Dynamics 365 Business Central for White Rock: Οικονομικά & Προμήθειες

Η White Rock, μια εταιρεία συμβούλων επιχειρήσεων με έδρα τα ΗΑΕ που λειτουργεί σε περισσότερες από 10 νομικές οντότητες, μεταπήδησε από χρηματοοικονομικές και προμηθευτικές διαδικασίες που βασίζονταν σε υπολογιστικά φύλλα στο Microsoft Dynamics 365 Business Central με την Awara IT ως συνεργάτη υλοποίησης. Το πρόγραμμα στοχεύτηκε στους λογαριασμούς πληρωτέων, στους ελέγχους purchase-to-pay και στις ροές εργασίας έγκρισης πληρωμών για τη μείωση της χειροκίνητης εργασίας, τη βελτίωση της ελεγξιμότητας και την ενοποίηση της αναφοράς πολλαπλών οντοτήτων.

Η Awara IT προσέφερε μια σταδιακή υλοποίηση του Business Central που μετέφερε ιστορικά δεδομένα Excel, τυποποίησε διαδικασίες σε όλες τις οντότητες και εισήγαγε αυτοματοποιημένες ροές έγκρισης και τραπεζικές ενσωματώσεις. Το αποτέλεσμα προσέφερε ταχύτερους μηνιαίους κλεισίματα, σαφέστερη ορατότητα ταμειακών ροών και ένα ελεγχόμενο πλαίσιο ελέγχου κατάλληλο για περαιτέρω ψηφιακό μετασχηματισμό σε όλο τον όμιλο.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η White Rock είναι μια εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών που ειδικεύεται στην επιχειρηματική συμβουλευτική, με έδρα τα ΗΑΕ (Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα) και δραστηριοποιείται σε όλη τη Μέση Ανατολή με περισσότερες από 10 νομικές οντότητες υπό ενιαία δομή ομίλου. Η εταιρεία υποστηρίζει περιφερειακούς πελάτες και απαιτούσε ενοποιημένους οικονομικούς ελέγχους για την κλιμάκωση των λειτουργιών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Τα οικονομικά και οι προμήθειες στη White Rock βασίζονταν σε πολλά βιβλία εργασίας Excel που διαχειρίζονταν διαφορετικές νομικές οντότητες. Οι ενδοεταιρικές συναλλαγές, οι εγκρίσεις αγορών και οι πληρωμές διαχειρίζονταν με ad-hoc αλυσίδες email και υπολογιστικά φύλλα, δημιουργώντας κενά συμφιλίωσης, διπλές καταχωρήσεις και μακροχρόνιους κύκλους έγκρισης. Υπήρχε περιορισμένη κεντρική ορατότητα στις ταμειακές θέσεις μεταξύ των οντοτήτων και καμία συνεπής διαδρομή ελέγχου για τα τιμολόγια προμηθευτών.

Η ανάπτυξη και η ανάγκη για συνεπή διακυβέρνηση πυροδότησε μια απομάκρυνση από τα υπολογιστικά φύλλα. Τα βασικά προβλήματα ήταν η αργή μηνιαία ενοποίηση, η χειροκίνητη αντιστοίχιση τιμολογίων με εντολές αγοράς, ο ασυνεπής χειρισμός του ΦΠΑ μεταξύ των οντοτήτων και η περιορισμένη ικανότητα του CFO και της ηγεσίας του IT να επιβάλλουν τον διαχωρισμό των καθηκόντων και τους ελέγχους έγκρισης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε επειδή παρέχει ένα βασισμένο στο cloud, αρθρωτό ERP κατάλληλο για εταιρείες επαγγελματικών υπηρεσιών μεσαίας αγοράς, με ισχυρές δυνατότητες οικονομικών, αγορών και πολλαπλών εταιρειών εκτός συσκευασίας. Το Business Central ενσωματώνεται εγγενώς με το Microsoft 365 και την Power Platform, οι οποίες ευθυγραμμίστηκαν με το υπάρχον οικοσύστημα Microsoft της White Rock και μείωσαν τον κίνδυνο ενσωμάτωσης.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την πρακτική της εμπειρία στη μετάβαση χρηματοοικονομικών λειτουργιών που βασίζονται σε Excel στο Business Central και τις περιφερειακές της γνώσεις σχετικά με τις νομοθετικές απαιτήσεις των ΗΑΕ. Ο συνδυασμός προσέφερε χαμηλότερο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας από τις εναλλακτικές λύσεις επί τόπου εγκατάστασης και επέτρεψε στην White Rock να υιοθετήσει μια σταδιακή ανάπτυξη που επικεντρώθηκε πρώτα στις βασικές περιπτώσεις χρήσης χρηματοοικονομικών και προμηθευτών.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό και Ενοποίηση Πολλαπλών Οντοτήτων
• Λογαριασμοί Πληρωτέων (AP) και Purchase-to-Pay
• Διαχείριση Αγορών και Προμηθευτών
• Συμφωνία Τραπεζών και Διαχείριση Μετρητών
• Ροές Εργασίας Έγκρισης (Power Automate + Εγκρίσεις BC)
• Βασική Λογιστική Έργων (βάσεις χρόνου & εξόδων)
• Αναφορές & Αναλύσεις (Power BI)

