Αναβάθμιση σε Dynamics 365 Finance & Operations για Λιανική Πώληση Προϊόντων Πολυτελείας

Ένας διεθνής όμιλος πολυτελών ειδών μόδας, αρωμάτων και αξεσουάρ, που διατηρεί καταστήματα λιανικής και ηλεκτρονικό εμπόριο στην Ισπανία, την Πορτογαλία και την Ολλανδία, μετανάστευσε από ένα έντονα προσαρμοσμένο Dynamics AX 2009 σε Dynamics 365 Finance & Operations, με την Awara IT ως συνεργάτη υλοποίησης. Στόχος ήταν η αντικατάσταση ενός end-of-life on-premise ERP με μια ενιαία πλατφόρμα cloud που υποστηρίζει χρηματοοικονομικά, ταμείο, προμήθειες, logistics αποθήκης, συγχρονισμό POS λιανικής και ηλεκτρονικό εμπόριο.

Η Awara IT ηγήθηκε της σταδιακής μετανάστευσης, προσέφερε συγχρονισμό αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο μεταξύ back office και POS, ενσωμάτωσε λειτουργίες 3PL και εκσυγχρόνισε τις οικονομικές διαδικασίες. Το έργο μείωσε τις χειροκίνητες συμφωνίες, συντόμευσε το κλείσιμο του μήνα και παρείχε ένα σταθερό επίπεδο ενσωμάτωσης για omnichannel πωλήσεις και προμήθειες με έντονες εισαγωγές, επιτρέποντας σαφέστερο οικονομικό έλεγχο και βελτιωμένη διαθεσιμότητα για τον πελάτη σε όλες τις αγορές.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Υπό NDA είναι μια περιφερειακή ομάδα λιανικής πώλησης ειδών πολυτελείας που ειδικεύεται σε υψηλής ποιότητας μόδα, αρώματα και αξεσουάρ. Η επιχείρηση λειτουργεί φυσικά καταστήματα, καταστήματα franchise/συνεργατών και κανάλια ηλεκτρονικού εμπορίου σε Ισπανία, Πορτογαλία και Ολλανδία, με κεντρικά χρηματοοικονομικά τμήματα και διανεμημένες λειτουργίες αποθήκης και λιανικής στη Δυτική Ευρώπη.

Επιχειρηματική πρόκληση

Ο πελάτης χρησιμοποιούσε Dynamics AX 2009 με εκτεταμένες προσαρμογές και ένα κατακερματισμένο τοπίο IT. Τα βασικά σημεία προβλήματος περιλάμβαναν αργές, βασισμένες σε παρτίδες ενημερώσεις αποθεμάτων μεταξύ του ERP και του POS, χειροκίνητες συμφωνίες σε όλα τα κανάλια πωλήσεων και χρονοβόρες διαδικασίες κλεισίματος του μήνα για τα οικονομικά. Το ταμείο, οι διευθετήσεις προμηθευτών/πελατών και ο χειρισμός εισαγωγών γίνονταν με βάση χαρτιά και υπολογιστικά φύλλα, αυξάνοντας τον λειτουργικό κίνδυνο για μια επιχείρηση με συχνές διεθνείς αποστολές και logistics τρίτων.

Οι λειτουργικές ομάδες στερούνταν μιας ενιαίας πηγής αλήθειας για τα αποθέματα και τις πωλήσεις, γεγονός που οδηγούσε σε υπεραποθέματα, ελλείψεις και ανακριβείς οικονομικές καταχωρίσεις. Η παλαιά πλατφόρμα περιόριζε επίσης την αναφορά, τον προϋπολογισμό και την έγκαιρη ορατότητα των ταμειακών ροών, περιορίζοντας την ικανότητα της διοίκησης να λαμβάνει αποφάσεις τιμολόγησης και κατανομής σε επίπεδο καναλιών κατά τις περιόδους υψηλής εποχικότητας.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 Finance & Operations (Dynamics F&O) επιλέχθηκε επειδή συνδυάζει βασικές χρηματοοικονομικές λειτουργίες και προηγμένες δυνατότητες εφοδιαστικής αλυσίδας σε μια ενιαία cloud-native πλατφόρμα, μειώνοντας το συνολικό κόστος ενσωμάτωσης για σενάρια λιανικής και ηλεκτρονικού εμπορίου. Ο πελάτης απαιτούσε ισχυρή υποστήριξη για γενικό λογιστικό σχέδιο, ταμείο, προμήθειες και διαδικασίες αποθήκης, μαζί με ισχυρά APIs και επιλογές middleware για συγχρονισμό δεδομένων POS και 3PL σε σχεδόν πραγματικό χρόνο.

