότι τα αρχεία καταγραφής ελέγχου πληρούσαν τις κανονιστικές και εσωτερικές απαιτήσεις ελέγχου.

Επιχειρηματική αξία

Η αυτοματοποίηση των πληρωμών και των εισαγωγών δηλώσεων κατάργησε τις επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες ενέργειες και μείωσε ουσιαστικά τον λειτουργικό κίνδυνο για μια λιανική επιχείρηση υψηλής αξίας. Ο πελάτης απέκτησε σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ορατότητα στις ταμειακές θέσεις, επιτρέποντας στο ταμείο να βελτιστοποιήσει τη βραχυπρόθεσμη ρευστότητα και να μειώσει το κόστος υπερανάληψης και χρηματοδότησης. Οι ταχύτερες συμφωνίες απελευθέρωσαν το προσωπικό των οικονομικών για να επικεντρωθεί στη διαχείριση εξαιρέσεων και την ανάλυση αντί για την καταχώριση δεδομένων, βελτιώνοντας το κλείσιμο του μήνα και τους εσωτερικούς ελέγχους.

Η χρήση του Dynamics 365 Finance & Operations ως ενιαίας πηγής αλήθειας διατήρησε την ακεραιότητα των κύριων δεδομένων και μείωσε το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας. Η άμεση ενσωμάτωση της Citibank, σε συνδυασμό με την ενορχήστρωση που βασίζεται στο Azure, παρείχε μια διατηρήσιμη, ασφαλή διαδρομή για την κλιμάκωση των λειτουργιών του ταμείου κατά τις περιόδους αιχμής των συναλλαγών, διατηρώντας παράλληλα ένα ελεγκτικό ίχνος για λόγους συμμόρφωσης και ελέγχου. Η Awara IT παρέδωσε τη λύση ως ο συνεργάτης υλοποίησης και υποστήριξε την παράδοση και την τεκμηρίωση του runbook, ώστε ο πελάτης να μπορεί να λειτουργεί αυτόνομα.