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint) για διαχείριση εγγράφων και παραγωγικότητα χρηστών
• Power Platform (Power Automate για εγκρίσεις, Power BI για dashboards)
• Τραπεζικές τροφοδοσίες/ενσωματώσεις πύλης πληρωμών για τράπεζες των ΗΑΕ
• Μεταφορά δεδομένων από παλιά βιβλία εργασίας Excel μέσω πακέτων διαμόρφωσης RapidStart
• Καταγραφή εγγράφων AP σε SharePoint / OneDrive

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε χρηματοοικονομική προσαρμογή ειδικά για τα ΗΑΕ: υπολογισμός και αναφορά ΦΠΑ διαμορφωμένα σύμφωνα με τους φορολογικούς κανόνες των ΗΑΕ (5% στάνταρ συντελεστής κατά τη διάρκεια του έργου), χρονοδιαγράμματα αναφοράς ΦΠΑ και μορφοποιημένα ίχνη ελέγχου για φορολογικές υποβολές. Η Awara IT διαμόρφωσε ομάδες καταχώρισης καθολικού, ρυθμίσεις καταχώρισης ΦΠΑ και πρότυπα τιμολογίων προμηθευτών, ώστε κάθε νομική οντότητα να πληροί τις νομοθετικές απαιτήσεις. Η αποθήκευση εγγράφων και οι μορφές τιμολογίων ευθυγραμμίστηκαν με τις προσδοκίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αναφοράς των ΗΑΕ, όπου χρειάζεται, και ενεργοποιήθηκαν ετικέτες αραβικής γλώσσας για φόρμες που προορίζονται για χρήστες όταν απαιτείται.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Business Central τυποποίησε τις χρηματοοικονομικές και προμηθευτικές διαδικασίες στις νομικές οντότητες της White Rock, μειώνοντας τη χειροκίνητη προσπάθεια και ενισχύοντας τους εσωτερικούς ελέγχους. Η αυτοματοποίηση των εγκρίσεων αγορών και της επεξεργασίας AP μείωσε τις λειτουργικές καθυστερήσεις και τον κίνδυνο των προμηθευτών, βελτιώνοντας παράλληλα την ακρίβεια των πληρωμών. Η κεντρική λογιστική και η ενοποίηση πολλαπλών οντοτήτων μείωσαν σημαντικά τον χρόνο κλεισίματος του μήνα και βελτίωσαν την ικανότητα του CFO να παράγει έγκαιρες αναφορές διαχείρισης.

Με την υλοποίηση του Business Central με την Awara IT, η White Rock διαθέτει πλέον μια ελεγχόμενη οικονομική υποδομή που υποστηρίζει την επεκτάσιμη ανάπτυξη, την ευκολότερη ρυθμιστική αναφορά στα ΗΑΕ και μια πλατφόρμα για σταδιακές προσθήκες όπως προηγμένη λογιστική έργων ή ενσωματώσεις HR/μισθοδοσίας σε μελλοντικές φάσεις.