Πρόσθετα κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν απρόσκοπτη ενσωμάτωση Microsoft 365 και Azure για ταυτότητα και ανάλυση, μια σαφή διαδρομή αναβάθμισης από το παλαιό AX, και έτοιμες επιλογές τοπικής προσαρμογής για ΦΠΑ, νομοθετικές αναφορές και απαιτήσεις πολλαπλών γλωσσών σε Ισπανία, Πορτογαλία και Ολλανδία. Οι πλατφόρμες Power Platform και Power BI σχεδιάστηκαν για να επιταχύνουν την αναφορά και την αυτοεξυπηρέτηση των χρηστών χωρίς μεγάλη προσαρμοσμένη ανάπτυξη.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό λογιστικό σχέδιο & οικονομική αναφορά
• Λογαριασμοί πληρωτέοι & εισπρακτέοι
• Διαχείριση ταμείου
• Προϋπολογισμός και οικονομικός έλεγχος
• Διαχείριση προμηθειών και αγορών (συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών εισαγωγών)
• Διαχείριση αποθεμάτων
• Διαχείριση αποθήκης
• Διαχείριση παραγγελιών πωλήσεων και διανομής
• Retail/Commerce back-office (συγχρονισμός αποθεμάτων & τιμών)
• Συνδέσεις ηλεκτρονικού εμπορίου και ροή παραγγελιών
• Πάγια περιουσιακά στοιχεία
• Αναφορές Power BI και εφαρμογές Power Platform

Ενσωματώσεις

• Συστήματα Point-of-Sale — middleware για συγχρονισμό αποθεμάτων και πωλήσεων σε πραγματικό χρόνο
• Πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου (συγχρονισμός παραγγελιών και αποθεμάτων)
• Πάροχος Third-Party Logistics (3PL) μέσω API/EDI
• Τραπεζική ενσωμάτωση για το ταμείο και τις πληρωμές (συμβατή με ISO 20022)
• Τοπικές μηχανές φόρων και υπηρεσίες αναφοράς
• Azure AD single sign-on και Microsoft 365
• Διασύνδεση τελωνείου/δήλωσης εισαγωγών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση παρείχε διαμορφώσεις ειδικές για κάθε χώρα: κανόνες καταχώρισης ΦΠΑ, νόμιμες λογιστικές μορφές, ετικέτες στην τοπική γλώσσα και νόμιμες αναφορές για Ισπανία, Πορτογαλία και Ολλανδία. Όπου απαιτούνταν, η Awara IT διαμόρφωσε εξαγωγές ηλεκτρονικών αναφορών και συμβατούς χαρτογραφήσεις φόρων για την υποστήριξη των τοπικών αρχών και φορολογικών μηχανών, καθώς και τη διαχείριση intrastat και διασυνοριακού ΦΠΑ για ενδοκοινοτικές αποστολές. Εφαρμόστηκαν πρότυπα καταχώρισης πολλαπλών νομισμάτων και πολλαπλών λογιστικών βιβλίων για την κάλυψη των αναγκών ενοποίησης και των τοπικών νόμιμων απαιτήσεων.

Επιχειρηματική αξία

Η ενοποίηση των διαδικασιών χρηματοοικονομικών, αποθεμάτων και αποθήκης στο Dynamics 365 Finance & Operations μείωσε την επιχειρησιακή τριβή σε όλα τα κανάλια λιανικής, ηλεκτρονικού εμπορίου και διανομής. Η ορατότητα των αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο εξάλειψε τις συχνές αποκλίσεις POS, επιτρέποντας καλύτερη κατανομή των εποχιακών αποθεμάτων και λιγότερες χαμένες πωλήσεις. Οι αυτοματοποιημένες οικονομικές καταχωρίσεις και οι ροές εργασίας του ταμείου μείωσαν την προσπάθεια στο τέλος του μήνα και βελτίωσαν τη διαφάνεια των ταμειακών ροών.

Η ενσωμάτωση με 3PL και ηλεκτρονικό εμπόριο παρείχε σταθερή ροή παραγγελιών και βελτιωμένα SLA εκπλήρωσης. Οι τυποποιημένες διαδικασίες, η συμμόρφωση προσαρμοσμένη στη χώρα και ένα στρώμα ανάλυσης βασισμένο σε Microsoft έδωσαν στον πελάτη μια βιώσιμη πλατφόρμα για μελλοντική επέκταση στη Δυτική Ευρώπη, μειώνοντας παράλληλα τον κίνδυνο και το κόστος που σχετίζεται με τη διατήρηση της παλιάς υποδομής AX.