Power Platform onboarding (Onboardly) — Dynamics 365 partner Awara IT

Η αλυσίδα λιανικών πωλήσεων της Johnson & Johnson στο Καζακστάν αντιμετώπισε μια εξ ολοκλήρου χειροκίνητη, αδιαφανή διαδικασία για την πρόσληψη και την αποχώρηση προσωπικού. Έντυπα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπογραφές αυτοπροσώπως δημιουργούσαν καθυστερήσεις, κενά ελέγχου και ασυνεπείς εμπειρίες για τους νεοπροσλαμβανόμενους σε όλες τις τοποθεσίες λιανικής πώλησης. Η ομάδα HR χρειαζόταν μια ενιαία λύση με δυνατότητα απομακρυσμένης χρήσης, η οποία να χειρίζεται τη μεταφόρτωση εγγράφων, τις ηλεκτρονικές υπογραφές και την πρόσβαση σε πόρους ανάλογα με τον ρόλο.

Η Awara IT εφάρμοσε μια λύση Power Platform — με την επωνυμία Onboardly — η οποία συνδυάζει Power Apps, Power Automate και ενσωμάτωση στο Teams για την κεντρικοποίηση εγγράφων, την ενεργοποίηση ηλεκτρονικών ψηφιακών υπογραφών (EDS) που συμμορφώνονται με τους κανονισμούς του Καζακστάν, και την παροχή εκπαιδευτικών πόρων σε ένα μέρος. Το αποτέλεσμα: ταχύτερη, ελεγχόμενη διαδικασία πρόσληψης με μετρήσιμη μείωση της διοικητικής προσπάθειας και σαφέστερα αποτελέσματα κατά την πρώτη ημέρα για τους νέους υπαλλήλους.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Johnson & Johnson — τοπικές λειτουργίες λιανικής/διανομής για προϊόντα υγειονομικής περίθαλψης στο Καζακστάν (περιφερειακές λειτουργίες στην περιοχή της Μέσης Ανατολής/Κεντρικής Ασίας). Η υλοποίηση στόχευε διαδικασίες HR για προσωπικό καταστημάτων και πεδίου σε όλο το Καζακστάν.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι διαδικασίες πρόσληψης και τερματισμού ήταν χειροκίνητες από την αρχή μέχρι το τέλος. Οι νεοπροσλαμβανόμενοι υπέβαλαν έντυπα ή έστελναν με email σαρωμένα έγγραφα, το HR επεξεργαζόταν τα αρχεία χειροκίνητα και οι υπογραφές συλλέγονταν αυτοπροσώπως. Η διαδικασία στερούνταν διαφάνειας: οι διευθυντές προσλήψεων δεν μπορούσαν να παρακολουθούν αξιόπιστα την κατάσταση, και το HR δεν μπορούσε να επιδείξει μια ελεγχόμενη διαδρομή για ελέγχους συμμόρφωσης.

Οι απομακρυσμένες προσλήψεις και οι περιορισμοί της εποχής της πανδημίας αποκάλυψαν πρόσθετα κενά. Η ομάδα HR αφιέρωσε σημαντικό χρόνο στην αναζήτηση εγγράφων και στον συντονισμό των υπογραφών· αυτό αύξησε τον χρόνο παραγωγικότητας για το νέο προσωπικό και δημιούργησε κίνδυνο για επιθεωρήσεις συμμόρφωσης με την εργατική νομοθεσία. Η Johnson & Johnson απαιτούσε μια λύση που να επιτρέπει ασφαλή απομακρυσμένη διαχείριση εγγράφων, να υποστηρίζει τα εθνικά πρότυπα EDS και να ενοποιεί πόρους ανάλογα με τον ρόλο, για να μειώσει τη σύγχυση κατά την πρώτη ημέρα.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Awara IT συνέστησε μια προσέγγιση Microsoft Power Platform επειδή ενσωματώνεται άμεσα με το περιβάλλον Microsoft 365 της εταιρείας (Teams, Azure AD, SharePoint) και υποστηρίζει γρήγορη, low-code παράδοση. Για μια περιφερειακή ανάπτυξη HR στο Καζακστάν, αυτό μείωσε τον κίνδυνο υλοποίησης, συντόμευσε τον χρόνο παράδοσης και αξιοποίησε την υπάρχουσα αδειοδότηση της Microsoft.

Αν και δεν πρόκειται για μια παραδοσιακή υλοποίηση Dynamics 365 Finance ή Supply Chain, το έργο ευθυγραμμίστηκε με τις δυνατότητες του Dynamics 365 partner: ασφαλής ταυτότητα/έλεγχος ταυτότητας, εταιρική διακυβέρνηση και επεκτασιμότητα για μελλοντικές ενσωματώσεις HR και μισθοδοσίας. Το Power Apps παρείχε την πύλη onboarding του front-end, το Power Automate χειρίστηκε την δρομολόγηση υπογραφών και τις ειδοποιήσεις, και το Power BI παρείχε πίνακες εργαλείων HR για τη διοίκηση.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps — Πύλη onboarding Onboardly (διεπαφές υποψηφίου & HR)
• Power Automate — ροές εργασίας εγγράφων, δρομολόγηση EDS και ειδοποιήσεις
• SharePoint για ασφαλή αποθήκευση εγγράφων με εκδόσεις και διατήρηση
• Azure Active Directory — παροχή χρηστών και πρόσβαση βάσει ρόλων
• Ενσωμάτωση Teams — συνδέσεις εντός εφαρμογής, ειδοποιήσεις και εγκρίσεις διαχειριστή
• Power BI — Πίνακες εργαλείων HR για KPI συνεντεύξεων και αναφορές ελέγχου

Ενσωματώσεις

• Πύλη ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής (EDS) συμβατή με το Καζακστάν μέσω API
• Microsoft Teams για εγκρίσεις και επικοινωνίες
• Azure Active Directory για αναγνώριση και παροχή
• SharePoint/OneDrive για ασφαλή αποθήκευση εγγράφων
• Πάροχοι SMTP/SMS για ειδοποιήσεις υποψηφίων και OTPs

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση διαμορφώθηκε για να υποστηρίξει τις απαιτήσεις ηλεκτρονικής υπογραφής του Καζακστάν και να ενσωματώσει διεπαφές ρωσικής και καζακικής γλώσσας όπου χρειάζεται. Το Onboardly καταγράφει ένα ελεγχόμενο ίχνος υπογραφής και αποθηκεύει μεταδεδομένα που απαιτούνται για ελέγχους συμμόρφωσης εργασίας. Εφαρμόστηκαν πολιτικές πρόσβασης δεδομένων και ετικέτες διατήρησης για την τήρηση των τοπικών νομικών προτύπων και προτύπων εταιρικής διακυβέρνησης.

Η Awara IT συνεργάστηκε με τις νομικές ομάδες και τις ομάδες HR του πελάτη για να διασφαλίσει ότι το πακέτο ενσωμάτωσης ταίριαζε με τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης εργασίας του Καζακστάν και ότι τα αποδεικτικά στοιχεία ηλεκτρονικής υπογραφής πληρούσαν τις εθνικές πρακτικές επαλήθευσης EDS.

Επιχειρηματική αξία

Με την ενοποίηση της διαδικασίας πρόσληψης σε μία μόνο εφαρμογή Power Platform, η Johnson & Johnson Καζακστάν μείωσε τα διοικητικά έξοδα και βελτίωσε την ορατότητα της συμμόρφωσης. Το HR ανέκτησε την ικανότητα που προηγουμένως δαπανούσε για γραφειοκρατία, επιτρέποντας στην ομάδα να επικεντρωθεί σε στρατηγικές δραστηριότητες ταλέντων. Οι διευθυντές έλαβαν σαφέστερες ενημερώσεις κατάστασης και οι νέοι υπάλληλοι είχαν άμεση πρόσβαση σε πόρους που αφορούσαν τον ρόλο τους, βελτιώνοντας την πρώιμη παραγωγικότητα.

Η low-code προσέγγιση απέφερε επίσης προβλέψιμο κόστος και αποτελέσματα ως προς το χρονοδιάγραμμα, και δημιούργησε ένα θεμέλιο για μελλοντικό αυτοματισμό του HR (παραδόσεις μισθοδοσίας, onboarding απόδοσης). Η κεντρικοποιημένη διαδρομή ελέγχου και η ενσωμάτωση EDS μείωσαν τον κίνδυνο συμμόρφωσης και απλοποίησαν τις απαντήσεις σε ρυθμιστικές έρευνες.